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海信集团是一家拥有47年历史、总部位于青岛、年销售收入近千亿元的大型跨国企业。目前，已拥有15家海外公司，遍布亚、美、欧、非四大洲；在美国、德国、加拿大等地设有七大研发中心，涵盖多媒体研发、电视芯片研发、手机研发、光通信研发等领域；在南非、墨西哥、埃及、阿尔及利亚、捷克拥有自己的生产基地。在海外市场规模不断拓展的背景下，围绕海外资产和主营业务发展形成的大量境外档案资料的重要战略意义也被集团领导层赋予了更多重视和关注。集团档案部门在不断摸索和反复实践中，开辟了一条海外公司档案管理的独特创新之路。
全球档案由总部统一管控
随着海外市场的逐步扩大，集团下属海外公司产生的各类有重要价值的档案文件材料数量进一步增加，境外企业档案作为维护企业合法权益、支撑企业应对海外激烈竞争的重要武器，其重要性不言而喻。为切实建立起海外公司的存档意识、提高其自身的档案管理能力、实现海外公司档案管理规范化和体系化，海信集团根据企业实际情况，做了不少有益探索。据海信集团总裁办副主任霍崇云介绍，海信对海外公司档案管理采取了与国内统一的管理模式，即统一标准、分级管理。集团对其下属的海信国际营销公司下达海外公司档案管理目标，通过国际营销公司将目标分解下达至各海外公司。国际营销公司总部则要接受来自集团的监督指导与工作评价，并对海外公司档案管理规范化负有直接管理责任。各海外公司接受国际营销公司总部的工作监督、指导与检查。
今年以来，海信集团的档案主管部门总裁办公室将海外公司档案管理规范化列为部门核心工作，并将其上升为集团层面的重点工作之一。总裁办在年初即制定了海外公司档案管理工作的年度目标，并将目标任务分解至月度。国际营销公司总部根据月度任务要求，在集团公司的协助下，指导各海外公司建立组织架构、完善制度体系、完成文件材料的收集、整理、归档等工作。
制定规范加强内控
此前，海信集团与国际营销公司总部对15家海外公司的组织架构、业务构成、当地国情等进行了调研，鉴于各海外公司尚未接到所在国家针对境外企业档案管理的相关硬性规范要求，本着统一标准的管理原则，海信集团结合国内档案工作的成文规范，形成了涉及海外公司档案工作职责、档案分类编号原则、文件材料归档操作要求、档案借阅与利用要求、总部检查与监督方式等内容，具有较强操作性的《海信集团海外公司档案管理办法》。
《海外公司档案管理办法》从责任分工、归档范围、收集整理规范、年度检查、激励和考核等方面明确做出了要求。与集团档案室制定的《档案管理办法》《文件材料归档管理办法》等20余份档案工作规定及相关制度，构成了一整套科学规范、操作性强、完备具体的制度体系。
打造总部+海外的双归档模式
海信集团产业遍布全球，为确保海外公司重要档案材料不遗失，无遗漏，同时满足总部与海外业务的双重利用需求，海信集团根据自身实际，建立了总部存档和海外公司自存的双归档模式。根据规定，对于海外各公司、基地的档案，统一由国际营销公司青岛总部进行管理，凡在归档范围内的文件材料全部扫描发回总部，并由总部整理、分类后统一上传到档案管理平台并存档。仅需传回总部的扫描件包括本公司设立、合并、分立、改制、上市或其他变动过程中形成的文件材料、执照，企业董事会、监事会、股东会的构成、变更等文件材料，与自存归档目录表一起发至集团总部备案。重要的档案（涉及本公司解散、破产、注销、撤销等内容）则通过出差人员将原件带回总部保存归档，从而确保世界各地的公司重要档案由总部统一监管。
立足长远增强造血机能
目前，海信集团下属的海外企业由国际营销公司统一管理，多为销售性质的公司，除美国公司、南非公司规模相对较大、成立时间较长外，其余公司均成立时间较短，组织结构简单，人员数量较少。集团总部档案室虽已对各公司文件材料进行统一收集，但仍有部分日常使用的文件材料分别散存于当地，因此，从企业长远发展角度考虑，提升各海外公司自身的档案管理能力对于保证海外公司经营管理顺畅开展十分必要。
为进一步提升海外公司档案工作的规范化水平，建立长期可行的固定管理模式，集团与国际营销公司今后仍将坚持统一标准、分级管理原则，由国际营销公司根据集团档案管理标准制定适应海外公司实际需要的管理规范，并接受各总部档案室的检查与考核。除此之外，海信集团还将以南非公司和美国公司为重点，利用一年半的时间，建立海外公司档案工作的标杆。
随着海信集团国际化长期战略的逐步实施，海外档案工作作为公司海外发展策略的重要支撑，是一项充满挑战的新课题，在其管理过程中面临着现有经验不足、专业管理人员匮乏、物理距离远、工作时差大、语言不统一等难题。如何克服这些管理上的特殊性，利用信息化发展优势，切实做好海外档案的收、管、用，在不断探索中形成符合集团长远发展利益的成熟管理模式，这需要决策者和实践者的大智慧和点滴努力。
