宁夏档案数字化扫描

　　宁夏档案数字化扫描

　　宁夏档案数字化扫描是指将宁夏各级档案馆和机构收藏的纸质档案资料进行数字化处理，以便于电子化存储、检索和利用。数字化扫描技术可以将档案文件转换成电子文档，包括图片、文字、音频等多种格式，并通过信息化手段建立起档案管理系统和数据库。

　　数字化扫描可大大提高档案资料的存储效率，减少了纸质档案的占地面积和物理保管成本，也方便了档案的查阅和利用。此外，数字化扫描还能有效保护档案资料的原貌性和完整性，防止因时间长久而导致的损坏和丢失。

　　宁夏档案数字化扫描工作已经开始逐步推进，并在某些领域取得了良好的成果，但仍需要进一步完善技术和设备，加强人员培训和管理，以提高数字化扫描的质量和效率。

　　干货：档案数字化加工，核心7大步骤，档案管理人必备！

　　档案数字化具体流程：从档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等过程实现全生命周期的自动化管理。

　　1、档案收集：按照档案形成的规律，把各企业单位分散的材料进行接收、征集、集中起来。

　　2、档案整理：根据不同需求，对收集起来的档案分类组成有序体系，规范化处理。

　　3、扫描录入：将有价值的档案进行分类扫描录入系统归档，采用中博奥档案管理系统，分类保管档案。

　　4、归档入库：根据国家档案分类要求标准，建立标准档案分类，进行归档。

　　5、档案利用：通过中博奥档案管理系统的借阅手续，是档案资料直接可以为各企业单位提供档案利用服务工作。

　　6、档案统计：运用中博奥统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势情况，可以了解和掌握档案工作总体情况。

　　7、档案鉴定：利用系统甄别档案文件的现实价值和历史价值以及年限，进行存毁的判断条件。

　　8、档案销毁：根据不同年限档案、不具有保存价值的档案，在系统上导出目录，将相对应的档案消除或销毁。

　　利用中博奥档案管理系统，一款专业的档案管理软件，中博奥功能涵盖档案收集、档案著录、档案查询、档案借阅、档案利用、档案统计、档案鉴定、档案销毁的全生命周期管理，适用于科技档案管理、人力资源信息管理、证照管理、客户资料管理、文件资料管理等等，同时还适用于自动化办公应用。基本上一个软件就能够满足一个企业当中，不同人员的办公需求。

　　档案数字化具体流程是怎样的？

　　所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。

　　1、数字化加工流程

　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

　　2、数字化建设的目标

　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。

　　3、数字化的意义

　　1)提高工作效率，降低档案利用成本

　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保护库存档案实体安全

　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

　　3)阳光政务提升形象

　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

　　档案数字化加工流程

　　前期档案整理

　　档案借出

　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。

　　目录数据准备

　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。

　　拆除装订

　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　页面修整

　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

　　档案扫描

　　扫描方式

　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。

　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　扫描色彩模式

　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。

　　扫描分辨率

　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　图像处理

　　图像数据质量检查

　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理

　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　图像存储

　　存储格式

　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。

　　图像文件命名

　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。

　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。

　　数据挂接

　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。