企业职工档案整理标准

　　企业职工档案整理标准

　　企业职工档案整理标准是指为了保障企业职工的权益和管理需要，规范企业职工档案的建立、整理、使用、保存和销毁等方面的标准。其主要包括以下内容：

　　1.档案管理机构的设置：企业应设立专门的档案管理机构或委派专人负责职工档案管理。

　　2.档案分类标准：根据不同的职工信息，将档案分为个人基本信息、学历、培训、考核、奖惩、离退休等不同类别，并制定相应的档案文件编号和存储位置。

　　3.档案整理工作流程及责任：对于新聘用的员工，应尽快完成个人档案的建立。对于离职员工的档案，应在规定期限内进行整理并进行合法处理。档案整理工作由档案管理机构负责，相关部门和人员要积极配合。

　　4.档案使用权限及审批程序：企业应明确档案使用权限及相应的审批程序，避免档案泄露和滥用。

　　5.档案保存期限及销毁程序：企业应根据国家有关规定制定档案保存期限及销毁程序，确保职工档案的安全性和完整性。

　　6.档案电子化及备份：为了防止纸质档案丢失、损坏等情况，企业应积极推进档案电子化，并备份至云端等可靠媒介中，以便长期保存和使用。

　　企业职工档案管理工作的规定

　　档案管理工作是企业管理工作不可缺少的一部分，企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，做好企业档案管理不仅能够真实反映出企业管理工作的性质和成绩，下面由我为大家整理的关于企业职工档案管理工作的规定，希望可以帮到大家!

　　第一章总则

　　第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

　　第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

　　第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

　　第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

　　第二章机构和职责

　　第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

　　第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。

　　第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

　　第八条企业职工档案管理部门的职责：

　　(一)保管职工档案;

　　(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;

　　(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;

　　(四)登记职工工作变动情况;

　　(五)为有关部门提供职工情况;

　　(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;

　　(七)定期向企业档案室(馆)移交档案;

　　(八)办理其它有关事项。

　　第三章档案的内容

　　第九条企业职工档案的内容和分类：

　　(一)履历材料;

　　(二)自传材料;

　　(三)鉴定、考核、考察材料;

　　(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);

　　(五)政审材料;

　　(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

　　(七)奖励材料;

　　(八)处分材料;

　　(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;

　　(十)其他可供组织参考的材料。

　　第四章档案的收集、保管和销毁

　　第十条职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

　　第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　第十二条企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。

　　第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。

　　第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

　　第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

　　第五章档案的提供利用

　　第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

　　(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的`介绍信。

　　(二)查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

　　(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

　　(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

　　(五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

　　(六)因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

　　第六章档案的转递

　　第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。

　　第十九条转递档案应遵守下列规定：

　　(一)通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

　　(二)对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件二)的项目登记，并密封包装。

　　(三)对转出的材料，不得扣留或分批转出。

　　(四)接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

　　第七章附则

　　第二十条本规定由劳动部负责解释。

　　第二十一条本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。

　　发布部门：劳动和社会保障部(含劳动部)/国家档案局发布日期：1992年06月09日实施日期：1992年06月09日(中央法规)

　　企业职工档案管理工作是如何规定的？

　　法律分析：职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分。

　　目的：为规范员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章

　　范围：针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。

　　权责：1、全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

　　2、员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

　　3、员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。

　　法律依据：《中华人民共和国档案法》第十二条按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。

　　第十三条直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：

　　（一）反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；

　　（二）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；

　　（三）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；

　　（四）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；

　　（五）法律、行政法规规定应当归档的。

　　非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。

　　第十四条应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

　　国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

　　第十五条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。

　　经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。

　　第十六条机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。

　　第十七条档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

　　第十八条博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。

　　档案馆与前款所列单位应当在档案的利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。

　　第十九条档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

　　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。

　　《中华人民共和国企业职工档案管理工作规定》第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。

　　《中华人民共和国劳动合同法》第五十条用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。