浅议学校综合档案室建设

学校综合档案室硬件设施相对落后 ，档案结构不规范、不科学，档案搜集采集手段单一，管理方式落后 ， 专业档案管理人才缺乏，从业人员业务不精，思维方式陈旧，阻碍了学校综合档案室建设有序发展。加强档案硬件 建设 ，提高档案工作人员的业务技能，优化档案管理结构，改良档案管理方式，进而充分发挥档案在学校教育教学作的作用势在必行。

学校档案是学校各项活动和工作的原始记载 ，是 学校建设的重要组成部分。具有内容广、门类多的特 点，主要包括文书档案、教学档案、科研档案、实验档案、 会计档案、设备档案及声像档案等。

近年来，随着国家《档案法》、《普通高校卡当案管理工 作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规 制度建设也取得了长足的进步，学校普遍加大了档案 管理工作力度，改革了旧的档案分级管理模式，成立了 综合档案室，实现了学校档案的集中统一管理，为档案 管理现代化提供了有力保障，成为学校管理T作中不 可缺少的重要环节。

但是，也应当看到，目前学校综合档案室建设还存 在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：

（一）档案室的硬件设施相对滞后

少数学校综合档案室库室简陋，功能单一，“八防” 设施未能到位，办公条件较差，库室、办公、阅览也未能 实现三分开，档案现代化及档案保护设备配置不全，严 重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展。

（二）档案结构不规范 、不科学

从内容上看，综合档案室往往只注重对文书档案、教学档案和会计档案等相对“重要”的档案进行收集管 理，而对设备档案、基础性建设档案等档案资料搜集整 理采集力度明显不够；从载体上看，只重视纸质档案的 收集，而对声像档案、实物档案(如胶片、印章、锦旗等) 缺乏足够的重视。

(三) 档案管理方式落后

随着现代科技的迅猛发展，办公自动化、信息网络 化和通讯现代化给学校综合档案室的管理工作提出了 新的要求。但由于经费保障不够、设施不完善、管理人 员观念落后等原因，学校计算机辅助管理功能得不到有 效发挥，有些高校虽然给档案管理部门配备了微机，但 大部分的档案管理工作还是依靠传统的手丁操作，管理 和服务手段陈旧，效率低下，更谈不上管理方式从传统 作业型向现代管理型转变。

（四）档案管理队伍结构不合理。据统计，当前学校 综合档案室的管理人员中有95%以上的人员是“半路出 家”，缺少专业的档案管理人才，现在的从业人员基本没 有进行过系统的专业知识培训，缺乏专业理论知识，缺 乏学术 、史料研究和计算机管理的基本能力。这是学校 综合档案信息资源开发乏力，档案理论研究成果及档案的情况下，现场收集同随时收集相比，处于辅助地位， 但在归档制度不够健全或虽有归档制度而执行不够严 格的单位：现场收集则处于不可忽视的重要位置。根据 科研档案形成的一般规律和特点，科研档案的现场收 集工作主要应抓住以下三个环节 ：

1.年度总结。研究周期比较长的课题，往往在年末 进行年度试验研究总结，这是进行文件材料收集、归档 的好时机，应当切实加以把握。

2.阶段验收。对于一些能产生阶段性成果的课题 ， 往往需要进行阶段验收。此时，可由科研档案管理人员 在阶段验收时到现场进行收集T作。这样，一方面可以 对阶段验收时所形成的各种材料进行全面收集 ；另一 方面，可以对不合乎要求的材料随时予以纠正，切实提 高所形成材料的质量。

3.成果鉴定会。科研成果鉴定会是现场收集课题科研卡当案材料的重要环节。成果鉴定，标志着有关的文件 材料已经形成，该课题的研究工作告一段落。因此，一 方面要在成果鉴定前抓好科研档案材料的归档工作 ； 另一方面，档案工作人员要亲临鉴定会现场，做好科研 档案材料的收集 作，避免鉴定材料的意外丢失。

史料研究成果的数量少的重要原因。

（五）服务手段落后，观念陈旧

目前许多学校综合档案室工作中心不明确，业务工 作发展缺乏充分有效地协调，不少档案人员满足于看门 守摊、你用我调的传统服务方式和坐、等、靠的消极1二作 方法，不注重学习，观念陈旧、服务手段落后、方法简单， 已远不能满足学校和社会多方面的需要。 随着教育改革的深入 、信息化的发展和学校建设的 全方位提高，学校在管理、教研和基础性建设等方面，呈 现了多元化的发展特色。学校档案工作，也随档案的种 类不断增加而趋于复杂化和多样化。学校应充分认识 档案管理新特点，积极探索档案管理新模式，把档案工 作逐步纳人学校的整体发展规划，不断提高档案管理水 平，创新档案服务方式，努力为学校的发展和社会的需 求提供高效快捷及多方位的信息服务。

