干部职工档案数字化管理

　　干部职工档案数字化管理

　　干部职工档案数字化管理是指将传统的纸质档案转化为电子文件，通过计算机网络技术实现档案信息的存储、检索、共享、保护和利用。该管理方式可以提高档案管理效率和准确性，同时也有利于保障档案安全和隐私，降低管理成本。在数字化管理中，可以采用OCR技术对纸质档案进行扫描和识别，或者直接建立电子档案，以便后期的查询和使用。此外，数字化管理还可以与人事、薪酬、绩效等管理系统进行集成，实现信息共享和交互，促进管理流程的优化和自动化。

　　组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当注意哪些？

　　1、严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。

　　2、干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

　　档案数字化副本概念

　　档案数字化副本的概念，就是档案经过数字化处理后形成的电子副本，比如说你现在有一份90年的会议纪要，现在你扫描形成一张图片，这个图片就是数字化副本。

　　什么是档案数字化有什么用处？

　　档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

　　档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

　　一、提高经济效益

　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　什么是档案数字化?

　　简单的说就是将纸质档案转换为电子档案。具体的架构各有不同。

　　档案数字化人员和档案管理员有什么区别

　　档案地址改变不影响研究生报名。

　　1、调档工作会在确认被录取之后才进行，报名时不需要考虑档案的问题。

　　2、被录取之后及时跟录取院校的研究生院（或研究生部）联系修改档案所在地址就可以了。

　　3、考研现场确认的时候还可以修改报名信息，档案地址发生改变的话可以进行更改。

　　4、被录取后会拿到学校研招办出具的调档函，也有个别院校是通过直接邮寄给档案所在地的方式调档的。

　　5、档案可以按照规定放在人才市场，考研填写档案存放单位时填上相应的人才市场，最后复试通过后调档函就到这个人才市场取档案。

　　档案数字化的介绍

　　档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

　　档案数字化的内容

　　档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。

　　系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。

　　为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

　　系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　档案数字化管理有什么优势

　　方便快捷啊，根据清大思创的网站显示：随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子报纸、电子图书等新型数字化信息资源的建设；最终将其应用于数据库存储，通过CD-ROM、Internet网进行出版或上传数字图书馆供用户使用。

　　档案数字化包括哪些方面的内容

　　档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

　　1、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

　　2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

　　3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

　　4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

　　5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

　　档案数字化应遵循哪些基本原则

　　1、基本原则：

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

　　2、数字化对象的确定原则：

　　应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

　　3、符合国家法律法规的原则：

　　纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

　　4、价值性原则：

　　属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

　　5、安全保密管理原则：

　　确保档案原件和数字化档案信息的安全。

　　6、完整性原则：

　　纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

　　扩展资料：

　　档案整理的步骤：

　　1、目录数据准备：

　　按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订：

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　3、区分扫描件和非扫描件：

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整：

　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记：

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　6、装订：

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　参考资料来源：安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范

　　如何做到档案信息化管理

　　档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

　　这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

　　档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

　　实体档案与数字化档案管理方法

　　使用3Hmis档案管理系统实现实体档案资料与数字化档案资料集中统一管理，并且，实体档案资料分布存放于不同的库房中，数字化档案资料则集中存放于数据中心。

　　对于电子文件归档，将电子文件的处理痕迹一并归档是最佳选择，因为，在档案资料查阅时，可以一并了解这份文件的形成与处理过程。

　　1、实体档案分布式管理

　　实体档案存放于办公室综合档案库房，实体资料则可采用分布式存放的方式，在综合档案库房或分布于各委员会保管，并在档案资料管理系统中，通过档案资料存放位置地图标识实体档案资料的存放位置。

　　2、数字化档案信息集中统一管理

　　数字化档案资料集中在数据中心集中统一存储和管理，设立专用档案资料服务器和备份磁盘陈列，以便于管理与利用。

　　3、海量数字化信息的分区存储

　　档案资料数字化信息，将呈快速增长态势。为了满足这种快速增长的需要，而又不会使一次性投入过大，我们提出了分区存储的概念。

　　分区存储的含义就是将数字化档案资料信息存放在不同的磁盘分区中，我们可以在现有的磁盘分区快要使用完毕时，再安装新的磁盘分区，通过简单的设置，即可将新增的档案资料数字化信息保存到新的分区上来。

　　4、档案管理分工

　　由办公室负责综合档案管理系统的全面管理与维护，并承担档案库的建设与相应实体档案的管理，各委员会可按照统一的规范与标准，各自负责其自有实体资料的管理及资料数字化工作。

　　数字化档案管理系统的管理系统

　　主要实现干部人事档案日常管理工作。包括对干部档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、干部任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。档案采集系统数字化档案采集系统主要批量完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供了目录编辑、档案采集、数据审核三大功能，并利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集处理能力。档案查阅系统档案查阅系统以组织系统专用网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了多方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。