企业职工档案整理规范

　　企业职工档案整理规范

　　1.建立档案管理制度，明确职工档案的管理范围、内容和管理流程。

　　2.对职工档案进行归档整理，按照职工姓名或编号建立档案袋，并标注职工基本信息、档案号码和文件分类。

　　3.在档案袋上贴上新人员入职申请表、个人简历、身份证复印件等资料。

　　4.按照职工的不同情况分别归档，如劳动合同、薪酬福利、考勤记录、奖惩记录、培训记录等。

　　5.把档案放在专门的柜子里，采用密封式保管，做到防潮、防火、防盗。

　　6.定期检查职工档案，及时补充新资料，废弃旧资料。

　　7.对于离职员工的档案，应按照规定存档，并在一定时间内保存。

　　8.对于特殊档案（如重要职务人员），应进行备份和加密处理，以确保安全性。

　　企业怎样规范员工人事档案管理

　　4月，人力资源部王经理应上海某小额贷款的聘请入职，组建人力资源部。入职后，王经理和总经理，高管，各部门经理沟通了解目前的人力资源状况，掌握了的组织架构，岗位设置，核心骨干员工等相关信息。为了更好的了解部门人员的配备情况，王经理开始了人事档案的清理工作。经过对内部清理，王经理发现，档案管理问题很多，有的员工没有档案，有的员工档案不全，还有的员工档案信息没有更新。请结合本案例分析，企业如何规范员工人事档案管理?

　　案例解析

　　人事档案管理，是指企业在员工招聘、调配、培训、考核、奖惩等工作中的有关职工个人经历、专业技术能力、工作表现以及工作变动等情况的文档性材料。在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

　　案例解析：员工档案管理是指对在职员工的入职信息，员工简历，劳动合同，薪酬调整，异动等资料管理的统称。人事档案管理的内容，包括：1、劳动合同。主要是劳动合同，竞业禁止协议，保密协议等。2、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括：个人简历表、履历表、员工登记表等。3、培训材料。内部培训、外部培训、专项研讨会等。4、岗位技能和学历材料。包括：评定专业技能的考绩，学历、学位、培训结业成绩。5、异动资料。包括，员工入职，员工离职，员工晋升，薪酬变更等资料。另外，由于员工档案记录员工个人在职信息，应该进行保密管理，主管领导调阅应该授权处理。此外，员工档案信息要注意信息变动后的更新。

　　国有企业职工档案管理办法

　　关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知

　　1992年6月9日，劳动部、国家档案局

　　各省、自治区、直辖市及计划单列市劳动（劳动人事）厅（局）、档案局、国务院有关部门：

　　为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务，现颁发《企业职工档案管理工作规定》，请遵照执行。

　　企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。

　　附：一、企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格

　　二、转递企业职工档案材料通知单及存根（本刊略）

　　企业职工档案管理工作规定

　　第一章总则

　　第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

　　第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

　　第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

　　第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

　　第二章机构和职责

　　第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

　　第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。

　　第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

　　第八条企业职工档案管理部门的职责：

　　（一）保管职工档案；

　　（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；

　　（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

　　（四）登记职工工作变动情况；

　　（五）为有关部门提供职工情况；

　　（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；

　　（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。

　　（八）办理其它有关事项。

　　第三章档案的内容

　　第九条企业职工档案的内容和分类：

　　（一）履历材料；

　　（二）自传材料；

　　（三）鉴定、考核、考察材料；

　　（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

　　（五）政审材料；

　　（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

　　（七）奖励材料；

　　（八）处分材料；

　　（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；

　　（十）其他可供组织参考的材料。

　　第四章档案的收集、保管和销毁

　　第十条职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

　　第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　第十二条企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。

　　第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。

　　第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

　　第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

　　第五章档案的提供利用

　　第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

　　（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

　　（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

　　（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

　　（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

　　（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

　　（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

　　第六章档案的转递

　　第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。

　　第十九条转递档案应遵守下列规定：

　　（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

　　（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。

　　（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。

　　（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

　　第七章附则

　　第二十条本规定由劳动部负责解释。

　　第二十一条本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。

　　附件一：企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格

　　一、档案卷皮（卷面、卷底各一页）

　　1、卷皮规格：长27．4厘米，宽20．5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8．3厘米；线眼中心距左侧边沿1．5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5．4厘米。

　　2、卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为：上下高6．5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相连接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。

　　4、卷皮颜色：应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色。

　　5、卷面项目：“企业职工档案”、“姓名”。

　　6、字体与距离：“企业职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里页印“注意事项”：

　　（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。

　　（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。

　　（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

　　二、档案袋

　　1、规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2．5厘米。

　　2、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。

　　3、袋面项目：“企业职工档案袋”、“姓名”、“制作单位”。

　　4、字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。

　　公司人事档案如何整理

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

　　库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

　　扩展资料：

　　1、员工基本信息登记。

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　2、员工入职相关审批文件。

　　3、员工各类证件。

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

　　6、员工在企业里的岗位异动记录。

　　7、员工调薪、奖惩记录。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件。