企业职工档案整理方案

　　企业职工档案整理方案

　　1.确定整理目标：确定整理的范围、目的和时间，制定任务书或计划表。

　　2.分类整理：将职工档案按照不同的类别进行分类整理，如按岗位、年龄、性别等分类。

　　3.删除归档：对于已离职或过期的职工档案进行删除归档，以减少存储空间和提高工作效率。

　　4.数字化管理：将纸质档案转为电子档案，采用数字化管理方式，实现信息化管理。

　　5.建立档案索引：建立完善的档案索引体系，便于查询和使用。

　　6.保密措施：加强档案保密措施，设置权限，防止档案泄露和损坏。

　　7.定期检查：定期对职工档案进行检查，更新资料，确保档案信息的准确性和完整性。

　　8.档案维护：对档案进行密封、标记、装订和保存，确保档案的完好无损。

　　9.培训评估：对员工进行档案管理培训，并定期评估档案管理工作的效果，及时纠正问题。

　　10.督导检查：领导和相关部门要对档案整理工作进行督导检查，确保工作的顺利进行。

　　单位档案怎么整理

　　单位档案的整理，我们可以按照下面的方法进行整理。

　　通过档案名称及编号整理

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

　　5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。

　　档号编定整理方法：

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　人事档案整理实施方案

　　人事档案整理实施方案

　　第一章总则

　　第一条为了进一步加强我县人事档案管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人力资源社会化服务体系，根据国家有关法律、法规，结合我县实际，制定本办法。

　　第二条本办法所管人事档案范围是：

　　(一)按照干部管理权限,政府系统机关及所属的事业单位、直属事业单位(教育、卫生系统除外)的正式干部职工;

　　(二)各类县属国有、集体企业和民营企业、私营企业、民营非企业等非国有单位干部职工;

　　(三)辞职或被辞退、解除劳动合同(聘用合同)以及以其他方式与原单位脱离了工作关系的国家公务员，企业、事业单位干部职工;

　　(四)未落实工作单位的各类毕业生;

　　(五)实行人事代理的单位干部职工、各类毕业生;

　　(六)自费出国、出境的专业技术人员和管理人员;

　　(七)合资、三资企业的中方雇员;

　　(八)其他社会人才。

　　第三条人事档案管理遵循"集中统一，归口管理"的原则，接受同级党委组织部门和政府人事行政部门的监督和业务指导。

　　第二章人事档案管理机构

　　第四条县人力资源和社会保障部门档案管理科室是县政府系统人事档案管理机构，按管理权限负责县政府系统人事档案管理工作。

　　(一)政府机关、企事业单位负责本单位的干部职工和离退休人员的人事档案资料的收集、整理，人事档案由政府人事档案管理部门管理;

　　(二)人事档案管理部门受用人单位和个人委托，可以管理全县范围内干部职工人事档案;

　　(三)严禁其他未经授权的任何单位(包括其他行业主管部门、企事业单位内设的人才交流中心、人事档案室)管理人事档案，严禁个人保管他人和本人人事档案;

　　(四)凡不具备人事档案管理权限，擅自管理社会人才人事档案的单位或个人，必须在本办法施行后三个月之内向人事档案管理部门移交人事档案。

　　第五条人事档案管理部门按照《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》之规定，认真做好人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与人事档案管理有关的各项人事代理等社会化服务工作。人事代理社会化服务内容有：

　　(一)按国家规定核定存档人员的连续工龄，调整记载档案工资;

　　(二)负责专业技术人员职称资格认定，办理职称考评的有关手续;

　　(三)办理因公或因私出国、出境政审及相关手续;

　　(四)负责为办理人及代理人员出具有关婚育证明;

　　(五)按党章、团章有关规定接转党、团组织关系;

　　(六)负责人才引进工作，办理人才集体户口挂靠手续;

　　(七)办理实行人事代理的各类应往届毕业生的聘用合同备案管理手续;

　　(八)为参加工作满一年的各类大中专毕业生办理转正定级手续;

　　(九)办理与聘用单位的聘用合同鉴证手续;

　　(十)办理确因人才流动等原因失去原有身份的身份认定手续;

　　(十一)代办社会养老保险及其他保险;

　　(十二)协助办理与人事档案管理相关的其它服务事宜。

　　第三章人事档案的转递

　　第六条人事档案管理部门在收到档案后应进行严格的检查，若发现转来的档案材料不整齐或不完整、不清楚，应要求原管理单位补齐或查清。人事档案管理部门收到档案后应在回执单上签名盖章并立即退回。逾期一个月未退回者转出单位应去函催问，以防丢失。

　　第七条人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。转递档案必须按统一规定的"档案转递通知单"的项目详细登记，严密包封。

　　第四章人事档案的收集、整理和利用

　　第八条人事档案材料包括如下内容：

　　(一)履历材料;

　　(二)自传材料;

　　(三)鉴定、考核、考察材料;

　　(四)学历和评聘专业技术职称材料(包括学历、学位、学绩、培训成绩表和评审表、考绩、审批材料);

　　(五)政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

　　(六)参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;

　　(七)奖励材料(包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹);

　　(八)处分材料(包括复查材料，免于处分的处理意见);

　　(九)录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

　　(十)其他可供参考的材料。

　　第九条人事档案管理部门应当按照档案管理工作的有关规定，加强与各单位的联系，认真做好人事档案材料的收集、鉴别和归档工作。

　　(一)要经常收集各单位在职务晋升、流动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容;

　　(二)可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部职工履历表，作鉴定、写自传等，并及时将这些材料补充进人事档案;

　　(三)有关用人单位和部门要建立主动向人事档案管理部门送交人事档案归档的工作制度，确定专人报送，及时将新形成的档案材料送交人事档案管理部门;

　　(四)收集的材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案;

　　(五)复印件不能作为归档材料。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准;

　　(六)属于应归入人事档案的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷;

　　(七)人事档案材料，须统一使用十六开规格(19cm×26cm)的办公用纸，使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写;

　　(八)在整理人事档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造社会人才人事档案材料。

　　企业档案该如何整理？

　　每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

　　第一步清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

　　概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

　　2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

　　3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。

　　4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；

　　2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；

　　2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

　　简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

　　第二步按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

　　第三步排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

　　行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

　　业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

　　第四步编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

　　第五步编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

　　第六步填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

　　公司档案管理办法档案管理制度

　　1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

　　2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

　　3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

　　4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

　　5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度

　　1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

　　2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

　　3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

　　4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

　　5、有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。

　　扩展资料：

　　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

　　12、其他方面。

　　归档时间

　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　档案分类

　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

　　4、常用的分类方法有：

　　（1）按产品型号分类；

　　（2）按设备型号分类；

　　（3）按科研课题分类；

　　（4）按工程项目分类；

　　（5）按专业性质分类；

　　（6）按组织机构分类；

　　（7）按时间分类。