人事档案整理的要求（整理档案人员的要求）

　　干部人事档案是我国干部人事管理的一项重要制度，也是干部任用的重要依据。近年来，中组部对干部人事档案的规范化有了越来越严格、具体的要求，很多单位的干部人事档案存在档案资料不规范、材料不准确、资料缺差少漏等情况，这就需要对这些不规范的档案进行重新整理。那么干部人事档案的具体整理流程是怎么样的呢，下面就给大家简单介绍一下。

　　整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，我们首先要做的是严格审核；审核不仅贯穿收集整理工作始终，而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部人事档案审核的主要内容有四个方面：

　　一是档案内容是否真实；

　　二是材料是否齐全；

　　三是材料填写是否规范、手续是否完备；

　　四是档案材料是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料，才能归入干部人事档案，并且整理归档工作尽可能在接收材料之日起一个月内完成。

　　除了审核以外，一般来讲，整理工作还包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：

　　人事档案整理的要求

　　第1步，分类

　　按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

　　第一类：履历材料。

　　第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。

　　第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。

　　第四类：学历学位材料

　　第五类：政审材料；

　　第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

　　第七类：表彰奖励材料。

　　第八类：涉法违纪材料。

　　第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。

　　第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

　　第二步，排序

　　排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有：按材料形成的时间排序,适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

　　第三步，编目

　　编目的具体要求是：

　　1．档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。

　　2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

　　3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。

　　4．“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

　　5．“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

　　6．“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

　　7．“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

　　8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。

　　第四步，技术加工

　　对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

　　1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

　　2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

　　3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

　　4．档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

　　5．档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

　　第五步，装订

　　装订档案时封面应置于卷首，目录材料排列其后，卷内材料排列顺序与目录相符。装订时档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。

　　分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

　　整理档案人员的要求

　　《机关档案管理规定》要求，“档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训”，明确了档案工作人员的身份与专业要求，并提出了档案工作人员应当遵循的职业道德和工作能力要求。

　　01、基本要求

　　《机关档案管理规定》强调，档案工作人员应当为机关“正式在编人员"，并且具备“档案管理、信息管理等相关知识背景”，对档案工作人员提出了身份和专业要求。

　　在档案工作中，机关档案工作人员会接触到大量的涉密文件和重要的工作信息，如果不是正式在编人员，难免在管理或纪律要求上有所放松，容易给档案安全带来隐患。

　　设置身份要求就是要保证档案工作人员能在机关制度等正常约束下开展工作，有效降低安全风险，切实保障档案实体和信息安全。

　　设置专业要求则是顺应档案工作专业化、信息化的发展趋势，让具备专业背景或专业知识的档案工作人员从事专业的档案工作，并要求通过培训保证档案工作人员的专业知识不断更新，专业技能不断强化。

　　需要说明的是，为使档案人才培养更加符合成长规律，《机关档案管理规定》没有对档案工作人员的流动提出限制要求，保证机关优秀人才“进得来，出得去”，引导档案部门与其他部门实现人才良性流动。

　　02、职业道德

　　职业道德是指档案工作人员在从事档案行政管理、档案保管和利用服务等职能活动中应当遵守的基本行为准则。

　　根据《机关档案管理规定》，并结合国际档案理事会1996年通过的《档案工作者职业道德准则》的精神，机关档案工作人员职业道德的内容主要包括以下几点:

　　(1)政治可靠

　　政治素质是档案工作人员的政治觉悟、政治修养、理论水平、道德品质、政治意识和政治心理等因素综合作用而形成的结果。

　　档案工作人员应当坚定正确的政治立场和政治方向，树立正确的人生观、价值观、事业观，增强职业的使命感、责任感和荣誉感。

　　要不断加强自身的政治理论素养，提高自身的政治素质，在实际工作中明辨是非、坚持真理、实事求是，以正确的立场、观点和方法对待档案工作。

　　此外，档案工作人员应当自觉养成良好的职业保密习惯，在档案工作中自觉遵守保密纪律，以高度的政治责任感来从事档案工作这一崇高的社会职业。

　　(2)遵纪守法

　　遵纪守法要求机关档案工作人员依法履行档案工作职责，严格依法行政、依规行事，敢于同一切违反档案法律法规的行为作斗争。

　　首先，档案工作人员应当尊重文件形成者或文件所涉及当事人的隐私及其他合法权益，注意保护国家安全和公民个人隐私；

　　其次，档案工作人员应当珍视国家和社会给予的特殊信任，在实际工作中不利用职务之便为自己或他人谋求私利；再次，档案工作人员应当具备标准、规范意识，严格按照标准、规范要求开展档案工作。

