档案管理系统化（档案管理系统操作流程）

　　随着信息技术的飞速发展，档案管理系统化、数字化引发的新浪潮正席卷而来，不断颠覆、重构我们的生产和生活。而档案管理也正面临着从传统管理向科学化、信息化的管理模式转变，档案的数字化、信息化成为数字化浪潮中不可或缺的一环。我国档案法明确提到各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划。

　　在档案的收、管、存、用四阶段，其终极目的是为了高效利用，而传统的档案利用模式基本处于“你来我查，你问我答，重藏轻用”的局面。在数字化浪潮及政策支持下，中博奥档案管理系统应运而生，基于前沿的NLP、OCR、搜索推荐、知识图谱等技术，使得档案管理更加方便、快捷、高效。

　　档案管理现状：知识化利用能力不足

　　根据艾略特提出的DIKW模型，知识化利用是对有逻辑解释的数据进行加工，实现真正的知识化利用离不开4个关键词：有用、体系化、结构化、联结。

　　DIKW模型图解

　　传统档案的检索方式是：档案人员从一本本目录中，找出档案所在位置，然后根据这个位置到档案室里找出相应档案，整个过程相当费时、费力，且这些纸质的实体档案没有结构化、体系化进行联结，不能形成信息网络，如果没有明确的查找目标，想要查阅相关档案几乎是不可能的。这对于档案管理、统计、对外交流产生了很大不便，大大降低了企业的工作效率。

　　智能档案管理深度挖掘档案价值，沉淀企业知识

　　中博奥档案管理系统内嵌智能搜索、智能推荐、知识图谱、文档智能处理等能力，让用户快速发现、学习、利用知识。

　　档案智能搜索：

　　业界强大搜索能力，全面囊括标准搜索组件

　　深度结合档案业务，可针对专业档案灵活配置元数据搜索条件

　　支持从案卷名称、立卷日期等12种维度迅速定位，外化档案利用能力，档案一触即达

　　档案智能搜索助力档案搜的快、搜的准

　　档案智能推荐：

　　内置丰富“推荐”组件，辅助档案高效利用，唤醒沉睡档案。例如：在进行年终评定时，领导查看了候选人张三当年的年度工作总结，可能还想查看他的季度工作总结以及月度绩效完成情况等

　　基于百种算法模型，预置多种规则，支持相关文档、热门借阅文档及推荐借阅等多种类型推荐，实现推你所想，大幅提升工作效率

　　档案智能推荐实现推你所想，提高人效

　　档案知识图谱：

　　深耕多年图谱能力打造档案专属知识图谱

　　全面整合关联现有档案，形成网络化、信息化结构

　　可快速追踪相关档案，实现档案关联探索、档案溯源

　　打破传统的制度档案应用局限，彻底解决档案信息分散掣肘

　　档案知识图谱整合关联现有档案，实现信息化要求

　　智能档案已成为未来的发展方向，中博奥档案管理系统集深耕多年的搜索、推荐、图谱能力于一体，全方位立体化满足企业档案收、管、存、用全生命周期难题，已成为该赛道中的强势黑马。

　　目前，中博奥档案管理系统已广泛应用于政务政企、银行、广电等行业。在某大型央企项目中，中博奥档案管理系统对接档案数据300w+,案卷数据25w+,利用NLP服务提取标签1Ow+，协助企业建设完成了一整套涵盖收、管、存、用全流程的电子档案管理系统，为业务人员展开后续工作进行有力支持。

　　在服务客户过程中，中博奥档案团队将根据业务方需求持续深度优化档案利用效果，帮助客户实现目标需求，从测试、优化到维护，提供全方位服务，助力企业实施精细化档案管理，持续提升用户体验。

　　档案系统化整理制度

　　1、档案整理的原则。按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，能够反映历史真实面貌，便于保管和利用。

　　2、档案整理的范围。一是本单位现有档案案卷质量达不到要求的；二是在档案鉴定中因档案价值改变保管期限需调整的；三是由于某种原因出现了零散材料。

　　3、档案整理的依据。档案整理要执行国家和天津市有关档案业务建设和案卷质量的规定，使整理后的档案达到规范化、标准化要求、保持较高的案卷质量。

　　档案管理系统操作流程

　　中博奥档案管理系统拥有系统首页、办公桌面、文件收集中心、预归档中心、档案管理中心、档案利用中心、安全控制中心、档案管理等8大功能模块、50+子功能，实现档案收集、整理、归档、移交、统计和利用等全方位功能覆盖、全流程在线审批，提供涵盖档案管理的全生命周期管理解决方案，破局传统的档案管理模式下档案“收、管、存、用”标准不规范、整体效率低、审批流程乱、信息查询难。

