水利监理档案整理办法

　　水利监理档案整理办法

　　水利工程监理档案资料管理及实用指南

　　《水利工程监理档案资料管理及实用指南》根据水利工程建设档案的需要，以工程施工一线的施工及监理人员为对象编写而成，全书注重实用性和可操作性。

　　全书共分十章，内容包括：水利工程监理档案资料概述，水利工程开工前的监理资料，施工过程、合同管理、信息管理、工程结算、资料归档、工程实例和法律、法规、规范监理归档资料等内容。

　　内容简介《水利工程监理档案资料管理及实用指南》可供水利工程档案工作人员及有关工程技术人员使用，也可作为大中专院校相关专业学生的参考书。

　　水利档案工作规定

　　第十八条各单位文书或业务部门按照归档范围及时收集应归档的文件材料，归档文件材料应为原件，应当真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。

　　第十九条档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　各门类档案的整理方法按照有关规范执行。

　　第二十条各单位档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年６月底前向本单位档案管理部门归档，集中管理；归档时间有特殊规定的，从其规定。

　　归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。

　　流域管理机构建立档案馆的，流域管理机构机关应当按照要求向档案馆归档、移交，所属单位应当按照规定定期向档案馆移交档案。

　　任何部门和人员不得将应归档文件材料拒绝归档或据为己有。

　　重庆市水利工程建设项目竣工档案编制办法

　　《重庆市水利工程建设项目竣工档案编制办法》是重庆市发布的文件。

　　为了加强和规范我市水利工程建设项目档案工作，确保水利工程建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

　　第一章总则第一条为了加强和规范我市水利工程建设项目档案工作，确保水利工程建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，更好地为水利建设项目管理、运营和改扩建服务，根据《中华人民共和国档案法》、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于市水行政主管部门审批的水利建设项目。

　　第三条执行标准规范：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）、《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《技术图复制图的折叠方法》（GB 10609.3—89）第四条定义和基本术语1．水利工程建设项目文件：是指在水利工程建设项目的准备、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

　　2．水利工程工程建设项目档案：是指具有保存价值的水利建设项目文件。

　　3．项目文件归档：设计单位、施工单位、监理单位在项目完成时向建设单位移交经过整理的项目文件；建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送建设单位档案机构。

　　4．项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

　　第五条水利工程建设项目档案实行统一领导、分级管理的原则。

　　市水行政主管部门、档案行政管理部门负责对全市水利工程建设项目档案管理工作进行统筹规划、监督指导，共同组织项目档案验收；区县（自治县）水行政主管部门、档案行政管理部门负责对本行政区域内的水利建设项目档案管理工作进行监督指导。

　　第六条项目建设单位在项目建设期间应进行项目档案登记，在项目开工后直至项目正式竣工验收前每年应填写《水利建设项目档案管理情况登记表》，并报送市水行政主管部门备案。

　　第二章水利工程建设项目档案工作职责第七条水利建设项目档案是水利工程建设的重要组成部分，建设单位要对水利建设项目档案工作负总责。

　　建设单位应当设立档案机构，配备专职档案人员，建立健全档案工作制度，落实档案工作经费，确保项目档案工作的顺利开展。

　　第八条建设单位档案机构的主要职责包括：贯彻有关水利建设项目档案工作的法律法规、标准规范；对建设单位各机构和设计单位、监理单位、施工单位等项目文件收集、整理和归档工作进行监督、检查和指导；开展项目档案的收集、整理、保管和利用等工作；按规定向上级主管部门或综合档案馆移交项目档案。

　　第九条勘察设计单位、监理单位、施工单位等负责各自职责范围或合同规定的项目文件的收集、整理、保管和利用工作，并按照规定向建设单位归档项目文件。

　　第十条监理单位还负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况。

　　第三章水利工程建设项目档案控制措施第十一条纳入责任制建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等应当把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入有关领导的责任制和相关人员的岗位责任制，建立完善相应的检查、控制及考核措施。

　　第十二条纳入建设程序建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等应当把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。

　　布置水利建设项目工作时，要对项目文件的收集、整理、归档提出明确要求；检查水利建设项目进度与施工质量时，要同时检查项目文件的收集、整理情况；评审、验收水利建设项目成果时，要同时审查、验收项目文件的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

　　第十三条纳入合同建设单位要将水利建设项目文件归档工作纳入项目建设与管理的各项合同之中。

　　在签订设计、施工及监理等合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定项目文件归档的套数、时间，以及对应归档项目文件的整理、归档责任。

