档案影像管理系统

　　近几年，在数字化的大背景下，国家对档案管理提出了新的倡议，并出台了相关政策，明确电子档案和传统载体档案具有同等法律效力。不难看出，档案管理的数字化趋势在加剧，以后有可能档案可以单独以档案影像管理系统电子形式归档。

　　随着金融全球一体化的步伐加快，国内外金融市场不断开放，为金融行业带来了更多的良机，银行或其他金融机构要不断拓展自身业务。随之而来的是会产生大量的业务凭证，包括会计传票、储蓄凭单、支票、信贷合同等，这些凭证每天都在大量地产生，再加上历史遗留凭证，数量相当巨大。对于这些凭证，如何进行分类、保存和归档，并且事后可以实现高效检索和调阅，一直是一件非常棘手的事情。

　　为了解决所面临的以上问题，就要借助凭证电子化技术建设一套档案影像管理系统。针对这一需求，公司推出的影像内容管理系统，以先进的影像管理技术为基础，配合相关的系统硬件，将纸面凭证转换成电子影像文件，并实现自动建立索引、查询、调阅、审批、存储等功能的一整套多功能非结构化数据服务平台。

　　影像产品定位

　　影像系统是整个业务系统体系中的一个基础平台，主要用于存储和管理影像。包括内容管理、非结构化内容管理平台的数据传输、影像采集/展现和影像加工处理和业务系统影像化应用几个部分。

　　内容管理：是基于内容管理系统并通过主流的影像服务总线技术对非结构化数据进行存取、修改等操作。系统提供内容管理适配器，可以根据用户需求，进行内容管理方式的自行配置，包括分布式存储和传统的存储模式（FCM、Filenet、Document um、CM等）。

　　影像平台：系统提供业务凭证影像化的主流技术，包括：影像采集、影像调阅、影像检索、影像展现、影像识别、影像切分、影像压缩、影像传输、影像存储服务等功能。

　　业务影像系统：业务影像通过影像控件与平台进行集成，平台为业务系统提供业务影像技术服务。

　　终端设备：影像平台提供与PC端系统接口。用户在PC端可以访问业务系统，对影像进行各类操作。

　　影像系统功能特点

　　1.为各业务系统提供统一的影像数据采集、导入、存储、管理、查询等功能，实现影像数据的集中管理；

　　2.系统统一规划了内容数据集元数据存储格式，实现了内容数据统一管理，为数据统计分析奠定了基础；

　　3.具有可供其它业务系统调用的影像对象查询、展现模块，支持其它应用系统对影像对象的查询和展现；

　　4.前端影像应用控件采用插件式设计，可以对不同的业务需求进行灵活调整，通过参数配置可以灵活地控制前端影像控件加载的功能；

　　5.系统可以方便地进行扩展，以满足未来业务种类和业务量的增加；

　　6.支持内容管理适配操作，可以选择传统的存储模式，同filenet、documentum等主流内容管理产品集成，或采用分布式存储模式；

　　解决方案特点

　　影像与内容管理平台除了提供标准的影像与内容管理服务，平台还具有超前的设计：

　　•从面相业务和跨业务应用的角度统一全行影像信息的组织和分类方法，各业务系统能够共享组织方法；

　　•统一定义、管理全行的影像文件信息，特别标注共享文件。共享文件有独立的数据存储空间，能够被各业务系统共享；

　　•根据业务需要灵活定义业务档案包，并规范各业务层面的数据完整性。元数据信息的访问可以通过业务包进行；

　　•多层级组织业务元数据，支持多业务应用对影像调阅的复杂需求；

　　•统一管理全行影像的存储，在支持分布式影像存储的情况下，保持影像信息和元数据的统一管理，提升调阅速度，解决多内容存储平台环境中信息无法共享的问题；

　　•统一影像资源的权限管理，帮助实现跨业务系统的影像调阅控制；

　　•提供统一的影像采集和处理桌面，能够灵活与需求影像作业的外部业务系统集成。

　　业务价值

　　•影像不单纯是业务系统的信息材料，更是全行统一的信息资源；

　　•影像信息能够在各业务系统间实现共享，避免影像重复采集；

　　•建立全行统一的影像的分类组织、权限管理标准；

　　•在跨内容管理平台之上建立集中管理的影像信息和元数据管理中心；

　　•实现客户影像档案管理，提升客户办理业务的体验，为新的业务尝试提供保障。

　　影像管理系统帮助企业构建无纸化、数字化、智能化的电子影像管理体系。功能包括影像扫描、影像审核、补扫、重扫、合规管理、归档等功能，实现影像资料全流程电子化处理，提高报账效率和审批效率，满足业务部门、财务部门及财务共享中心人员通过信息系统远程对影像进行稽核和调阅服务的需求。

　　核心功能

　　影像采集：支持PC端和移动端应用，支持本地导入、拍照和扫描等多种采集方式；支持OCR识别，包括对单张票据或多种票据的平铺识别；支持电子发票文件导入及解析；支持在采集过程中对增值税发票进行发票在线查验，杜绝虚假报账；支持对影像进行规范化管理，实现合规性检查，减少审核人员工作量。