　　档案管理系统操作流程及特色

　　一、全流程在线审批，加强规范管理

　　系统通过自定义表单及工作流引擎构建流程，实现档案管理与流程的集成与贯通，消除业务流程的断点现象，打通跨部门衔接，确保每次审批都能规范、高效地完成。

　　根据预设的流程，跨层级、跨部门、跨门类的档案业务会自动衔接、自动推进，自动记录所有的执行动作，为全流程提供应用服务，实现全过程的闭环管理，使业务流程得到持续优化。

　　比如，档案利用中心以“网购式服务”创新体验。用户将电子档案或实体档案的借阅申请加入“借阅车”后，工作流会自动完成审批，赋能用户高效在线查档用档。

　　二、管理要素融合，打破“管理体系孤岛”

　　系统采用B/S结构和分级授权管理，满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理。通过总部集中的数据目录，可对全公司范围内的档案数据进行维护，确保档案数据的安全。

　　系统基于不同组织按照不同标准执行的准则，将审批流程与岗位、风险等管理要素进行融合。比如，通过流程关联岗位，可清楚了解相关岗位参与流程的情况；通过对数字档案信息的采集、加工、存储、管理等各流程节点关联风险控制，可为数字档案资源的安全处理、传输和存储提供保障。

　　三、开放集成，满足个性化需求

　　系统预留扩展集成接口，可与OA办公系统以及ERP、CRM等业务系统无缝对接，实现采集数据的统一管理，形成更加完善的现代化档案管理体系。此外，系统还能根据用户的业务需求，灵活配置功能模块，建立个性化的数字档案管理系统。

　　系统功能

　　系统首页：用户合法性认证

　　采用“用户名+口令”的方式进行用户合法性校验，可与用户统一认证系统做集成，支持门户系统集成，还能按需自定义首页LOGO及背景图片信息。

　　办公桌面：界面简洁易操作

　　个人工作桌面囊括待办事项、经办事项、我的借阅、档案篮等功能，分门别类罗列菜单栏、文件展示及办理区域。

　　文件收集中心：多渠道信息采集

　　对接OA、ERP、CRM等系统，自动收集文件数据；支持离线操作，快速收集文书材料、录入不归档文件，自动检查档案的数量、质量、完整性及规范性，方便用户对文件进行统一管理；可单独浏览所有不归档文件，对数据进行文件归卷、文件归档操作。

　　预归档中心：操作高效智能化

　　自动智能化设计，操作简易便捷，提供自动排序、组卷、编号、装盒等功能，实现高效率归档，减少手工归档可能出现的数据错漏或遗失，减轻档案管理人员的工作量。

　　档案管理中心：管理能力全覆盖

　　轻松点击就可完成档案的归类与排序、鉴定、销毁、报表打印、数据统计、年报、编研、划控、资料管理与库房管理，无需费时费力去查询、学习档案整理的相关规定与标准，把用户从繁重的体力劳动中释放出来。

　　档案利用中心：数字资源高度共享

　　提供档案检索、查借阅管理、电子档案借阅、实体档案借阅服务，实现随时随地随需查询、利用档案，提高档案利用率。

　　安全控制中心：采用银行级数据安全策略

　　基于“三员分立”的安全控制模式，对功能及数据进行授权，防止信息丢失、泄露或被盗；自动记录用户浏览、存储、传输电子档案的行为，并进行审计追踪，实现可查可控可管。

　　档案管理：档案业务一体化

　　提供立档单位管理、全宗管理、档案库管理、数据回收站、项目管理、数据备份等功能，全面细致地记录所有数据，建立健全的安全保障机制。

　　技术亮点

　　四性校验：对准确性、完整性、安全性、可用性进行自动监控与检查，确保电子档案长期可用。

　　打印控制：实现对电子文件的下载保存、打印输出、输出内容控制等方面的利用控制。

　　数字水印：采用动态数字水印，保证利用文件的唯一身份证，防止非授权文件扩散。

　　文件加密：支持上传加密、服务器批量加密；加密文件只能通过平台浏览器打开，脱离系统则无法正常浏览、利用。

　　文件备份：提供在线数据备份服务。支持异地、异质备份，电子文件数据封装导出，以及结构化非结构化数据同步、异步备份。

　　部署方式：全面支持各类云环境部署与集中式或分布式部署，满足不同客户的业务需求。

　　国产化：信创体系国产自主开发的一体化档案管理平台，自主可控、安全可靠。

　　实施价值

　　（1）确保数字档案永久存储与安全保管。

　　（2）提高档案管理工作效率和现代化水平。

　　（3）促进公共档案服务能力拓展，实现档案信息资源共享。

　　（4）促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化。

　　档案管理数字化是发展的必然趋势。中博奥档案管理系统通过对档案进行安全、规范的收集、管理、存储和利用，助力组织大幅提升档案管理效率与综合服务能力，让档案管理更高效、更智慧。