人工智能在企业档案管理中的应用

人工智能在企业档案管理中的应用

随着知识经济的蓬勃发展， 知识与信息日渐成为社会组织机构重要的经济资源以及获取竞争优势的战略重点。在日趋复杂而变化迅速的经济环境中， 企业的各类档案资源如果不去充分的开发利用， 则将失去其原本巨大的经济价值，甚至可能会使企业在今后的经济建设中承担更多、更大的风险。因此， 企业档案资源的开发和利用应该得到所有组织与个人广泛的重视。

同时，企业档案管理也必须改变以往消极、被动的管理方式 ， 强调积极、主动和智能化管理方式， 提升企业价值， 增强企业核心竞争力。

关键词：

企业档案、信息化、人工智能、云服务、数据处理

档案，作为社会进步与发展的重要组成部分，对经济、科技与文化的发展趋势、发展现状的归纳与概括发挥着重要的作用。现代化信息技术的广泛应用与推动下，信息资讯应用迅速发展，为企事业单位的发展与腾飞提供了条件。现代社会的档案资料已经实现了电子化和数据化，以数字形式存储的档案资料使用户可以很方便地进行检索和查阅，同时更有利于信息的保存。

人工智能技术在知识、数据与信息处理方面具有强大的优势。众多档案研究著作和专家团队是知识储备，多年的档案信息化、数字化建设成果是数据基础。时代背景下，AI应用于档案管理将是科技发展的必然。

一、当下企业档案管理工作现状分析

1. 企业对档案管理工作重视程度不足

常规的档案工作偏于默默耕耘，不易做出耀眼的成绩或者取得重大的突破。加之企业内部普遍存在过于注重业务工作而忽视其他辅助性工作的情况，这会导致档案管理只处在档案收集、保存等应付状态中，只有少数单位把档案搜集存档工作作为重要的工作开展。档案管理工作也流于形式，不论资金投入还是人员配置都亟待完善，造成档案管理工作过程中问题频发，企业档案丢失、泄的现象时有发生。

2. 档案管理方法落后

受传统档案管理方式的影响，我国很多企业的档案管理工作模式仍停留在手工操作阶段或是简单电子处理阶段，缺乏现代化专业的档案管理能力，只有简单的目录编制、资料统计和信息检索，不能合理运用计算机档案管理软件，随着企业档案数量的增加，如何在庞大的文件库中快速筛选出有效的资料信息，并对这些信息加以处理和利用，实现企业档案管理信息化，是当下档案管理工作亟待解决的问题。

3. 企业档案信息量过大，档案管理方式不当

目前，许多企业内部档案信息、数据形式多样，内容繁杂，主要有纸质类、影像类、电子类等档案信息形式，包括环境类、设计类、人力资源类、财务管理类等等多种档案内容，没有规范的管理制度和管理途径，致使档案数据信息过于混乱，给企业档案管理的收集集、整理分类等工作产生了较大的影响，造成档案管理效率低下，对企业的发展形成了一定的阻碍。

4. 企业档案数据信息缺乏明确的结构化分类

企业内部档案的非结构化现象严重。企业产生的许多内部数据和信息都需要纳入档案记录中，如果不对其加以正确及时的分类和整理，信息调用时就会增加搜索难度，进而影响档案资源的利用价值。因此，加强档案管理必须不断强化对非结构化数据信息的收集、整理和利用，促进企业内部档案资源的有效利用。

二、企业档案开发利用的难点

随着信息技术的发展，互联网中信息资源的数量以几何级数增长，而人工处理信息的效率则依旧停滞不前。在效率不对等的局面下，企业档案的开发利用面临着诸多挑战，主要难点如下:

1. 企业档案中的信息、数据和知识过载

2. 企业档案中的信息、数据和知识非结构化问题

3. 如何获取、转化企业档案中的隐性信息、数据和知识

三、人工智能在企业档案资源开发中的应用

1. 运用智能搜索技术解决档案信息、数据和知识过载

企业档案管理要求对组织内、外部的信息、数据和知识进行有效管理和最大限度利用，组织内部的信息、数据和知识仅是一小部分，组织外部的信息、数据和知识数量规模则更为庞大。