　　影像管理：支持以单据为维度进行影像数据审核，提供驳回、补扫、替扫功能；支持影像待办转移；支持影像驳回并挂起业务流程；支持审批影像过程中发起发票验真。

　　影像查看：依据影像唯一索引可随时在线调用查看；支持透视业务单据；支持影像流程轨迹的查看；支持多个查询条件快速检索；支持影像下载。

　　影像归档：根据业务要求可自动归档管理，同时特殊场景支持手动批量归档；提供归档后补扫功能。

　　方案特点

　　01、灵活易用的多种应用场景

　　根据企业管理模式不同，满足专岗扫描、全员扫描及混合扫描等模式下的不同影像处理流程。

　　02、安全可靠的多种存储方式

　　可根据企业存储资源灵活配置存储方式，支持磁盘、FTP存储、OBS存储和加密存储等多样化存储方式。

　　03、高安全性的防篡改技术

　　影像文件采用加密存储，并在影像上传、下载、归档环节中通过文件md5值检查校验，保证数据传输安全性和文件的一致性。

　　04、不限制扫描设备

　　不强制限制扫描设备，满足twain协议的设备均支持；对已有扫描设备可利旧。

　　企业赋能

　　1.久其电子影像管理系统将不同种类的纸质文件、档案资料、纸质票据电子化管理，完成了电子图像的集中化管理，解决纸质文件难于长久保管的问题。

　　2.实现了企业数据异地管理的同步性问题，解决了数据的实时性、准确性问题，提高了工作效率。

　　3.为企业内部其它系统提供数据接口，实现与企业共享平台的无缝对接。

　　在以往传统的情况下，文件、档案都是以纸质的形式保存的，这难免会存在一些问题——档案逐年增加，管理上存在一定难度；同时会给查阅带来一定的困扰。

　　如今随着电子印章的广泛使用，越来越多的企业选择将传统文件转换为电子文件，这样虽然使签字盖章更加便捷，但由于业务分散，数据往往不在同一个系统中，这无疑会给归档整理增添负担，时间长了甚至容易造成丢失。

　　传统走向新生，往往都不是一蹴而就的，在档案管理数字化转型的过程中，各个阶段都会出现不同的挑战。

　　如何自动接收来自不同系统的电子档案？电子档案与纸质档案如何统一管理？怎样在大量的档案文件中精准查阅和高效利用？如何确保归档后的文件永久封存、不被篡改？从生成到归档的过程怎样把控？是否可以追踪记录？

　　新形势下的档案管理意味着，从档案的生成、整理、查询、利用、鉴定到销毁，整个生命周期都做到电子化，并且通过一些技术手段实现所有归档数据防篡改，从而构建一个让数字化成果永久封存、可查可验的电子档案管理系统平台。

　　数字化赋能

　　统一管理，所有文件可归档到一个档案中心，为不同角色提供服务

　　档案管理通常会涉及多个部门、多个岗位，因此需要将分散在各个功能模块的数据抽取出来，集中汇总，再根据不同岗位、不同角色进行推送。

　　比如对档案管理员来说，档案的接收和整理是最重要的，同时能够及时处理借阅申请、实时掌握档案库的使用情况；普通员工最关心的是档案的快速查阅和利用，也希望能查看历史记录；而系统管理员更注重对系统整体运行情况的实时监测，以确保及时调整需求。

　　全生命周期管理，实现从档案的收集、整理、利用、鉴定、销毁等全程电子化

　　在档案接收阶段，当文件审批流程结束后，可将文件归入相应的接收库中；纸质档案可以以扫描、影像文件的形式上传。档案管理员可对接收文件所属的目录号、文号、文件顺序号、保管期限、责任人等信息进行补充整理。

　　在档案整理阶段，可以预设规则实现自动排序、组卷、编号等。另外重要的一点是针对档案元数据的管理，元数据描述了档案的内容、结构、背景以及管理过程，为了确保其真实性、完整性、可用性、可靠性，系统可对其进行四性检测并生成报告，这样进一步确保了档案工作的安全、严谨。

　　对于档案的借阅，用户可通过检索找到所需档案，申请借阅；审批通过后可在线预览或下载带有水印加注的文件。同时，所有的借阅、查看、下载次数会留痕，对管理员可见。

　　关于档案的鉴定和销毁，系统将提供智能化服务，对档案价值进行分析，确定保存期限，并能检索出即将到期的档案，待确认后进行销毁，这个记录也会被永久保存。

　　自动收集各个异构系统归档文件和数据，实现100%归档，并对用户行为存档

　　电子档案管理系统应支持通过批量导入、手动导入或接口集成的方式从异构系统收集各类档案，比如人事档案中人员相关的履历、任免等材料以附件的形式归档。这样通过相应的可视化配置，快速集成来自OA、ERP、CRM、HR等各个异构系统的档案数据，实现100%归档。

　　此外，用户行为存档是指对档案的收集、整理、利用、检索、查看、下载、维护等操作留痕，系统会对这些日志记录添加数字签名后再次存证，确保所有操作有迹可循，有效防止内容篡改。

　　针对财会档案，满足电子会计凭证的管理需求

　　财务会计档案是反映企业经济业务发生情况的重要证据，在管理上应极其重视。

　　以凭证档案为例，当OA中的费用报销流程审批结束后，系统会根据年月自动接收到对应的门类下，而与该报销相关的记账凭证、单据、电子发票等以版式文件形式存入档案系统。

　　如此一来，原本分散在OA、财务、银行系统的各类凭证会关联起来，管理、使用起来更便捷。

　　电子化的档案管理系统对于数据的统计、数据维护也将起到重要作用，快速检索、第三方存证等功能会使档案管理更加安全、高效。

　　企业数字化之路已开启

　　如今，数字化办公已经走进各行各业，这不仅推动了企业电子化、智能化的转型，更多的是利用数字化思维来进行系统化、体系化、结构化思考，这样的转变，才能推动组织结构、人均效能的升级，促进各组织间的协同管理。由此可见，数字化开启了人类社会的革命，产业全面数字化已是必然趋势。