一、完善档案管理制度，规范工作秩序

学校综合档案管理工作作为一种动态的存在方式， 要考虑到它与其他_丁作的相互作用，结合学校教育实践 的有关特性和思想理念，应进一步完善综合档案管理工 作的各项规章制度 ，确定教学档案管理人员的职责范 围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其 积极的进取心。工作制度的建立要体现档案工作的专 业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范综合 档案管理行为，使学校综合档案管理工作步入制度化轨 道，并逐渐形成良好的运行机制。

二、加强档案队伍建设，注重素质提高

首先要努 力提高广大档案人员的政治素质 ，树立 “档案T作要服务于经济建设，注重经济效益和社会效 益”的服务观念，保持和发扬档案_[作者的优良传统，爱 岗敬业，恪尽职守，无私奉献；其次要加强对档案专业人 员的教育和培

第一：当今社会，档案的载体形态、管理程 序、技术方法等都发生了很大变化，这些变化对档案人 员的]_作能力提出了新的要求。学校档案部门要积极 创造条件，吸引专业人才，同时要加强对现职人员的业 务培训，尽快提高档案人员的业务水平和现代化管理技 能，使他们能够熟练使用计算机等现代化管理设备，成 为既懂管理又懂计算机的复合型人才；

第二：要不断强 化自身造血功能。抓住当前深化改革的机遇，建立自我 发展、自我约束的机制，推行一人多岗、一岗多责的质量 管理和目标管理责任制；第四，要加强兼职档案员队伍 建设。学校应明确兼职档案员在学校工作中的地位，并 就其配备、职责、考核、奖罚、培训、职务职称晋升等方面 作出具体规定，为兼职档案员设置岗位津贴，定期开展 档案T作检查评比活动，引进激励机制，充分调动他们 的工作积极性。

三、加大经费投入，创新工作方式

良好的工作环境是提高工作质量的重要保障，学校 应加大对综合档案室基础设施建设和现代化建设的资 金投入力度，进一步完善各项管理服务设施，不断提高学校档案管理现代化水平。档案管理人员应针对以往档 案管理工作中的薄弱环节，改进工作方法，对科研档案、 实验档案等难以收集整理的档案资料，采取跟踪收集等 有效方法，及时整理归档，为日后开展服务工作把好第 一关。学校各部、处都应支持档案部门的工作，帮助他们 疏通渠道，采取有效措施，使文书处理部门和科技文件 材料等部门的立卷归档工作真正做到制度化。

四、发掘档案信息，提供系统服务

学校综合档案室的专职工作人员作为档案服务工 作的主要力量，应牵头制定一系列切实可行的管理措施 和服务措施，牢牢把握学校和社会需求，挖掘库存信息， 广辟利用渠道，为学校和社会提供系统服务。一是要下 大力气搞好档案的编目和必要的档案检索工具的编制， 完善检索体系，从而实现多渠道、多角度检索；二是研 究、探索档案信息资料开发利用的手段和形式，开展对 档案中所记载信息的分析与研究；三是积极开展档案资 料的编研工作，通过编写本校档案全宗介绍、校史资料 等，宣传档案、介绍所藏档案的内容，开展库藏档案信息 的二次、三次加工，形成各种专题资料，以满足利用者从 不同角度查找的需要；四是认真做好日常的查档接待与 档案咨询工作 ，做到优质服务；五是经常了解学校和社 会工作的实际需要，开展“跟踪”服务，把服务工作做到 最需要的时刻。同时把学校档案及时向社会公开，使档 案资源得到充分利用，切实满足学校和社会的需要。

五、注重信息化建设，全面提高档案管理现代化水平

学校档案实现集中统一管理后，档案部门的库藏量 不断增加，信息量日益增大，过去那种依靠手工管理档 案的方式已完全不适应档案信息综合开发的需要，因 此，学校档案部门要全面改革传统的档案手工管理方 法，运用现代化管理的理论、技术 、方法和手段，采用现 代化管理技术，把计算机和缩微保护技术引入档案管理 和开发利用工作之中，逐步实现档案立卷、检索、编目、 统计、借阅等管理工作的计算机化，实现档案管理数据 库化、网络化和智能化，最大限度地满足学校和社会对 档案部门快速、准确提供档案信息的要求，不断开创学 校档案管理工作新局面。