纸质档案整理扫描流程

　　纸质档案整理扫描流程

　　1.确定整理范围：确定需要整理的纸质档案范围，包括哪些文件、哪些部门、哪些时间段等。

　　2.分类归档：将纸质档案按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，以便于后续整理和扫描。

　　3.清理整理：对纸质档案进行清理整理，包括删除无用文件、整理文件夹、修复损坏文件等。

　　4.扫描准备：准备扫描设备，包括扫描仪、电脑、软件等，并进行相应的设置。

　　5.扫描文件：将纸质档案逐个放入扫描仪中进行扫描，确保每个文件都被扫描到。

　　6.转换格式：将扫描后的文件转换成电子文件格式，如PDF、DOC等，并进行相应的命名、标注。

　　7.整理归档：将电子文件按照分类归档的方式进行整理归档，方便后续管理和检索。

　　8.建立备份：对电子文件进行备份，以便于数据丢失时进行恢复。

　　9.销毁纸质档案：对整理扫描后的纸质档案进行销毁，以节省空间和降低管理成本。

　　档案收集整理工作流程

　　档案收集整理工作流程如下：

　　1、收集档案：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散而形成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程，是档案工作的起点。

　　2、档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包括归档编号，归档页码，撕开粘贴页，页号写错，重新编号，对可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。

　　如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件，应作相应的处理；如果文件有破损，应首先进行技术修复，并做好标注；对破损严重无法修复扫描的文件，要做好区分标注。

　　3、档案鉴定：随着档案数量的不断增加，一些档案失去了保存价值，为了防止庞杂，需要剔除那些失去保存价值的档案，同时也要区分档案不同的保存价值，以实现档案的分级保管，发挥重要档案的作用，从而形成档案鉴定工作。

　　4、影像检查与处理：扫描仪完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，包括图像顺序与原始档案记录是否一致，有无漏扫、重张等现象，图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量，并及时进行调整，保证图像顺序正确。

　　档案整理的步骤

　　车购税纸质档案怎样整理出来

　　购税纸质档案怎样整理步骤如下。

　　1、制定档案整理计划，根据车购税纸质档案的数量和种类，制定整理计划，明确整理的目标和步骤。

　　2、整理分类，将车购税纸质档案按照时间，车辆品牌，车辆型号，购买人等分类，便于日后查找和管理。

　　3、清理筛选，将车购税纸质档案中已经无用的废纸和重复的文件清理掉，只保留真正有价值的文件。

　　4、标注编号，给每个车购税纸质档案标注唯一的编号或条形码，以方便日后查找和管理。

　　5、归档存放，将车购税纸质档案按照分类和编号存放在档案柜或档案盒中，并进行记录，确保档案安全，完整。

　　6、定期检查，定期检查车购税纸质档案的存放情况，确保档案的完整性和安全性。

　　7、数字化存储，对于长时间不需要查阅的车购税纸质档案，可以采用数字化存储的方式，将其扫描成电子档案，存储在计算机或云端，以节省空间和方便管理。

　　如何整理档案

　　法律分析：

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。

　　如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　法律依据：

　　《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条下列会计资料应当进行归档：

　　（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　衍生问题：

　　出纳档案整理的方法有哪些？

　　(1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类，一般应与本单位的会计分类相一致，兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行删除。

　　(2)装订。由于原始凭证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失。在装订时，应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装，防止散落;对于采用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒中。

　　(3)成册。时于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或库页，甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。

　　需要强调的是，出纳账簿在更换新账簿后，应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理，对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的，应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位，对于活页式或卡片式账，在归档时必须缩齐页码，加以装订，并要像订本账一样加上扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等，并加盖公章。

　　如何做好纸质档案数字化工作

　　随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

　　一、扫描加工前阶段

　　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　　1、纸质档案的准备。

　　许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。

　　档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　2、基础设施的准备。

　　纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　　3、人员的准备。

　　档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　　二、扫描加工中阶段

　　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1、掌握标准要求。

　　做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。

　　目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　三、扫描加工后阶段

　　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　　1、图像检查。

　　数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　　2、数据对接检查。

　　目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　　3、数据存储。

　　在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　　4、数据移交。

　　这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。