　　第十四条纳入质量保证金约束范围建设单位要将水利建设项目档案工作作为工程质量保证金约束内容之一。

　　水利建设项目档案验收合格后，由建设单位出具竣工档案验收合格证明，施工单位凭此证明方可领取工程质量保证金。

　　施工单位或监理单位如有违约，项目文件未按要求整理归档或验收不合格的，建设单位可扣押工程质量保证金中的有关费用。

　　进行合同工程款结算时，必须持有建设单位档案机构签署的单位工程竣工档案移交证明，否则建设单位可不予结算。

　　第四章项目文件收集编制第十五条建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等应按照各自的分工，参照《重庆市水利建设项目文件材料归档范围与保管期限表》（见附件2）并结合工程实际进行文件材料的收集工作。

　　第十六条项目文件编制要求1．字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

　　2．需归档保存的文件不得采用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

　　3．复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

　　4．录音、录像文件应保证载体的有效性。

　　5．长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

　　6．凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

　　7．对不需要填写的空白栏要划杠或加盖“以下空白”章。

　　第十七条竣工图编制要求1．竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字盖章手续完备，真实反映建设项目竣工验收时的实际情况。

　　建设单位负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。

　　施工单位以单位工程或专业为单位编制竣工图。

　　2．竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”或“竣工图确认章”（见附件3），有关单位和责任人应严格履行签字手续。

　　“竣工图章”或者“竣工图确认章”盖在竣工图图标上方空白处，如无空白处则盖在竣工图图标背面。

　　3．每套竣工图应附竣工图编制说明、图纸目录和编制竣工图修改依据一览表。

　　竣工图编制说明包括编制原则、依据、更改方法和编号形式等；编制竣工图修改依据一览表（见附件4）内容包括填写竣工图的图号、修改内容、修改原因、修改依据以及提供修改单位等。

　　4．按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署“竣工图章”。

　　5．一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署“竣工图章”。

　　6．凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图。

　　重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。

　　监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。

　　7．竣工图的更改方法7.1．文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

　　7.2．利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

　　7.3．无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

　　7.4．图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

　　7.5．有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。

　　7.6．新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

　　7.7．竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠。

　　第五章项目文件整理第十八条纸质文件整理。

　　建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

　　第十九条项目文件的组卷、排列1．组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

　　2．案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

　　3．卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　4．建设单位的文件按建设程序、工作阶段（任务）组卷，按问题、时间或重要程度排列。

　　5．施工文件按按合同工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷，按管理、依据、土建、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

　　6．竣工图按合同工程、单位工程组卷，按专业、图号排列。

　　7．设备仪器安装文件按专业、台（套）组卷，按开箱验收、安装调试、试运行排列。

　　8．管理性文件按合同工程、问题组卷，按事由、时间或重要程度排列。

　　9．设计变更文件、工程更改洽商单按合同工程、单位工程组卷，按文种、时间排列。

　　10．原材料试验文件按合同工程、单位工程组卷，按品种、批次排列。

　　11．监理单位的监理文件按文种、单位工程、专业组卷，按问题、时间或重要程度排列。

　　第二十条案卷编目1．卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。

　　页号编写位置，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。

　　各卷之间不连续编页号。

　　2．卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下：序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。

　　文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。

　　责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。

　　文件题名，应填写文件标题全称。

　　日期，应填写文件形成日期。

　　页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号。

　　备注（需要时填写）。

　　3．案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。

　　主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

　　立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门。

　　起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期。

　　保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

　　密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

　　档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的分类号、项目代号和案卷流水号。

　　案卷脊背应填写保管期限、档号和案卷题名。

　　案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。

　　4．卷内备考表的编制卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

　　示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。

　　卷内备考表排列在卷内文件之后。

　　互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

　　第二十一条案卷装订要求1．文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

　　2．案卷内不应有金属物。

　　3．单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。

　　档号章内容有：档号、序号。

　　4．外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

　　第二十二条卷皮、卷内表格规格及制成材料1．卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。

　　其外表规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，用牛皮纸板双裱压制。

　　2．案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸297mm×2l0mm。

　　3．卷盒和卷内表格印刷应清晰端正。

　　第二十三条照片整理1．声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

　　2．施工单位归档的照片要反映同一工程、部位施工前的原貌、施工重要过程（包括抢险、事故处理等）、竣工形象这三个阶段的情况。

　　以一个合同段为一册，每册要有总说明，总说明应介绍本册照片所反映的基本情况，如工程、专业的施工、抢险或事故处理的背景说明，以及本册照片的数量等，单张照片的说明应反映本张照片的部位、场所或其他相关内容等。

