档案的利用

档案利用要求

有关单位经办人员要求查阅退休人员档案，应凭单位介绍信和本人工作证，填写《档案查阅登记表》，经档案管理机构负责人批准后，由经办人员协助在阅档室内查阅。

    退休人员档案一般不准借出，特殊情况应由档案管理机构负责人批准，履行登记与核对手续后借出并限期归还。经办人员应及时核对归还的档案，如发现问题应立即报告，并责成借阅人恢复档案原貌直至追究其责任。

　　抄录和复制档案材料，应经档案管理机构负责人批准，由经办人员核实无误并加盖有“经核实与原件相符”字样的档案证明专用章后，与档案材料原件同效。

档案利用内容

　办理死亡退休人员的丧葬抚恤费和遗属困难生活补助费。

工作流程：先查询死者的档案是否托管，已托管的收取相关资料，没有托管的也要作好记录，即死者的姓名、身份证号码、死亡日期、是土葬还是火化、退休前的单位、联系电话等内容后，再告知资格认证科、企业待遇科停发养老金。

　　死者无供养遗属的需提供以下资料：

⑴ 火化证原件；

⑵ 火化费用发票原件；

⑶ 退休证原件和复印件；

⑷ 死者户口和身份证复印件；

⑸ 医学死亡证明复印件；

⑹ 办理人的联系电话；

　　死者有供养遗属的除了提供和无供养遗属相同的证件外，还需提供以下资料：供养遗属的一寸免冠登记照两张、户口簿、身份证、户口所在地社区证明（内容包括遗属姓名、年龄、住址、与死者的关系、有无收入来源、是否享受低保）、户口在异地的需要到当地社保局开具是否享受养老金的证明。

⑴和死者是夫妻关系的（其遗属在死者死亡当月女年满50周岁，男年满60周岁）需提供结婚证原件和复印件核对无误后留下复印件。 

⑵和死者是父子、父女或母子、母女关系的：需供养遗属提供身份证和户口簿原件及复印件。

在校学生需学校提供在校学生的证明；残疾人需有当地劳动部门提供的完全丧失劳动能力的医学鉴定证明。

办理工伤转退休

工作流程：每年年初到局工伤科打印当年工伤转退休的人员名单，将档案抽出，电话通知本人按月前来申请退休，需要携带身份证和户口复印件、一寸登记照两张等材料，填写《退休人员审批表》（一式四份），本人签字；携带档案与所有的材料到局养老科审批；再到医保处修改状态；最后到处企业待遇科进行待遇的计算，将所办的材料放入档案，填写《退休人员档案移交表》，编号上架。

办理复查工龄，并做好结果反馈及相关解释工作

工作流程：接待来访人员，倾听所反映的问题，要求提交一份书面材料，工作人员进行登记，并将材料放入档案中；每月携带档案到局养老科进行复查，并记录复查结果；整理复查结果，通过电话将结果告知来访人员。

办理更改户籍信息查询档案

工作流程：来访人员出示《退休证》，提供社区证明并有社区民警签章，即可复印档案相关材料。

办理经济房及拆迁房事宜查询档案

工作流程：凭公证处开具的《查询函》复印档案中亲属关系、退休审批表等材料。

提供退休人员子女入党、参军政审材料

每年5月至6月是高峰期。工作流程：上门政审的凭《介绍信》出具证明材料；来函政审的根据函件要求弄好后发函给对方。

申报退休人员退休前取得的正、副高级技术职称待遇审批工作。

工作流程：凭《退休证》和《职称证书》原件，收取复印件各一份，填写《退休前被评为正（副）高职高级专业技术职称人员调整待遇申报表》一式三份，于每月规定日期内将资料报局养老科进行审批并收取一份表格，其中一份交到处企业待遇审核科进行待遇调整次月享受，一份由中心存档。

　特殊情况特殊政策，如半工半读、民办教师、赤脚医生、幼教等。

工作流程：根据相关政策，重新审核这部分人员档案由局养老科进行审核，再将更改后的《企业退休人员审批表》交处企业待遇审核可进行待遇计算。

提供退休人员落实军转干部级别待遇材料

工作流程：军转干部办公室来人，协助查询，抽取所需查询退休人员的档案；退休人员来访，登记后每月集中送到局养老保险科进行审核，重新认定后填写《企业退休人员军转干部认定表》（一式三份），再交到处企业待遇科进行待遇调整。

提供办理计划生育奖励的退休人员材料

工作流程：凭《退休证》复印档案中《退休人员审批表》及《解除劳动合同书》。

提供退休人员补办《退休证》材料

工作流程：退休人员需携带本人身份证，复印《企业退休审批表》并盖章，再带近期登记照一张到局养老科进行补办。

为退休人员医疗清算提供材料

工作流程：退休人员补交医疗保险的，需携带本人身份证，复印《企业退休审批表》并盖章，再到医保处办理医疗清算手续。

协助相关部门，如民政局、医保处、教委、公证处等单位查询档案。

有的单位出台政策，退休人员退休后可以一次性补缴医并享受医保待遇，需要提供《企业退休人员审批表》复印办理补保手续；教育、卫生等部门为民办教师，赤脚医生、幼教等人员认定工龄也要查询档案。

其他临时性的问题

根据档案管理的法律法规，坚持有单位查询原则，谁需要查询谁出具《查询函》，提供相关材料。