档案利用的地域律——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之十一

档案利用的地域律

——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之十一

新《档案法》第十条：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。”这一条规定就决定了档案利用地域律的存在。因为，“各自分管范围内的档案”，规定的就是地方档案馆只分管本区域内的档案，而本区域内的档案一般情况下都是本区域内的利用者利用。实际是档案利用的地域律的存在是由档案馆“各自分管范围内的档案”的规制决定的。

档案利用具有一定的地域性。也就是对于甲地档案馆保存的档案，一般地来说乙地的档案利用者是不会去利用的，除非是在乙地产生的档案在甲地档案馆保存，或者原来生活工作在甲地的档案利用者后来到了乙地生活工作的，凡是来甲地档案馆利用档案的利用者，都与甲地档案馆保存的档案有着这样或者那样的关联。一般地说在当地产生的档案，只有当地的档案利用者会去利用，异地的档案利用者是不会去利用的。因为异地的档案利用者与这些档案毫无关系。

档案利用地域性的存在，实际上是限定了档案利用的空间范围，它把档案利用限制在一定的区域内，这是由档案的本质所决定的，是不可能被人为地改变的。

对于档案利用地域性，以往大都认为是档案馆所处位置具有地域性，而这种地域性限制了档案利用的范围。“在传统的档案利用服务工作中，许多珍贵的档案由于没有渠道让利用者了解和利用而静静地躺在档案架上，最终成为‘死’档案。网络的出现，革命性地打破了信息环境空间的限制”，“使得档案利用服务摆脱了地域的限制，影响范围扩展到无限大，为档案网站利用服务的未来发展拓展了无限广阔的空间。”

[1]“在档案馆网络化环境下，当档案信息的利用者要求档案工作人员为其进行咨询服务时，利用者所面对的绝不仅仅是他所在的某一个档案馆，他所面对的是整个的档案馆网络系统。因此，档案利用者所得到的服务的范围将是十分广泛的。”“档案利用者可以打破时间、空间（地域）的界限获取档案信息。”

 [2]实际上，档案利用地域性，不仅是档案馆所处位置的地域性，更是其保存档案的地域性，而这种档案的地域性，使得其利用者绝大多数都是本区域的，或者说这些具有地域性的档案，只对本区域的档案利用者有价值，对于异地的档案利用者并没有价值。

从中也可以看出，在档案馆网络化环境下，也并不能扩大档案的利用者到异地范围，如果有异地的档案利用者要利用的话，也大多是与该档案有关联的异地利用者，异地无关的利用者大多数是不会利用的。因而，正确认识档案利用地域性，对认识信息化在档案馆的作用将有积极的意义。

1档案产生和记录内容的地域性决定档案利用的地域性

档案利用地域性是由档案的产生和记录内容的地域性所决定的，档案利用地域性来自于档案产生的地方是当地的形成者所形成的，来自于档案所记录的内容是当地的形成者自身的工作生活记录。

1.1档案产生的地域性

档案产生的地域性是由于档案的形成和档案本身的特点决定的。从档案的形成来看，档案是其形成者在从事政务、生产、文化、科研、艺术等项活动中直接形成的，是形成者当时、当地的活动情况最原始的记录，它不是其他地方的活动情况，除了具有很强的原始性，也就是除了直接形成的外，还具有很强的地域性。“从档案形成的过程及其结果来看，它是当时、当地、当事人在活动中直接形成的，客观地记录和反映了当时的历史情况，反映了人们的思想和活动，是一种令人信服的历史证据”。

[3]“从档案产生与形成的目的来看，档案的产生与形成不是为了形成档案供人们阅读、欣赏，而是为了处理当时某种事务、进行某项工作、开展某项活动的需要而产生的。由于事情完毕之后对机关工作、经济建设、科研生产等方面仍有查考、凭证等功用，才归档保存起来，因而它具有很强的原始记录性。”[4]也就是说档案的产生形成是当地的机构、组织、个人为了某种事务、进行某项工作、开展某项活动的需要而产生的，是为了这些当地的机构、组织、个人的工作活动记忆备忘而保存的。这都说明档案的产生形成与其形成者的所在地息息相关。

1.2档案记录内容的地域性

档案是记忆备忘的工具，档案的本质属性是原始记录性，“从档案自然形成规律可知，档案的源实体——原始符号记录是在人类实践活动中直接形成的。即特定的形成者在当时当地进行某种活动过程中因活动的需要形成的可以记录或反映该活动的符号记录。该记录与其对应的人类活动具有同体性。”

[5]“档案是人类在社会实践活动中直接形成的，也就是特定的形成者在当时当地履行职能任务和进行其他活动时产生的，是随着工作活动的客观需要形成的，事情怎样进行，人们怎样活动，档案上就怎样记录。”

[6]档案作为记忆备忘的工具，记录的是档案形成者——机构、组织、个人在当地、当时进行工作生活活动的情况内容，这些档案记录的内容所涉及的对象也大都是档案形成者所在地的机构、组织和个人。比如当地机关文书档案，特别是当地行政机关的文书档案，所记录的内容涉及的大都是其所管理的行政相对人。再比如当地的民生档案，其记录的内容所涉及的也是当地的人民群众。因此，这些档案记录的内容都具有很强的地域性。