　　3．监理单位归档的照片要反映主持召开的会议（例会、中间验收、事故分析等）和巡视、旁站、抽检等工作场面，并按要求编写总说明和单张照片的说明。

　　第二十四条（四）光盘整理1．施工单位归档的光盘内容包括：应移交的档案案卷目录、卷内目录、照片、竣工图、大事记、档案整理说明等。

　　2．监理单位归档的光盘内容包括：应移交的档案案卷目录、卷内目录、照片、大事记、档案整理说明、项目档案审核报告。

　　第六章项目文件归档第二十五条归档套数1．项目法人与运行管理单位应各保存一套较完整的项目档案。

　　当二者为一个单位时，应异地保存一套。

　　2．工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位应保存与其管理范围有关的项目档案。

　　3．当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件。

　　第二十六条归档时间设计单位、施工单位、监理单位等应在单位工程或单项工程完工后向建设单位归档项目文件，也可在主体工程全部完工后向建设单位归档项目文件。

　　第二十七条归档要求1．施工单位应编制项目文件整理说明。

　　项目文件整理说明内容包括合同涉及的工程、专业与形成的文件内容范围，文件的分类、排列方法，整理好的档案大类及套数和数量等。

　　项目文件整理说明随项目文件一并向建设单位归档。

　　2．监理单位应编制项目文件审核报告。

　　项目文件审核报告内容包括监理的工程、专业范围，施工单位的档案管理状况，审核把关涉及的范围以及发现的问题与整改情况，对施工单位在建设过程中形成文件的齐全、准确、成套性和档案整理的系统、规范性的总体评估意见等。

　　项目文件审核报告经建设单位确认后随项目文件一并向建设单位归档。

　　第二十八条归档手续设计单位、施工单位、监理单位等向建设单位归档项目文件时，须填写工程档案交接单（见附件5）。

　　交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

　　第七章项目档案验收第二十九条项目档案验收是项目竣工验收的组成部份，项目档案未经验收或验收不合格，工程项目不得进行竣工验收。

　　第三十条项目档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（见附件6，以下简称《评分标准》）对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。

　　验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。

　　凡是项目档案验收结果达不到优良的，工程不能评定为优良工程。

　　第三十一条申请项目档案验收应具备以下条件：项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。

　　建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等已基本完成应归档文件材料的收集、整理、归档工作。

　　监理单位对本单位和主要施工单位归档的项目文件的整理情况与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。

　　建设单位基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。

　　第三十二条建设单位在确认已达到规定的档案验收条件后，应在工程计划竣工验收的3个月前，由项目所在区县水行政部门向市水行政主管部门提出档案验收申请。

　　水投集团直管项目可直接向市水行政主管部门提出档案验收申请。

　　第三十三条档案验收申请应包括建设单位开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将建设单位的项目档案自检工作报告和监理单位的专项审核报告附后。

　　第三十四条项目档案自检工作报告的主要内容：项目概况，项目档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，仍存在的问题，对项目档案完整、准确、系统性的自我评价。

　　第三十五条专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对设计、施工和监理单位归档的项目文件审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对项目文件内容与整理质量的综合评价，仍存在的问题，审核结果等内容。

　　第三十六条水利工程建设项目档案验收组成员包括市水行政主管部门、市档案行政管理部门及有关流域机构等的代表。

　　必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员。

　　第三十七条项目档案验收会议主要议程：验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单；建设单位汇报项目概况和档案管理与自检情况；监理单位汇报项目档案审核情况；验收组对汇报有关情况提出质询，并察看工程建设现场；验收组检查项目档案管理情况，并按比例抽查已归档文件材料；验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见；验收组与建设交换意见，通报验收情况；验收组组长宣读验收意见。

　　第三十八条项目档案验收意见应包括的内容：验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述；档案工作基本情况，项目档案工作管理体制与管理状况；文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；项目档案的完整、准确、系统性评价；存在问题及整改要求；得分情况及验收结论。

　　附件：档案验收组成员签字表。

　　第三十九条对档案验收意见中提出的问题和整改要求，建设单位应在工程竣工验收前完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。

　　第四十条未通过档案验收的，建设单位应在完成相关整改工作后重新申请验收。

　　第八章项目档案整理全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织。

　　第四十一条制定项目档案分类编号体系根据水利工程建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。

　　小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。

　　第四十二条编制档号依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号。

　　生产使用单位要按照企业档案统一进行分类和编号的。

　　建设单位或责成设计、施工及监理单位用铅笔临时填写档号。

　　第四十三条编制案卷目录建设单位对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

　　第九章项目档案移交第四十四条重要的水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，建设单位应负责按规定向上级主管部门或综合档案馆移交一套完整的工程竣工图及工程竣工验收的相关文件材料。

　　第四十五条建设单位向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

　　第十章附则第四十六条本办法自发布之日施行。

　　第四十七条本办法由重庆市水利局、重庆市档案局负责解释。