引入神经网络技术，以增强搜索引擎的能力，使它成为智能搜索引擎。智能搜索嵌入了神经网络和模式识别技术，搜索和定位知识是基于文本内容、含义和上下文的关系，快速而精确地搜索到更为有效的信息、数据和知识，满足个体信息需求，提供可扩展的信息、数据和知识传递系统，有助于解决企业档案中信息、数据和知识过载的困境。

2. 智能分类技术解决档案信息、数据和知识非结构化问题

智能化分类是管理非结构化信息、数据和知识的有效方式，按照一定的规则对大量的、重要的非结构化信息进行分类，使之容易定位、获取。信息、数据和知识的智能化分类可以先按照主题来划分，在每一个大主题下再细分为不同的小主题，由此而组成结构、分出层次。应用统计软件寻找文档间主要统计的相似性，把大量共享的关键词或短语的文档分为一簇，每一簇都成为一个代表给定主题实例集的抽象概念，然后用关键字和布尔表达式，进一步确定更细的主题。智能化分类可以快速、高效地从企业档案资源中找到所需信息数据。

3. 应用专家系统解决企业档案中隐性信息、数据和知识的挖掘、转化问题

专家系统是指利用计算机获得专家知识、模仿专家解决问题的推理过程来解决难题。专家系统涉及知识的获取、表示、推理和解释。当企业档案涉及的信息领域知识范围广、不易确定且关系错综复杂时，专家行为受限，不能用原始符号表示其逻辑和推理，运用计算机神经网络模式用于自动分析输入的历史数据案例，识别出产生专家规则的模式和关系，进而快速地获得企业档案中的隐性知识。

四、人工智能与档案管理的结合

1. 人工智能技术与档案管理现代化

在档案管理中，人工智能技术应用主要体现在专家系统、知识表达和自然语言处理上。目前除专家系统外，人工智能技术尚未达到精确模拟人类活动的水平，在档案检索领域也只是初步的应用，系统也不尽完善。一旦人工智能检索技术的应用展开，可以使著录标引规范化要求和技术难度相对降低，从而提高检索效率。

2. 超文本技术与档案管理现代化

超文本技术是一种友好接口技术，也是一种新的信息检索模型。目前，国外各大学的数学系、信息科学系、计算机科学系及人工智能研究单位，都为此投入大量人力、物力，取得了令人鼓舞的成果。国内对超文本技术的研究也在加紧进行，并引起技术领域的普遍重视。在信息检索方面，超文本技术打开了一条以联想方式实现检索的新途径。

3. 科学应用智能分类技术处理非结构化信息

由于非结构化信息的存在，其来源和语言格式在文本中存在巨大的差异，对企业准确、快速地获取和利用相关信息资源造成很大的阻碍。科学应用智能分类技术，需依据一定的要求和原则，对企业内部重要的非结构化信息资源加以整理分类，准确对其定位和获取。在具体的智能分类过程中，将非结构化信息资源每一个较大的主题划分为若干小主题，列出主题层次，形成整体的信息主题结构，并创建不同主题间的联系，依据主题分类制定相应的标准或规则，保持企业档案管理的科学性和有序性。

4. 合理应用知识服务系统模型管理隐性信息

知识服务系统模型即在企业档案管理过程中，使计算机系统能够集中管理分布式显性及隐性知识，获取针对信息，解决企业档案管理中的隐性信息资源难以获取和应用的问题。

知识服务系统模型包括对隐性信息资源的获取、推理、解释和显示等内容。其中，获取隐性信息资源是其运行的核心内容。企业通过利用知识服务系统模型，能够有效挖掘企业内部各项隐性信息，将其转化为企业所需的资源。结构化的隐性信息资源，可以在可视化的智能界面上利用语音或文本的方式与系统进行互动和交流。

