智能档案库房建设的意义

　　信息技术是指信息的获取、加工、传递和利用等技术的总和。而智能档案库房建设的意义就是通过现代信息技术以计算机与通信技术为核心，对各种信息进行收集、存储、处理、检索、传递、分析与显示的高技术群。直观现代信息技术的发展，可以看到它对作为档案文献信息中心的档案工作的影响越来越直接、越来越深刻，是影响档案发展最深刻的环境因素。

　　高密度的信息储存技术，高速度的信息传递技术，高质量的信息安全技术，高效率的信息查询技术，在变革了人们生产、收集、组织、传递和使用知识信息方式的同时，也使信息服务的机制、结构以及服务手段发生了巨大的变化。

　　信息技术使档案馆呈现出网络化、信息化、智能化和社会化的特征数字化、网络化的信息革命从根本上推动了档案馆的发展进程，计算机日益成为档案馆的主要设备，许多档案馆采用了各种自动化集成系统建立自己的内部网络环境，呈现出网络化、信息化、智能化和社会化的特征。

　　由于档案馆是永久保管档案的基地，同时也是档案信息交流、咨询和服务的中心。围绕这一中心，档案工作包括接收、整理、编目、检索、统计、编研、利用等各环节。计算机就可通过这些环节来帮助我们管理内容庞杂、卷宗浩繁的档案。

　　计算机辅助设备以其技术上的先进性，性能上的优越性促进了档案信息数字化的快速发展在新型存储设备方面，在激光视频录放技术的基础上，光盘机得到迅速的发展。光盘机以其记录密度高，存储容量大，可随机读取，工作稳定可靠，环境要求低等特点，成为计算机外部存储设备的佼佼者。

　　档案智能库房以现代化库房硬件设备为基础，结合物联网、人工智能等先进技术，构建虚拟库房展示、实体档案智能管理、库房环境智能管理、库房管控中心等系统应用，打造出思极智-档案智能库房，实现档案库房建设业务管理模式创新，推动档案管理工作智能化转型。

　　八大功能，集于一身

　　1、构建虚拟库房

　　对实体档案库房进行数字化建模，通过多种图形方式展示档案实体在库房中的存位及饱和度情况，包括库房展示、密集架展示和档案展示。

　　2、档案智能定位

　　在档案管理系统中查找到电子档案，系统可智能定位到实体档案所在密集架，远程打开智能密集架，方便调取实体档案。

　　3、档案智能上下架

　　在档案管理系统中通过档案可视化服务实现库房、库区、密集架虚拟可视化管理，基于档案RFID或二维码实现实体档案智能上架和下架。

　　4、档案智能盘点

　　基于物联网RFID技术，结合档案盘点车，实现实体档案智能盘点，提升盘点效率、减轻盘点工作量。图片

　　5、库房智能安全管理

　　应用人脸识别、人员入侵检测、视频智能监控等构建档案库房安全体系，保障实体档案安全。

　　6、库房环境智能管控

　　与库房智能环境设备集成，实现环境数据的实时采集和可视化展示，对环境异常情况进行主动预警，并远程控制设备进行自动调节。

　　7、智能库房管控中心

　　通过高清智能大屏可视化展示档案管理工作成效，作为向上级领导和来馆参观人员展示的窗口。

　　8、智能库房移动应用

　　通过平板电脑、手机、定制终端等移动终端设备，构建智能库房管控移动应用，实现库房情况随时随地实施掌握和了解。

　　智慧体验，优质服务

　　档案智能化是指在具备数字化、网络化、管理自动化、资源共享化等特点的数字档案管理基础上融入智慧感知和协同处理等功能，以资源共享平台为基础，应用云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等现代信息技术与相关工具，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，进一步实现档案数据资源开发利用的最大化，实现便捷增值服务的新型档案管理模式。

　　2、档案智能化的实践

　　①档案智能收集：

　　档案智能收集主要是指将模式识别、实时转写系统等技术应用于档案接收与征集的相关活动中，推动档案收集过程实现智能化。

　　采用智能技术，档案人员无需再对音视频材料进行人工转录，而是通过智能语音识别技术对音视频语音进行识别并录入，再通过语音转写功能，实现对口述者的访谈内容的同步转写，并现场生成准确文字。

　　将智能语音识别与语音转写“双结合”方式的应用于口述档案征集，打破口述征集传统流程，显著提升了档案征集的效率与质量。

　　②档案智能整理：

　　档案智能整理主要指依托机器学习、自然语言处理等智能技术，对档案分类、排序到组卷装盒等整理操作进行智能化处理，从而实现实体档案整理高效化、规范化的目标。

　　在档案分类阶段，通过大量已分类的文件对系统进行训练建模，而后利用该模型对归档文件内容进行分析并确定档案的分类号和保管期限；

　　在排序阶段，系统自动根据所选归档文件的年度、保管期限、分类号、成文日期等字段信息，依据整理规则完成归档文件排序；

　　在组卷装盒阶段，系统则根据装盒规则（年度、保管期限、分类号相同）、归档文件页数等自动完成组盒操作。

　　依据机器学习和自然语言处理，逐步减少人工干预实现分类、排序和组合等自动处理。智能辅助整理可以让档案分类整理效率大大提升，也凭借规则的统一提高了档案整理的规范化、标准化水平。