　　(3)忠于职守

　　忠于职守就是指档案工作人员应当尽到管理和保护档案的义务，尽到为档案利用者提供优质信息服务的职责。

　　第一，要要保护档案及相关资料的完整与安全，以确保其作为历史证据的可靠性。

　　第二，要从历史、法律、职能、行政管理等角度，对档案及相关资料进行选择、鉴定和保管，切实合理地运用来源原则，保持文件之间的历史联系。

　　第三，档案工作人员在进行文件的整理、保护和利用工作中，应当维护档案的证据属性。

　　第四，档案工作人员应当确保档案所含信息的连续性。

　　第五，档案工作人员应当对所从事的工作活动进行记录，并能对所做工作进行辩护。

　　03、工作能力

　　档案工作人员承担机关档案工作，应当具备《机关档案管理规定》提出的“胜任岗位要求的工作能力”。

　　一般来说，机关档案工作人员应当具备以下工作能力:

　　(1)档案业务能力

　　机关档案工作是一项专业性很强的业务工作，要求档案工作人员具备较高的档案专业技能和理论知识，需要掌握档案管理学、档案文献编纂学、科技档案管理学、档案保护技术学、文书学等方面的专业知识和相关科技知识并转化为档案业务能力。

　　随着信息技术的广泛应用，档案管理的工作方法与业务流程不断发生变化，档案工作人员需要不断地加强对新理论、新知识、新技术的学习，了解并掌握电子文件管理的原理与方法，探索大数据、云计算、物联网、区块链等新技术在档案管理中的运用方法和要求，不断提升档案业务能力。

　　此外，档案工作人员还要不断提高驾驭现代化科技设备的能力，掌握传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理、库房现代化管理等设施设备的使用等，引领机关档案工作的创新发展。

　　(2)信息判断能力

　　档案工作人员要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工、准确提供、快速传递、充分利用，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

　　强烈的信息意识主要表现为：

　　一是对信息的敏感性。主要指对信息价值的充分认识，对信息内容特有的敏感。要善于将信息现象与实际工作迅速联系起来，善于从信息中找到解决问题的关键。

　　二是对信息的观察力。具有强烈信息意识的人，对信息的关注应当成为一种习惯，善于收集信息并把这些信息与要解决的问题联系在一起。

　　三是对信息价值的判断力。一个具有强烈信息意识的人，除对信息具有敏感性之外，更重要的是对信息价值的发现以及分析加工的能力。

　　(3)综合分析能力

　　综合分析能力就是对信息的处理能力，即理解能力、思维能力和组织能力。

　　面对浩如烟海、杂乱无序的信息，要快速从中提取出有价值的信息，就需要有综合分析能力。

　　面对档案这种重要的信息资源，档案工作人员的综合分析能力主要表现在：

　　首先，档案工作人员对档案内容的阅读概括能力和分析加工能力。档案工作人员对一份档案材料，要能准确领会其内容实质，科学地分类整理，制订合理的检索工具，准确地判定其价值。

　　其次，档案工作人员要在实践中逐步摸索和总结机关档案工作的特点和规律，研究档案工作中出现的新情况、新经验、新问题，及时总结，不断改进工作思路与方法，提高档案工作的整体水平。

　　最后，档案工作人员要注重政治经济形势的分析，找准社会热点问题的切入点，确定档案工作的重点和方向，使档案工作更好地为机关、社会提供服务。

　　(4)沟通协调能力

　　档案工作不是一项孤立的专业工作，需要通过沟通协调使档案工作与本单位其他工作、与社会各行各业融合在一起，以提高社会档案意识，扩大档案工作影响，使档案工作得以更好地发展。

　　首先，要加强与领导和领导部门的联系，争取对档案工作的支持；

　　其次，要协调好与本单位其他部门的联系，保证各部门按时保质向档案部门归档，同时根据利用需求，向利用者提供主动服务;

　　再次，要协调好与档案馆的关系，将本单位形成的、纳入移交范围的档案按照要求向档案馆移交，加强交流与合作，努力实现全社会档案信息资源的共享。