2从档案的作用看档案利用的地域性

档案界“多年来一直把档案的基本作用概括为‘凭证作用’和‘参考作用’”。[7]而“凭证作用”和“参考作用”有着很强的地域性，这是因为，档案是由某地的机构、组织、个人为了某种事务、进行某项工作、开展某项活动的需要而产生的，并且是为了某地的这些机构、组织、个人的记忆备忘而保存的。

2.1档案凭证作用的地域性

俗话说“空口无凭，立字为据”，这里所说的“字”，往往指的就是档案，说的就是档案的这种凭证作用。可见，从日常生活中人们已经体察到档案的凭证作用了。由于档案是记忆备忘的工具，是为了产生它的机构、组织、个人而记忆备忘保存的，所以，档案的这种凭证作用主要是对产生它的机构、组织、个人起作用，也就是档案凭证作用的地域性，它对其他地域基本没有凭证作用。

2.1.1档案对机关、团体、社会组织等单位的凭证作用。当地的档案中记载着当地的机关、团体、社会组织等单位行使职能的法律依据，处理事物的结果，重要事实的记录和大量的工作经验，当地的机关、团体、社会组织等单位需要借助于这些依据和经验去制定政策、处理社会、法律以及组织、程序等方面的问题。

没有这些记录，当地任何机关、团体、社会组织等单位都难以保证其决策、管理上的连续性和科学性。当地机关、团体、社会组织等单位的领导和业务工作人员，在熟悉情况、制定计划、研究案例、处理问题、总结经验时，大都需要从档案中查考先前的记载，从中得到依据，以保证工作的顺利进行。

当地的档案作为凭证，对维护当地的机关、团体、社会组织等单位应有的合法权益，同样起着重要的作用。档案中保存着各类凭证材料，如协议、合同、记录、单据等，这些原始凭证材料有的规定了当地的机关、团体、社会组织等单位在相互交往中各种社会关系、经济关系和政治关系，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务等，在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最有能力说明权益的归属，成为权威性的法律书证和物证而起着凭证作用。

档案的这种凭证作用基本上只对产生它的机关、团体、社会组织等单位起作用，尤其是维护合法权益的凭证作用最突出。即便是工作查考、管理决策等，也大都是对产生它的机关、团体、社会组织等单位起凭证作用，或者相关的单位或者个别非本地的相关单位起凭证作用，而对其他无关的单位或者非本地单位基本不起凭证作用。

2.1.2档案对个人的凭证作用。档案的凭证作用不仅对机关、团体、社会组织等单位有凭证作用，对个人一样具有凭证作用。特别是在维护个人应有的合法权益方面，起着诸多的凭证作用。档案中保存着各类凭证材料，如任职通知、派遣通知单、表彰、招生、招工、学历等等，这些原始凭证材料对证实了个人的任职、学历、经历、工龄以及工资、荣誉、福利待遇等诸多方面起着凭证作用，是维护个人合法权益最有力的证明。

近几年来民生档案工作的开展，民生档案的大量利用，都是档案在对个人发挥着凭证作用的表现。有研究者对民生档案的作用进行总结，认为：利用民生档案是“以办理民生事项为目的。需要查阅档案办理的民生事项可以概括为户、房、财、证等四大类。”“户：即办理户口、户籍等事项，是指当事人在办理申（迁）报户口时需要查阅有关的档案证明材料，比如，为子女、外地配偶申（迁）报户口时，需要查阅婚姻等有关民生档案，知青或其配偶退休要回上海需要查阅知青子女回沪审批档案等。房：包括房屋交易、房屋过户、退税、动迁、办理产证以及申请经适房廉租房等事项，受有关房地产调控政策的影响，需要当事人提供相关的房产、婚姻、造房、土地、动迁等档案证明材料。

”“财：即有关财产、财物、金钱、经济等方面的事项，当事人在遇到财产分割、析产纠纷及有关诉讼官司的时候，需要当事人有关的房产、婚姻档案作为直接证明；在申请各类补贴时也需要提供有关档案证明材料等，比如当事人退休后申请领取独生子女补贴或申请低保时，需要查阅婚姻、独生子女等档案材料。证：是指办理各类证件，在办理出国、移民、旅游等事项时，如果婚姻登记证遗失的话就需要补办结婚证或离婚证，到民政部门申请开具单身证明等，都需要查阅当事人的婚姻档案证明材料；另外在办理公证、再生育证时也需要相关的婚姻档案。”

[8]从这四类利用民生档案的作用中可以看出一个现象，这些民生档案的利用者与这些民生档案息息相关，它有一个特点，这些民生档案的利用者大都是产生这些民生档案所在地的利用者，也就是说这些民生档案的利用者的所在地与产生这些民生档案所在地是一个地域，它们高度重合。无论是婚姻档案、知青档案，还是房产档案、动迁档案等等，都是民生档案的利用者的所在地产生的，这些档案也只对这些当地的民生档案的利用者具有凭证作用，对无关的其他地方的民生档案的利用者是没有凭证作用的。因此，档案对个人的凭证作用也具有很强的地域性。