　　③档案智能检索：

　　档案智能检索主要指借助OCR识别、语音识别、图像识别、机器学习及自然语言处理等技术，提升档案检索的实时性和准确度，为档案资源的访问和获取提供便利。

　　智能检索与传统信息检索最大的区别在于，智能检索的功能包含智能语义检索，且检索结果支持权限控制。通过整合多种智能技术手段，智能语义检索在关键词输入阶段可以实现关联检索、智能纠错、搜索提示；并且在检索结果展示阶段支持智能排序、智能标签指引、自动摘要、分类展示、关联发现（含相关搜索词推荐和相关文档推荐）及智能推送等。

　　智能检索的应用提升了档案检索的查全率与查准率，缩短了档案利用者获取所需档案的时间，同时也让检索突破文本级检索限制，通过语音识别、图像识别、人脸识别等模式识别技术实现对声像档案的快速检索，从而实现多媒体档案资源检索功能。

　　④档案智能利用：

　　档案智能利用主要指借助模式识别、机器学习、专家系统及自然语言处理等技术，实现档案资源高层次开发利用、档案潜在利用价值深度挖掘。

　　随着智慧档案管理和智慧档案服务等新需求的出现，人工智能技术也开始被运用于档案资源开发以提供利用服务。我们可以通过锻炼机器的学习能力弥补传统OCR识别技术识别误差大、效率低的问题，从而提升档案转录工作的精准度和效率，提高档案工作效率和档案服务质量。

　　3、档案智能化发展方向

　　①数据来源：

　　从数据来源来看，档案智能化的数据基础将由单一化数据转向多样化数据。对现阶段的应用实践项目分析发现，国内外档案智能化案例存在一个共性，即项目均针对某一专门的数据来源类型展开。因此，在档案智能化未来发展道路上，可以借鉴成功经验，将智能化管理的数据来源拓展至更广的范围。

　　②技术发展：

　　从技术发展来看，档案智能化的工具将由感知智能技术转向认知智能技术。现阶段档案管理工作中人工智能技术应用以模式识别和机器学习等感知智能技术为主，对于自然语言分析、知识图谱、专家系统等认知智能技术的应用有待研究。档案领域可以通过自然语言处理与知识图谱两大核心技术构建档案领域知识图谱，使机器以此为据挖掘档案管理的背后规律和隐性关系，用于最终的档案智能识别、智能分类、智能鉴定、智能审查和智能利用等多个方面，实现更深层次的业务场景落地，也借此推动档案管理实践取得实质性进展。

　　③应用场景：

　　从应用场景来看，档案智能化的范围将由档案某环节智能化转向档案全流程智能化。人工智能技术在档案收集、档案整理、档案检索和档案利用等场景的应用，实现了与档案业务紧密结合的可操作性和有效性，满足了提升效率、降低成本和激活创新能力的应用价值。

　　目前，仍以实现某个或某些档案环节的智能化为主，对发挥档案智能化整体效能涉及较少，应探索归档文件质量监测、档案价值鉴定、元数据著录与管理等待开发场景。在各环节智能化的基础上，注重整个档案管理流程整合，努力向档案全流程智能化迈进。

　　④参与主体：

　　从参与主体来看，档案智能化的主体将由单个主体探索转向多元主体协同参与。档案智能化涉及主体广泛复杂且联系紧密，任何一个参与主体都发挥着至关重要的作用，在未来发展中，档案管理智能化的实现需要加强多方合作的有效意识；需要构建全方位、多领域的合作体系；需要形成政府引导、高校研发、企业落地及其他社会力量参与的基本协作流程。

　　4、问题及解决方法

　　①问题：

　　失效档案管理滞后

　　档案数字化进度缓慢

　　档案安全性风险突出

　　档案标准规范难以执行到位

　　档案整理工作繁琐低效

　　档案保管混乱，查找困难

　　②解决办法：

　　完善档案管理体系

　　积极推进档案数字化工作

　　多层次培训，打造专业人才队伍。

　　加快智能化建设，实现档案数据动态运维

　　5、档案库房智能化

　　档案库房的智能化建设，是基于系统工程理论下，分解各个子系统的功能，并在建筑环境支持平台上集成。智能化建设的重点要兼顾结构设计、系统设计、服务管理等要素，通过优化组合构建一个高效、便捷、经济的管理系统。

　　计算机用于档案的收集管理，可以建立以馆藏接收范围内移交单位基本情况数据库为核心的收集工作管理系统。计算机还可以进行档案的借还管理，档案信息的自动检索和自动编目管理等。计算机用于档案保护工作，可以自动记录及自动控制档案库房的温湿度，精确复制各种载体的档案。

　　如果由多台计算机组成计算机系统，则计算机的功能更为强大。计算机系统可以对档案馆接收的档案信息进行管理，利用数据库管理系统软件可以完成接收登记、登录分类帐目和总目录、催交、开列收据或证明等工作。

　　由于计算机技术在处理文字、声音及图象等各种信息上有其得天独厚的优越性，因此，档案管理的自动化检索，入库排架及档案的借阅利用都可以应用计算机系统，同时，我们还可以提高计算机系统对已收集、积累的大量原始、真实的档案数据进行多层次、多角度的综合分析运算，客观地显示档案管理各项工作的规律及相互之间的内在联系，从而为档案的理论研究提供客观、科学的论据和资料，以及辅助档案管理单位对档案管理工作的改革作出科学的决策。

　　档案计算机管理系统实现后，将极大地提高我们的工作质量和服务水平，从而提高档案的社会效益和经济效益。