五、档案管理中的知识服务系统模型的研究

1. 知识服务系统模型

知识服务系统是集专业化、个性化（满足不同场景下不同层次用户需求）、深层次于一体的智能服务系统，旨在根据用户需求重组碎片化领域知识，提供优质信息资源整合、智能检索(支持高精度检索)、知识多维浏览及网络展示等服务，解决信息资源纷繁分散、质量良莠不齐、海量信息处理速度慢、原始信息转化率低等问题。知识服务系统与档案管理系统本质区别是系统各处理阶段(包括知识获取、知识构建、知识推荐、知识服务、知识创新等)均一定程度实现智能化，用以提升知识转化增值度。

2. 基于人工智能的知识服务

区别于传统信息服务，基于人工智能的知识服务本质是通过计算机程序模拟人脑思考、决策以提供解决问题方案，降低人类重复性工作负荷、提升智力价值链传递效益。特征包括面向知识内容(基于逻辑获取并形成符合用户问题及环境需求且可自评的知识产品，而非基于简单提问和获取)、用户需求驱动(关注问题解决而非信息提供)、贯穿决策过程(按用户要求动态连续组织服务而非基于单方面一次性提供)、提供解决方案(非仅提供根据用户问题、情景加工的初始信息、数据或文本)、面向增值服务(强调创造性加工形成独特专业价值而非仅基于资源占有、规模生产等体现价值)。

3. 基于人工智能的知识服务系统模型

（1）知识仓库体系结构模型

知识服务系统的基础与核心是知识仓库，其直接影响知识服务系统的服务质量和效率。该模型包含知识获取层(基础信息资源层，用知识装入代理获取知识并存入知识库)、知识处理层(用知识引擎面向系统数据按用户需求加工处理知识)、用户激活层(用户基于用户界面触发个性化检索、个性化推荐等服务) 三层。

六、通过档案业务信息交流平台，逐步完善人工智能在企业档案管理中的作用

1. 遵循统一标准和规范

项目建设的最终目的是档案业务信息的综合利用，在建设中要遵循统一的标准规范，参照国际、国内标准，保证技术的标准性和规范性。

在保证先进性的同时，严格遵循相关标准规范。在技术上采用国际标准或工业标准，在系统设计中采用发展前景优秀的新技术，方便升级与设备维护。在管理上严格执行标准规范，保证各系统之间的信息共享、互通互连。另外，各种数据规范、代码体系也必须遵循国家和行业的相关技术标准。

2. 采用技术具有先进性、成熟性

立足于国际上最先进的系统设计思想，采用尽可能最先进的软硬件技术和开发工具、采用先进成熟的技术，并兼顾其他相关业务要求。适应更高的数据、多媒体信息的传输要求，使整个系统在一段时间内保持良好的运行潜力，以适应未来信息化的发展和技术升级的需要。

3. 遵循实用、经济的原则

建设过程中要遵循经济、实用的原则以及人性化设计。项目设计过程中，以操作简单、使用方便、成本投入低廉为主要设计目标。按照整体项目建设中子系统关于重要性、紧迫性的优先级，分阶段、有步骤的进行项目建设，尽量避免成本的重复投入及资金浪费，尽量利用现有资源。

4. 保证系统的安全性、可靠性

保证设备安全和信息安全，确保网络在出现故障时能迅速挽救和恢复。为保证档案业务交流正常工作，系统网络必须具有高可靠性。对网络结构、网络设备、服务器设备等各个方面进行高可靠性的设计和建设。

在硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的软件技术提供较强的管理机制、控制手段和事故监控、网络安全保等支持，提高网络系统的安全可靠性。应用防火墙、VPN技术、加技术和安全认证实现信息安全需求，双机热备份、磁盘阵列、存储网络实现信息的安全存储和数据丢失恢复。

随着档案信息资源业务的不断扩展，信息网络管理任务必定会日益繁重。因此，依托互联网技术，建立一个全面的档案网络管理平台，是未来档案管理工作的必经之路。利用人工智能去提高档案工作效率、增加信息处理和利用概率，使档案信息资源这个知识的海洋快速流动起来，从中吸取有价值的信息，为我所用，实现档案保存的深层次价值，是现代档案工作的实际意义所在。