浅谈事业单位档案管理的现状及对策

随着市场经济的发展，山西省在行政体制、机构精简、人事管理等方面发生了一系列的变化，这对事业单位档案的收集、管理、专归档、流向提出了新的问题。

档案管理；现状问题；对策

随着市场经济的发展，山西省在行政体制、机构精简、人事管理等 方面发生了一系列的变化，对事业单位档案的收集、管理、归档、流向 提出了新的问题。特别是近几年，计算机和网络的普及，越来越多的文 件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公方式产生的电子文件、图像 文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对 这种形势，如何管理好事业单位档案以实现向档案现代化管理方式的转 变，成为档案信息化建设中的一个重要问题。

一、事业单位档案管理问题的原因

(--)对档案工作的重视程度不够 有些单位学习和贯彻国家《嗤案法>及

(二.)档案管理基础业务比较薄弱 有的单位虽已建立和健全了档案的管理制度，但是没有真正落实： 档案整理不规范，组卷不符合规范要求，组卷混乱现象较严重：个别单 位未开展档案鉴定或不按法定程序擅自销毁应归档保存的文件材科等。

(三) 档案室的现代化管理设施相对落后 有些单位档案室库房简陋，还堆放易燃的杂物，空气污浊：有的办 公条件较差，档案室、办公室、接待室未实现三分开：档案现代化及档 案保护设备配置不全。

(四) 档案人员队伍不稳定。业务素贡不高 有些单位忽视档案工作的专业性，档案人员变动频繁，档案部门虽 然年年搞培训，而档案人员却年年是新手，到头来在这个岗位上搞来搞 去无能手。 伍)档案资源开发利用工作尚须加强 许多事业单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的 收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不丢失、不破损就算尽到 了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。

二、加强单位档案管理的对策 针对当前我省事业单位档案工作的现状及存在问题的实际情况，我 们应进一步加强和完善事业单位档案管理工作，着重抓好以下七方面的 工作：

㈠提高认识，加大对档案工作的宣传力度 加大档案宣传力度是搞好档案工作的基本前提。我们应通过经常学 习与宣传档案法律、法规和有关管理规定，提高各级领导和广大干部职 工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各 项事业得以持续发展的重耍基础，是不可再生和替代的信息资源，做好 档案工作是每位工作人员义不容辞的责任。

(二) 明确职责，健全档案管理机构和机制 健全的机构和机制是落实档案工作的组织保证。多年的档案工作实 践告诉我们，在各立档单位内成立综合档案室，确定档案分管领导、档 案室主任和档案人员，明确各自职责，并根据内设机构情况配备兼职档 案人员，形成档案管理网络，是符合当前档案室工作实际的。

(三) 依法治档，建立健全档案管理工作制度 建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学 化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去 规范档案工作；其次要用制度去保嘲当案工作。

(四) 确保经费投入，改善档案保管保护条件

由于我省部分贫困地区的经济发展比较滞后，有些单位档案保管条 件相对较差，受经济发展制约，短期内难以改善档案基础设施。档案工 作主管部门应加强督促，协助其积极向当地政府领导请示，给予经费支 持，逐步改善档案工作条件和设备，促使档案工作持续健康发展。对有 条件的单位，应积极投入足够的资金，改善档案管理设备条件，逐步实 现档案现代化管理的要求。 伍)稳定档案人员。增强和提高其综合素质 做好档案工作关键在于人。因此，稳定档案人员，提高档案人员综 合素质是档案工作摆脱困境的重要保障。首先要确保单位档案人员的相 对稳定。因为档案工作是一项专业性的工作，具有很强的实践性和操作 性，没有三、五年的“档龄”及丰富的实践工作经验，要想真正做好档 案管理工作，达到档案收集、管理的规范要求是难以办到的。其次要加 强学习更新知识结构，提高综合素质。一方面要加强职业道德的修养， 树立正确的职业道德观念，树立为社会发展服务的思想：另一方面要熟 练掌握信息技术。档案事业发展的趋势将促使档案人员从理论型、实干 型向技术型转变。

(五) 树立新观念，大力开发档案信息资源

打破原有的传统思想和管理模式，树立正确的工作方法和态度，积 极开发利用档案的信息资源，充分发挥档案的价值是大势所趋。单位应 主动出击，开展档案应用研究，既可根据本单位的需求。编写单位的发 展史、大事记汇编、组织沿革、先进集体与个人汇编等：也可围绕中心 工作与建设需要，宣传和总结单位改革的经验和业绩，为领导作好决策 的参谋。并通过网络等传播手段，提高单位知名度，促进单位的发展。 档案资料汇编还可为社会提供有效的信息服务。

(六) 采取有效措施，加决档案现俄化菅理进程

必须高度重视档案信息化工作，把它列入工作日程，投入一定的资 金，逐步配置信息化基本设备，同时要加强档案人员的计算机管理知识 培训，争取旱日将电子计算机、光盘、缩微、声像等技术应用于档案管 理。且前，美国、德国、荷兰等国对缩徼、多媒体电子文件档案的管理 已趋于成熟，我们可借鉴其先进的管理方法和先进技术，避免走弯路。 只有档案管理现代化技术广泛、有效地应用起来，才能最大限度地为本 单位各项业务工作和社会服务。展望21世纪，山西省事业单位档案管 理正面临着新的机遇和挑战，正大步走向市场经济，走向信息时代。因 此作为山西省档案管理的一个重要组成部分，我们应针对事业单位档案 工作存在问题和今后的发展进行理性的总结和思考，这对于进一步提高 敖省档案管理的整体水平，增强档案信息化建设，有效地发挥档案的利 用工作以及适应信息社会发展的需求都具有重要的现实意义。