档案整理需要(档案整理需要的工具)

　　档案整理需要

　　档案整理的基本要求

　　归档材料应当齐全、完整、优化

　　齐全是指门类齐全，不论是内容还是载体

　　完整是指归档的材料要完整、不缺损

　　优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化，具有特色

　　加强档案调查和指导

　　各机关、团体和企业事业单位的档案机构依法统一管理本单位的档案，一方面负责对本单位各部门文件材料收集、整理、归档工作进行业务指导，对所属机构的档案工作进行监督、指导；另一方面，档案管理部门要采取多种措施，通过各种途径大力加强调查，强化征集民间特色档案，促进档案资源建设，以丰富馆藏内容，改善馆藏结构，将应接收的档案及时接收进馆。

　　保持全宗不可分散性

　　全宗就是一个立党单位形成的全部档案，一个单位的各项活动是密切联系的，因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在着固有的联系。为了确保文件的完整，在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则，一个单位所形成的档案应集中到一个档案室，不能人为地分散处理。

　　加强档案工作的标准化

　　档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的，应当与相应的纸质文件一并存档。

　　档案管理需要注意哪些事项

　　学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。下面是我整理的档案管理需要注意哪些事项，欢迎大家分享。

　　一、档案室的交接

　　1、档案室交接时，首先档案管理人员要整理好档案室内的档案建立档案交接表。

　　2、交接人与接收人要逐一清点核实档案，然后再档案交接表上双方签字。

　　3、接收人要熟悉档案室内的所有档案分布情况。

　　二、档案的交接

　　1、归档资料：归档资料少时需由交档人填写《档案交接记录》，登记好时间、档案名称、数量等相关信息。数量多时除了要填写《档案交接记录》，同时，还要向档案管理人员提供交接档案的详细目录（纸质版、电子版）。

　　2、档案管理员进行档案资料的确认，经双方核实认可后，交接双方相互签字确认。

　　3、档案管理员根据归档资料的类别进行存档，并建立书面和电子档案目录。

　　4、各类档案要按类别、用途分别存档，整理出书面及电子目录，便于管理和查阅。

　　5、归档的文件材料应齐全、完整、准确。热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应附上复印件。

　　6、平时合同交接时每月的15日、30日集中交接

　　三、日常管理

　　1、借阅人填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、借阅理由及归还期限。

　　2、经总经理批准后方可借阅。

　　3、所借档案的复印件的`内容仅供本次借阅事由涉及的用途，不得作为他用。

　　4、借阅人应爱护档案，注意安全和保密，严谨私自复印、抽卷、抽页、涂改和污损。

　　5、档案归还：

　　1）档案管理员要及时催促档案借阅者按时归还档案，并在档案归还时严格检查验收，保证档案完好。

　　2）营业执照、组织机构代码证、税务登记证等原件当天借当天还。

　　6、做好档案室的卫生清洁，定期进行通风，做好物品防潮、防腐、防虫、防火、防尘、防晒等工作。

　　一、局档案工作机构

　　成立局工作鉴定小组，由办公室、处、行政处、计财处有关人员组成。

　　局的档案工作机构为现行局的综合档案室，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上受国家省、币档案局监督和指导。

　　二、综合档案室的职责

　　1．按照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。

　　2．拟订局档案工作计划和工作制度。

　　3.负责组织每年文书立卷、归档工作。

　　4．统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

　　5．按规定向币档案馆移交应进馆的档案，接受局直属撤销单位的档案。

　　6．负责收集与局业务有关的资料。

　　7．办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　8．协同有关处室对基层单位的档案工作进行业务和督促检查。

　　三、档案综合管理范围

　　凡属局各处、室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案（包括房改工作档案）、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事处管理。业务档案由各业务处按归档要求收集、整理、装订成册、编号目录，将档案交综合档案室管理。

　　四、文件材料归档

　　1．本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录像带和各种专业性文件），必须及时立卷归档，以保存局的历史面貌。

　　2.归档的基本要求

　　(1)归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌；

　　(2）归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。

　　3归档时间

　　(1)党、政、工、团的文书立卷和各业务处室的业务档案，应于翌年第二季度归档完毕。

　　(2)基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

　　(3）设备文件材料应于设备开箱时验收登记，设备安装调试或投入使用三个月后向档案室移交。

　　(4）会计档案由财政部门整理立卷后，按2000年7月1日实施的《会计法》规定，在对务部门保管一年后移交综合档案室。

　　(5）已故干部职工档案，按市委组织部市档案局(xxxx)6号文规定，干部职工死亡后，其档案在人事部门保存三年后向档案室移交。

　　(6）声像档案自形成一个月内向档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、入物（职务）、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词〕。

　　4．归档份数，党政文件一般归档两份，一份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可增加归档份数。

　　五、档案的管理

　　1.局的全部档案为一个全宗，全宗内有档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，编制类和编号的方法要便于保管和使用。

　　2．建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工仁和业务活动计划，把基建工作列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。

　　六、加强档案室的保护工作，改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。

　　1．根据国家和同级档案行政管理机关的规定，拟订档案保管期限表，为又书立卷和档案鉴定提供依据。

　　2.档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务处室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。

　　3，销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监督销毁，并在销毁清册上签字。

　　4．档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向币档案馆移交并办好移交手续。

　　七、建立档案统计工作制度，档案收集、移出都应登记入册，并按上级要求，报送档案工作情况统计表。

　　八、归档的利用。积极配合机关工作中心任务，及时做好档案的利用，并根据使用的需要，编制检索工具和参考资料。