档案数字化的目的与意义

　　档案信息资源是全球，国家和地区信息的重要组成部分。在信息公开日益增加的现状下，档案馆的文化和社会性质逐渐增强，使用范围和对象也将逐步扩大。在这个信息时代，只有档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用，档案和档案工作的意义和价值才能得到充分体现。因此，我们必须根据相关规定，尽一切可能将仓库中的档案的历史信息转换为实用和有用的信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，最好适应形势发展的要求，着眼未来，使用数字化和信息技术对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

　　一、档案数字化的意义

　　1.文件数字化的含义

　　文件数字化是指利用计算机技术，扫描技术，OCR技术，数字摄影（记录，录像）技术，数据库技术，多媒体技术，存储技术和其他高科技技术，将各种载体档案资源转换为数字档案信息。它以数字形式存储，并以网络形式互连。

　　它由计算机系统管理，以形成有序结构的存档信息数据库。它提供了及时的使用并实现了资源共享。它是档案信息建设的重要组成部分。

　　目前，大多数档案馆保存的档案信息形式主要是纸质，缩微胶卷和底片形式。它仅适用于传统的管理和分发方法，即手动管理和点对点分发，甚至在编辑后也是如此。经过初步研究，编辑和发布档案及材料以实现面对面交流之后，覆盖范围仍然很小，无法跟上社会化进程。同时，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更加难以适应当代“数字生存”的局面。原始档案的数字化在现代管理，使用和传播档案信息方面具有非常重要的作用。

　　2.文件数字化的主要内容

　　①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

　　②载体文件的数字化，例如纸质文件，缩微胶卷，照片文件，音视频文件等的数字化，建立文件图像数据库或多媒体数据库；

　　③档案专项信息的收集与建设。

　　3.档案数字化的主要作用

　　①档案数字化是档案信息建设的重要内容，档案信息建设的核心是资源建设。资源建设包括两个主要任务：一是建立现有收集文件的目录数据库，并对重要的收集文件以及照片，录像和视频文件进行数字化；另一个是电子文件归档和电子文件管理。

　　②文件数字化可以有效保护原始文件。（一）用原件代替原件保护档案的原件；（2）将数码副本保存在不同的地方，并输出缩微胶卷以进行永久保存，这可以防止这些文件在自然或人为灾难中被破坏；（3）恢复文件材料的模糊和退化的笔迹，并修复损坏和不完整的照片文件

　　③文件的数字化可以改善文件的使用方式。（1）不再受“单独帐本”限制，可以同时向所有需要该文件的人提供文件；（2）可以通过计算机局域网或广域网远程传输数字图像文件，从而可以进行远程访问。扩大了档案使用空间，使更多的人了解档案并使用档案；（3）“时间”不再是限制，用户可以随时使用所需的文件。文件数字化后，打开的文件将联机，因此所有用户都可以随时在线使用文件信息资源。

　　④档案数字化可以丰富每个档案网站的内容。对于中国大多数在线的档案网站，在线信息资源普遍短缺，是一个普遍的问题。信息处理的深度不够。指导信息很多，实质性信息很少。为了改变这种尴尬局面，只有尽快收集丰富的信息并进行数字化。

　　⑤档案的数字化是从传统档案到数字档案的唯一途径。数字档案馆无疑是21世纪各级档案馆的发展方向。尽管仍在探索其具体的构成结构和组织管理模式，但其“馆藏”的数字特征得到了肯定，传统档案的数字化将成为其“馆藏”的重要组成部分。

　　二、对档案数字化的思考

　　将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

　　档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

　　做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

　　做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

　　三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。

　　档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

　　另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。