医院管理类电子档案整理研究

　　医院管理类电子档案整理是近几年医院电子档案管理的重点内容，也是未来管理类电子档案管理工作的必然趋势，不仅有利于改善医疗服务，还能提高医院管理效果和工作效率。当前我国医院管理类电子档案在整理过程中面临着制度不健全、规范性不足、管理人员意识匮乏、数字化建设不力多种问题。对此，应通过完善管理制度、提高整理意识、规范管理体系、加强数字化建设等措施，整体提高档案管理水平，高效实现管理类电子档案的数字化、电子化。

　　医院管理类电子档案主要指因医院内部的设备和药物专利、政府报告、申请的有关证明以及内部管理事务等而建立的电子档案。随着网络信息技术的发展，管理类电子档案的整理也必将趋于系统化、科技化、信息化，然而医院内部的管理类电子档案种类繁杂、信息量大，加之制度规章不够完善，由此导致日常管理工作中存在整理难度大、工作效率低、管理不规范等多种问题。因

　　此，分析当前管理类电子档案的整理工作现状、完善有关制度、健全管理机制至关重要，这对改善医院服务和提高管理效率都具有积极意义。

　　一、管理类电子档案整理的重要意义

　　1.信息时代的必然趋势。随着电子信息技术的发展，各行各业都开始着手数字化建设。我国医疗体制的改革正在进行中，医院作为一种特殊性服务机构，其信息化程度早已成为衡量综合实力的重要标志之一。目前，多数医院内部都对病历档案、财务数据、人事数据等进行了电子化，电子档案整理工作趋于完善唧。管理类电子档案虽然不同于这些档案资料，但仍然是医院档案重要的组成部分，其中涉及的知识产权文件对医院的核心竞争力有重大价值，一旦发生泄漏，损失是惨重的；而政府文件的安全保管对医院的正常运营亦有非凡意义。因此，管理类电子档案整理工作电子化是当前档案管理的重点完善对象，也是保障医院正常有效运营的重要手段，更是未来信息化时代的必然趋势。

　　2.规范档案管理，提高工作效率。管理类电子档案数量多、种类杂，给档案分类整理工作带来了较大的困难，同时查找资料时操作也较烦琐，工作效率低，因此，电子档案的建立大大解决了这一难题。电子档案相对于纸质档案而言，具有多种优势，可复制性；操作方便；传输便捷；节约存储空间；利于共享。综合多种优势，只要对电子档案建立合理的分类方法和制度，便可充分发挥其优势，使管理类电子档案整理工作更加高效规范。

　　二、医院管理类电子档案整理工作中存在的问题

　　1.医院电子档案管理制度不健全。由于医院的重心是医疗工作，在完善的医疗规章制度的背后电子档案的管理机制就显得相对很薄弱，而没有健全的规章制度就很难实现真正的规范管理。目前，医院管理类档案管理工作中规范性不足之处主要体现在缺乏规范性的指导文件和有效的监管制度。管理类档案包括很多医院与政府组织的有关的活动等。我国医院举办一次活动后，最终记载的资料往往只限于活动结束后上交的文案总结，活动流程及活动中的视频、照片等细节资料多处于空白状态。这可能使部分工作人员形成敷衍工作的态度，影响举办活动的质量，因此监管制度也是必不可少，从管理制度上开始规范化才能解决根本问题。

　　2.缺乏合理完善的整理体系和机制。目前，我国医院管理类电子档案涉及医院内部各个部分的工作内容，按照国家规定分为32类，种类繁杂，整理难度大。但由于目前大部分医院并未针对管理类电子档案建立完善的分类方法和管理制度，诸如缺少专业、完整的分类体系。医院管理类文档主要包括内部药物和设备的开发及专利、政府颁发的各种证明、举办的各类公益活动等。目前主要整理形式是通过传统文字进行记录、分类、管理。若能充分利用当前的技术手段，对传统纸质档案的管理体系去粗取精，建立完善的电子档案整理体系和机制，对管理类档案进行合理分类和整理，则可大大减少管理人员的工作量，节约工作时间，提高工作效率。

