档案扫描整理命名

　　档案扫描整理命名

　　档案扫描整理命名可以按照以下步骤进行：

　　1.确定文件命名规则：例如按照文件类型、日期、关键词等进行命名。

　　2.扫描文件：使用扫描仪将纸质文件转换成电子文件，保存为PDF、JPG等格式。

　　3.整理文件：将扫描得到的文件进行整理，可以按照文件夹分类，也可以在文件名中添加分类信息。

　　4.命名文件：根据确定的文件命名规则，为每个文件进行命名。例如，如果按照文件类型进行命名，可以使用“类型-文件名”的格式，如“合同-ABC公司采购合同”。

　　5.添加备注信息：如果需要在文件中添加备注信息，可以在文件名后添加“-备注”或在文件属性中添加备注信息。

　　6.备份文件：为了保证文件的安全性，可以将文件备份到云盘或其他存储设备中。

　　7.确认文件：最后，确认文件整理和命名是否正确无误。

　　电子档案如何自己命名规范命名词的要求

　　一是唯一。如果有两个电子文件重名，在数据库调用该文件时就会发生混乱。因此，在同一文件夹中的电子文件不允许重名。如果重名，则后存盘的电子文件会将前存盘文件覆盖。

　　二是直观。直观的命名能够简要地概括文件的内容，是查找文件的重要线索，也便于调用。

　　三是简洁。命名不宜过长，过长难以辨认，且计算机软件会自动拒绝。另外命名中不能夹带有些标点符号，如“/<?”。

　　四是参照。命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系，以便实行“双套制”管理模式，实现电子和纸质文件的互通互连。2、规范命名词的方法一是归档前用“文件标题+.扩展名”命名。这种命名的最大优点是直观，能通过命名知道文件的大概内容。

　　如“关于加强档案信息资源开发利用工作的通知.doc”。但是该方法不能完全避免重复命名，且有时会产生过长的命名。这种方法适用于在办公自动化管理中形成的电子文件。业务部门的文件管理人员一般应使用这种简单直观的方法，使用中应使文件命名与文件标题完全保持一致，万一出现重名，可在文件标题后加“（1）”、“（2）”等序号加以区分。

　　二是归档后采用“纸质档案的档案号+序号+.扩展名”命名。如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是纸质档案的档案号，“02”是纸质档案的卷内文件序号。该方法的优点是：由于档案号唯一，因此能避免重名；由于档案号中一般有分类号，因此便于识别内容；由于采用纸质载体的档案，又便于与纸质档案相互参照。这种方法一般适用于通过扫描等方式制作的归档电子文件。

　　三是采用“随机号+.扩展名”命名，随机号一般是计算机自动生成的32位代码。

　　该随机号唯一的优点是不会重名，缺点是很不直观，也无法与纸质档案参照，必须完全依靠目录数据库才能对电子文件进行管理和查询。使用本方法一般要安装专用的电子文件管理系统。

　　有些单位在电子文件归档后将第一种方法命名的电子文件转换为第二或第三种命名方式，其转换一般须借助计算机系统自动完成。此外，对于基建或设备类电子文件也可以采用“项目编号＋流水号”、“项目编号＋阶段号+流水号”或“图号＋流水号”等方法命名。这些方法也都符合上述电子文件命名的四项基本要求。

　　档案章上六格分别是什么内容?

　　档案章上六格的内容是：

　　1、第一格：全宗号。

　　2、第二格：年度。

　　3、第三格：室编件号。

　　4、第四格：机构问题。

　　5、第五格：保管期限。

　　6、第六格：馆编件号。

　　扩展资料：

　　全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

　　全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，也便于日常管理和查询。

　　当一个单位向档案馆移交过档案后，档案馆根据相关规则给予移交单位唯一的一个代码，此后该单位不论哪一种类别的档案都是这一全宗号，没有向档案馆移交过档案的单位没有全宗号。

　　老方法整理的档案一般需要进行装订，案卷号则是按照一定的顺序对装订后的档案编制的顺序号，同一类别的档案一般从“1”开始编制。

　　按照《归档文件整理规则》整理的档案则是以“件”为单位进行管理，件号同样从“1”开始编制。

　　参考资料

　　前期档案整理

　　档案借出

　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。

　　目录数据准备

　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。

　　拆除装订

　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　页面修整

　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

　　档案扫描

　　扫描方式

　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。

　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　扫描色彩模式

　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。

　　扫描分辨率

　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　图像处理

　　图像数据质量检查

　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理

　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　图像存储

　　存储格式

　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。

　　图像文件命名

　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。

　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。

　　数据挂接

　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　如何整理办公室的档案资料

　　一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。

　　1.纸质文件资料。尽量别留，或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。

　　其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；

　　资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。

　　2.电子文档。首先，名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。