2.2档案的参考作用的地域性

2.2.1工作查考的参考作用。对于档案的工作查考的参考作用来说，这些档案基本上只对产生它的所在地的机关、团体、社会组织等单位可以发挥工作查考的参考作用，对其他地方的机关、团体、社会组织等单位很难发挥工作查考的参考作用。即便是可以推广的经验，也大都是通过会议文件材料交流的方式推广到外地的，根本不需要外地的来到产生档案的所在地进行工作查考利用其档案来总结经验后再带回去推广。这就是说档案的工作查考的参考作用具有很强的地域性，工作查考类的档案利用者主要是产生该档案所在地的机关、团体、社会组织等单位，而不是其他非产生该档案所在地的机关、团体、社会组织等单位。后者一般是不会去利用的，也不会对后者发挥档案的工作查考的参考作用。

2.2.2生产活动的参考作用。无论是普通档案，还是科学技术档案或其他种类繁多的专门档案，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督等情报信息。对制定经济计划、检查和总结生产情况、管理经验以及防止灾害等方面的工作，都是重要的参考材料。

“比如，有的地区，为了科学地规划和组织农业生产，查阅了几十年来的作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产进度、气象雨量、管理措施、灾情记录等，综合分析研究，制订出适应地区特点、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有的地方，查阅了历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防治经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，以至促进了农作物丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或‘有案不查’，以及有关的管理工作薄弱，以致生产上计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费，甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对于加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。”

[9]从上述档案生产活动的参考作用与所举例子来看，档案所发挥的生产活动的参考作用与其档案产生的所在地域息息相关。显然，从本地档案中记载的作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产进度、气象雨量、管理措施、灾情等记录，分析研究制订的生产计划，只能适应本地区。而不会适应其他地域，这些产生于本地的可以发挥生产活动的参考作用的档案，对于其他地域也就不能发挥生产活动的参考作用，所以，其他地域的档案利用者也就不会来利用这些档案。对于利用档案找出本地区发生灾害的规律和防治经验来防止或减轻灾害，以及作为工农业生产和经济管理的科学依据及参考借鉴等，也都是如此，这些档案只对产生它的地域可以发挥生产活动的参考作用。

2.2.3编史修志的参考作用。档案编史修志的参考作用，主要是针对省级以下的综合档案馆说的，尤其是市、县级综合档案馆。这里说的编史修志也是以地方专业史和地方志为主的。对于历史研究者来说，虽然，档案被历史学家称誉为“没有掺过水的史料”，但是，档案只是史料的一种，并非史料的唯一来源，“一些历史学家称道档案可以补史之缺，参史之错，详史之略，续史之无”。

[10]这实际上是历史学家对档案史料作用的客观评价，档案的史料作用在历史研究中也就是解疑改错，拾遗补缺的地位。这就是说档案的编史修志的参考作用并不主要针对历史研究者，也就是说历史研究者并不是利用档案编史修志的大户。档案编史修志的参考作用主要是对编写地方专业史志和地方志来说的，实际上利用档案编史修志的最大用户是编写地方专业史志和地方志，而编写地方专业史志都是本单位的利用本单位的档案来编写，如编写河南濮阳市档案志，则只有利用河南濮阳市档案局的档案全宗来编写，编写河南濮阳市财政志，则只有利用河南濮阳市财政局的档案全宗来编写。

而编写其他市的档案志、财政志就不会利用河南濮阳市档案局、财政局的档案全宗，除非河南濮阳市档案局、财政局的档案全宗中保存有其他市的有关档案。编写地方志同样需要利用本地方的档案，如编写河南濮阳市志，就只有利用河南濮阳市的档案，而不需要利用其他市的档案。除非其他市的档案中保存有河南濮阳市的有关档案。同样其他市编写地方志也不需要河南濮阳市的档案。因此，本地域的档案主要对产生它的地域发挥编史修志的参考作用。

参考文献：

[1]陈晓辉，赵屹，郭晓云著.档案网站建设[M].上海：上海世界图书出版公司，2014.：323.

[2]李文彬.档案馆网络信息咨询的思考[J].档案管理，2002（06）：8-9.

[3]上海市档案局编，杨红主编.档案管理理论与实务[M].上海：上海教育出版社，2016：22.

[4][6]朱玉媛编著.档案学基础（第二版）[M].武汉：武汉大学出版社，2008：14、14.

[5]丁海斌，方鸣，陈永生主编.档案学概论[M].沈阳：辽宁大学出版社，2012：18.

[7][9]吴宝康主编.档案学概论[M].北京：中国人民人学出版社，1988：51、53-54.

[8]丁红勇.浦东新区档案馆2013年档案利用分析[J].中国档案，2014（05）：61-63.

[10]郭树银.论档案工作若干问题[M].北京：人民日报出版社，1991：224.

（节选《档案馆利用五定律》第六章第一节）

文章来源于档案馆研究 ，作者刘东斌