　　3.缺乏医院档案整理意识。医院管理人员缺乏档案整理意识是实施过程中的又一障碍。由于医院的电子档案主要是患者相关的资料，加之受到整个医院的服务观念影响，很多档案管理人员在工作过程中更注重与就诊相关的档案管理，而对管理类档案资料整理意识较薄弱，重视程度不足。因此，必须从管理人员的认知上转变，才能改善目前的状况。

　　4.配套的软件和硬件设备不足。建立管理类电子档案对硬件和软件设备都有一定要求。首先，需要选择一个管理系统平台，由于管理类档案的文件类型众多，包括视频、图片、文字等，需要有一个包容多种格式的开发平台，以便于管理所有文件。同时，电脑配置需满足多台电脑能够同时连接一个数据资源圈102。1∞，所涉及的应用程序也应满足整理此类档案所需的功能。另外，电子档案的安全|生是最重要的，因此，密码、口令、指纹的设备需达到一定的安全级别。然而，目前多数医院并未达到此配置，或难以完全满足这些需求，这将要求医院根据需要积极完善硬件设施，并及时开发软件配置。

　　三、医疗档案信息共享背景下医院科研档案管理策略

　　1.完善管理制度和增强意识。完善管理制度建设是做好电子档案管理工作的前提。首先，需将管理类电子档案的整理工作渗透到医院各项日常活动中，从身边各项细节工作中开始搜集整理，避免电子资料整理时因资料不全而影响效率。其次，根据医院实际情况，结合有关电子档案管理规范，建立明确的管理制度和指导章程，使电子文件录入、分类、总结、归档等环节均做到有章可循。另外，应明确各级管理人员的责任，同时使上下级之间行监管之责，同级之间担相互监督之任，并把该制度的实行纳入个人考核。最后，还应不定期举办管理类电子档案的讲座和培训，提高管理人员业务能力的同时，也增强了其整理意识，最终使管理类电子档案制度从个人到整个医院均按制度规范管理。

　　2.建立规范的电子档案管理体系。档案管理工作规范化是电子档案管理的目标。对于管理类电子档案，规范化主要体现在几方面。首先是档案录入过程，这是保证电子档案的真实性和准确性的重要步骤，也是最容易出错的步骤，因此录入和检查都必须责任到不同的个体。

　　其次是分类系统的规范，这是整理工作中最重要的一个环节，由于管理类电子档案格式多样化，且内容较其他档案有所侧重，因此可根据具体隋况建立适合医院自身的分类标准，使所有电子档案都合理归档。再次，存储空间的规范分配也是重点内容之一，医院应该在现有的电子档案管理系统中专门设置管理类电子档案云存储空间，集中存储，集中管理，既便于检索，又能提高管理效率。最后，只有优秀的领导者才能使管理工作更规范有序，因此有必要内部培养一些具备数字化档案管理技术和意识的人才，了解本院的实情，也能发挥出更大的管理价值。

　　3.依托计算机技术加强数字化资源建设。在计算机技术高速发展的时代，管理类电子档案的管理应充分利用网络信息技术和数字化软件的优势，加强数字化建设管理。首先，由于管理类电子档案具有数量庞大、种类复杂等特点，可利用高科技技术创造无纸化的电子数据库。其次，应建立以法律为基础的电子档案安全机制，以遵守法律法规，杜绝档案破坏为前提，利用计算机技术，设置高级别的安全防护措施，实现电子档案的安全。

　　最后，资金投入是数字化资源建设和管理的基础，增投资金以满足相应的计算机硬件和软件需求才能达到相应的效果。管理类电子档案的整理工作贯穿于医院所有环节，虽然不是医院档案管理工作的重心，但是不仅是提升医院服务水平的客观要求，也是促进医院高效率运行的重要举措。现已进入信息化时代，管理类电子档案的整理工作也应充分利用计算机技术的优势，对有关资料进行数字化分类整理，是新时期档案管理工作的必然趋势。当前我国医院在管理类电子档案整理工作中尚存在些许不足，未来还需逐渐建立更健全的制度，加以完善，完全实现管理类电子档案的数字化、电子化。