干部人事档案审核整理规范

干部人事档案审核整理规范

干部人事档案分为正本和副本。首次参加工作被录用或者聘用为本条例第六条所列人员的，由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本，并且负责管理。干部所在单位或者协管单位干部人事档案工作机构根据工作需要，可以建立副处级或者相当职务以上干部的干部人事档案副本，并且负责管理。副本由正本主要材料的复制件构成。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。发现干部人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报上级组织人事部门批准，由负责管理档案的干部人事档案工作机构协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

专门出台“干部人事档案任前审核制度”，强调凡发现干部档案弄虚作假的都要全程倒查，存在隐情不报、把关不严等失职渎职行为的，不仅查处当事人，而且追究相关责任人的责任。
法律依据：《中华人民共和国档案法》
第一条为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。
第二条从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。

人事档案的分类审核整理

人事档案的分类审核整理【1】

摘 要：人事档案作为评价一个人学习和工作期间表现的重要依据，在个人的工作前途上有着重要的作用，相关单位可以查阅档案进行人事的考察和任免，通过档案的记录给予职工的正确评价。

因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。

本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。

关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。

由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

(一)档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。

通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。

因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。

《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。

材料左边应留有2.5cm的装订边。

A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。

干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。

而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。

档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。

虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。

在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。

在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。

在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

(二)完整的进行个人档案的收集工作。

个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。

在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。

对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。

当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。

档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。

在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。

避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。

在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。

首先，确保人事档案能够准确分类。

建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。

e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。

依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。

所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。

作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。

认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014(09).

[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报， 2014(09).

人事档案材料的收集与整理【2】

人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。

笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的'工作体会。

一、档案材料收集整理工作现状

近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：

1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。

人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。

2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。

而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。

职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。

3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。

二、加强人事档案收集整理工作的对策

1、加大宣传力度，增强职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。

加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。

我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。

为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。

如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。

档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平

材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。

档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。

首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。

以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。

档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。

单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。

档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。

人事档案是一个人成长历程的缩影和概括，档案材料的全面收集与规范整理能更好地体现并实现人事档案的使用价值，为组织人事部门考察使用干部服务，也为个人维护、保障自身利益提供依据。

干部人事档案材料收集归档规定(2009修订)

第一章　总 则第一条　为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。第二条　干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。第三条　干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。第四条　本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。

　　国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

　　流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。第二章　归档范围第五条　履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。第六条　自传材料：自传和属于自传性质的材料。第七条　报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。第八条　考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。第九条　审计材料：经济责任审计结果报告。第十条　学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。第十一条　培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。第十二条　职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。第十三条　评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。第十四条　反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。第十五条　政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。第十六条　更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。第十七条　党、团组织建设工作中形成的材料：

　　（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

　　（二）中国共产主义青年团入团志愿书；

　　（三）加入或退出民主党派的材料。第十八条　表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。第十九条　涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

如何做好干部人事档案审核工作

如何做好干部人事档案审核工作

一、干部人事档案的重要作用
1. 干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是组织人事等部门在干部人事工作中形成的，记载和反映了干部的自然情况、成长经历、工作表现、德能勤绩廉等方面的情况。借助干部人事档案，可以全面了解干部的成长经历和各方面情况；把档案记载与现实考察进行综合分析，才能对干部作出比较全面准确的评价。
2．干部人事档案是维护干部合法权益的重要凭证。干部人事档案是关于干部成长经历和个人情况的原始记录，其中，大多数材料是各主管部门依法履行部门职能形成的，或者是当事人签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料。因此，它具有无可辩驳的证据作用，是澄清相关问题、维护干部个人权益的法律信证。
3．干部人事档案对干部人事工作有较好的规范和监督作用。干部人事档案材料涉及干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等方方面面的工作，通过查阅审核档案，能够发现干部人事工作是否正确执行了党的路线方针政策，是否符合上级主管部门规定的工作程序，组织人事干部是否严谨认真等，发现档案中存在的问题并及时改正，对干部人事工作可以起到较好的规范和监督作用。
4．干部人事档案是研究组织干部工作规律的重要史料。通过档案，我们可以方便地研究组织干部工作自身所固有的内部联系及其发展规律。
5．干部人事档案是党和国家的宝贵史料。在地方志、组织史等重要党史资料的编撰工作中，干部档案功不可没。
二、开展干部人事档案审核工作的必要性
干部人事档案审核工作，是指各级管档单位根据相关政策文件规定，针对干部档案缺少材料、信息不准、整理不规范等问题，对所管理的干部人事档案进行审核。对存在的问题进行整改，以加强干部档案管理，提高干部档案质量。
从检查的情况看，目前，干部人事档案内容方面存在的主要问题主要有以下几种：一是信息不准确。二是普遍缺材料。三是制作不规范。为解决这些突出问题，我部把工作的重心调整到档案内容建设上来，组织开展了干部人事档案审核工作。
一是必须把干部人事档案的内容作为审核整改工作的重点。对档案中缺少的主要材料必须补充收集归档，对填写不规范、手续不完备的档案材料要补充完善。
二是开展审核工作，要坚持严格要求与立足实际相结合的原则。处理干部人事档案中存在的问题，首先要严格掌握标准，同时要注意从实际出发，具体问题具体分析。对主要材料、近期形成的材料必须严格要求，缺少的必须补齐，填写不规范、手续不完整的要重新填写、补办手续 ；对因为年代久远、机构变化等原因无从查找的材料，或者重新填写亦无意义的材料，则可以说明情况，吸取教训，通过加强制度建设，规范管理，避免类似问题发生。
三是在审核过程中，要特别注意对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，可以根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习经历、培训经历、任职经历，反向倒查之前的学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料是否齐全，相互印证。
四是对于因特殊原因没有及时归档的档案材料，根据材料内容和性质的不同，可以分别采取补充收集、复制和重新制作填写等不同方式来整改。
1.对能够查找到原件并收集归档的档案材料，应尽可能收集补充原件，如《干部履历表》、《干部任免审批表》、考察材料、学历学位材料、审计材料等。如果历史上因为特殊原因，工作中没有形成《检查验收收评分表》中所规定的材料，可以用性质和记载内容相同的替代材料代替，不主张重新制作。如有的单位在办理任免事项时没有制作《干部任免审批表》，可以用任职通知或其他任免材料代替。
2.对确实无法找到原件的。可以从文书档案或到其他存有材料原件的地方进行复制。
3.对必须重新制作的档案材料，一定要严格按照规定进行，如补填写1999年版姝《干部履历表》要按填表说明填写，补填《入党志愿书》要按照中组部有关重新填写《入党志愿书》的要求进行；对于手续不完备的的档案材料，能够补办手续的，要在确保档案材料信息真实的前提下，补充完善相应手续。所有复制和补充制作的档案材料，都要注明复制、补制的标识和复制、补制的时间。