文件档案管理办法,文件档案管理系统

　　文件档案管理办法：为了加强文件档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法，文件档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

　　1、目的

　　1.1、为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、真实性，及时为各项工作的开展提供参考资料和文献，制定本制度。

　　2、范围

　　2.1、本制度规范了与安全生产有关的文件档案的管理的范围、职责、内容与要求、相关记录等。

　　2.2、本制度适用于公司各类安全生产、消防、职业卫生、特种设备的档案管理。

　　3、职责

　　3.1、在生产副总经理的领导下归口生产安全部进行管理和监督。

　　3.2、各部门和车间负责本单位文件档案的收集、归档和保管工作，须指定专人负责。

　　4、内容与要求

　　4.1、安全生产文件档案内容如下：

　　4.1.1、国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求；上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

　　4.1.2、公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全生产责任制、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料等。

　　4.1.3、安全生产工作计划、总结、报告等。

　　4.1.4、各种安全活动记录、会议记录，检查记录。

　　4.1.5、供应商、承包商档案，包括资质资料、表现评价等。

　　4.1.6、安全生产费用档案。

　　4.1.7、安全、消防设施档案，包括检测、校验报告、维保记录等。

　　4.1.8、职业卫生档案和员工健康档案。

　　4.1.9、应急预案档案。

　　4.1.10、事故处理档案，包括报告记录、应急救援证据、调查处理资料、事故报告、安全通报等。

　　4.1.11、特种设备档案，包括特种设备原始资料、注册登记证、定期检测检验报告、检维修资料等。

　　4.1.12、安全教育培训档案。

　　4.2立卷归档

　　4.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

　　4.2.2应根据文件资料的重要性，按档案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

　　4.2.3各单位在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

　　4.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

　　4.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。重要文档应该交由公司行政管理部档案室保管，部门档案保留复印件备查。

　　4.3档案保管

　　4.3.1档案应入柜上架，科学排列，目录清楚，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

　　4.4档案借阅

　　4.4.1文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

　　4.4.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

　　4.4.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

　　4.5档案销毁，对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，同时做好销毁记录。

　　5、文件与记录

　　5.1、各类档案清单

　　5.2、档案借阅记录

　　文件档案管理系统

　　文件档案管理系统以创建档案资源大数据中心为核心，通过建立统一的数据标准，对档案收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作进行自动化管理，打造集档案收、管、存、用于一体的智能综合档案管理平台，解决传统档案事后管理导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提高档案资源的开发与利用效率，实现档案全生命周期信息化管理。

　　一、多种门类档案统一管理

　　数字化档案管理系统不仅能够管理电子档案，同时也能通过系统管理传统的各种载体档案，包括文件档案、会计档案、照片档案、科技档案、实物档案等。

　　二、电子档案的完整归档

　　OA天然具备电子档案管理的要素，在工作中以多种方式和渠道自动获取档案并自动归档，能够实现电子档案100%归档。

　　同时，在档案管理过程中融入电子签能力来保证档案的唯一性和防篡改。

　　三、档案多维度检索·3秒可查

　　为了方便用户对档案的查阅，系统具备了全文检索的能力，支持对档案数据及图片进行查询，同时也支持通过关键字、组织、时间、标签等进行多维度的条件检索，可以做到3秒内定位目标档案。

　　四、多方式多渠道接收档案

　　档案管理的收集方式灵活便捷，可以根据客户的实际情况以全自动或者半自动的方式执行，多种方式、多种渠道可以组合应用。包括流程驱动接收、系统接口互通，手动批量上传等。

　　五、档案门类·鉴定·销毁全过程管控

　　灵活定义档案门类，鉴定销毁全过程管控。

　　六、全文检索·线上借阅

　　针对档案的利用，文书定提供了全文检索的功能，可以让用户快速的找到他想要查看的档案。

　　公开的档案可以直接自助借阅，有些档案系统有严密的权限控制，允许借阅的，可以直接触发相应的借阅流程，通过审批后即可借阅。

　　系统可以设定借阅的时间，时间一到、即可收回权限，可以支持多人同时借阅，让档案的价值充分发挥。

　　七、真实·完整·可用·安全

　　文书定提供了针对电子档案的“四性”检测功能，检测完成后会自动生成相应防篡改的数字报告，对档案的证据特性提供更强力的保障。

　　八、数据·行为·日志锁定

　　文书定档案系统还可以针对系统内的信息数据、用户行为、系统日志进行相应的锁定，从而满足对内实现可溯可查，对外可以满足监管、审计等多方面的要求。

　　九、一站式的档案管理门户

　　为组织建立一站式的档案管理门户，统一管理，所有文件可归档到一个档案中心，为不同岗位、不同角色的用户提供个性化的服务。

　　十、方便集成.可视化配置

　　可以通过可视化配置的方式轻松完成与外部异构系统的对接，后台灵活定义界面、表单、流程、权限、元数据等。让各个系统中需要归入档案系统的相应数据第一时间归档。

　　十一、全面适配信创环境

　　文书定全面适配从硬件服务器到操作系统、中间件等的全栈信创环境。

　　档案管理产品全面符合国家的法律法规的要求，覆盖了档案全生命周期的管理，能够对电子档案实现100%归档管理；具备强大的搜索引擎可以让档案的查找更加便捷；实现电子文件防篡改，并且可以第三方存证；能够方便地通过可视化配置的方式与外部系统集成连通。