如何做好科技档案整理

　　如何做好科技档案整理，科技档案整理工作的目标是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来。首先，我们需要了解科技档案的分类方法。最基本的有以下几种：按工程项目分类、按产品类型分类、按科研课题分类以及按专业进行分类。在具体的整理过程中，需要遵循组卷原则，即保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。同时，案卷内的科技文件材料要齐全、完整，签章手续完备，载体和书写材料应符合档案保护要求。针对不同的科技文件材料，如管理性科技文件、科研课题、产品、建设项目、设备仪器等，都需要按照其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。

　　此外，还需要注意一些特殊类型的科技档案的管理。例如，科学技术研究档案主要是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。对于这类档案，应根据《科学技术研究档案管理规定》进行有效管理和保护。

科技档案整理的简要概述

　　科技档案整理工作是一项系统性和规范性很强的工作，它涉及到科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。以下是对科技档案整理的简要概述：

　　1、组卷：

　　1）科研档案：按照课题的不同阶段进行组卷。

　　2）项目档案：根据项目的不同阶段和内容进行组卷。

　　3）设备档案：按设备的台（套）为单位进行组卷。

　　2、案卷排列：

　　科技档案案卷排列要遵循其形成规律，按照系统性、成套性的特点进行排列。

　　3、卷内文件排列：

　　1）文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。

　　2）对于图文混合文件，根据其内容和关系进行排列。

　　4、装订：

　　1）去除易氧化的金属装订用品。

　　2）对于破损的文件进行修复和托裱。

　　3）以件为单位装订的文件要在每件文件的首页右上角加盖档号章。

　　5、编写卷内文件页码：

　　1）以有效内容的页面为一页进行编号。

　　2）印刷成册的文件可以不再重新编写页码。

　　6、编制卷内目录：

　　列出卷内文件的顺序、编号、责任者、题名、日期等信息。

　　7、填写案卷封面和脊背：

　　包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限等信息。

　　8、填写卷内备考表：

　　记录互见号、说明、立卷人、立卷日期、检查人和检查日期等信息。

　　9、编制案卷目录：

　　是著录案卷内容并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表。

　　10、入库上架：

　　按照档案密集架从上到下，从左到右的顺序进行排列。确保为新增档案留有空间。

　　科技档案整理分类方法及档号编制方法

　　1、科技档案的分类方法主要有对象分类法和特征分类法。

　　1）对象分类法：以一个事务对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类。典型的形式有型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。例如，对水利工程项目进行分类时，可以采取地域（流域或水系）与工程项目两种分类方法相结合的方法，先按流域（水系）划分大类，再以每个流域（水系）上建造的工程项目为属类。

　　2）特征分类法：以科技档案的内容特征为依据进行分类。典型的形式有专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

　　在实际分类过程中，通常不会单纯使用一种分类方法，而是几种分类法结合使用，以确保科技档案的科学性、一致性和稳定性。

　　2、科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，用于反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。编制科技档案号的方法如下：

　　1）结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。

　　2）编注要求：

　　科技档案号的结构要清晰；

　　科技档案号代字的含义要明确；

　　科技档案号的位置要醒目。

　　3）编注程序：

　　设计科技档案号；

　　编制科技档案代字表；

　　纳入辅助代号。

　　科技档案整理的具体步骤和要求

　　科技档案整理的具体步骤和要求如下：

　　1、分类：首先，根据科技档案的内容、形式、时间等因素进行分类。常见的分类包括基建档案、设备档案、科研档案、产品档案等。这样可以方便后续的整理和管理。

　　2、分项目：在每个类别中，根据项目的不同进一步划分。例如，在基建档案中可以按照不同的建设项目进行划分，设备档案可以根据设备的类型或用途进行划分，科研档案可以根据科研项目的不同进行划分，产品档案可以根据产品的系列或结构进行划分。

　　3、组卷：按照项目结构、阶段或台（套）等进行组卷。在组卷过程中，要确保文件齐全、完整，签章手续完备，载体和书写印制材料符合档案保护要求。这样可以保证科技档案的完整性和可靠性。

　　4、排列：科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。例如，科研类案卷可以按照课题可行性等阶段进行排列，产品类案卷可以按照产品设计、系列、结构等进行排列。这样可以方便后续的查阅和使用。

　　5、装订：整卷装订或以件为单位装订。在每件文件首页空白处加盖档号章。这样可以方便对科技档案的管理和查找。

　　6、装盒：将装订好的科技档案放入档案盒中，并做好标签和目录。这样可以方便对科技档案的存储和检索。

　　7、编号盖章：对每个档案盒中的科技档案进行编号和盖章，明确其归属和所有权。这样可以确保科技档案的安全性和可追溯性。

　　8、编目入库上架：对每个档案盒中的科技档案进行编目，然后入库并上架，以便后续的查阅和使用。这样可以方便科技档案的管理和维护。

　　通过以上步骤和要求，可以有效地整理和管理科技档案，提高科技档案的利用价值和保护效果。