档案外包整理扫描怎么弄

　　档案在现代企业管理中的地位越来越高了，无论是商业规划还是人事任免都需要利用到档案。不过档案的内容五花八门，如果不进行系统化的整理是无法有效地进行利用的，但公司往往由于缺少专业化的档案管理专员而苦恼，所以今天咱们就来谈谈档案整理外包服务这件事吧。

　　档案可以分为不同的类型，如人事档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案以及各种专业档案。不同的档案类型对应着不同的分类整理方法，如人事档案，按照《干部人事档案工作条例》的规定，人事档案分为了十个大的类别：履历类；自传；考察考核鉴定；学历、职称、科研、培训类；政审审计类；党团类；奖励类；处罚类；工资、任免、出国、会议类、重要其他类。

　　文书档案按照部门、问题和保管期限分为了永久、定期30年、定期10年。要掌握正确的档案整理技能确实是一项比较困难的事情，如果单位没有专业档案专员，就需要找专业的档案整理外包服务平台了。

　　具体来说，档案整理外包服务包含了告知需要补充的材料，待材料收齐之后进行系统化的整理以及录入系统、数字化和装盒上架等服务。每一个流程还可以细分为不同的步骤。

　　由于档案的种类繁多，这里我们就以人事档案为例为大家说明档案整理服务的具体内容。首先档案整理不是乱整理，它是有一定的法律法规依据的。人事档案整理的规范大家可以参考《干部人事档案工作条例》中关于档案收集、分类的标准来进行整理。在人事档案中共计包含了履历类、自传、鉴定等十个大类的类别，所以我们首先需要对档案材料进行分类整理。

　　其次，在我们进行了系统的分类之后，还需要按照一定的标准进行排序和编写类号、件号和页号的工作。在人事档案的排序中分为了时间排序法和逻辑排序法两类排序方法，其中一类、二类、三类、四类、七类、九类和十类是按照时间排序法，五类、六类和八类按照逻辑排序法排列。

　　再次，我们进行了系统分类、排序和编码之后，需要借助计算机和专门的加工软件来编写目录，方便后期档案的查询和阅读，在编写目录的时候需要注意的是材料名称的准确性以及备注内容的填写。

　　最后，我们需要使用打孔机对档案进行打孔，并用专门的人事档案盒进行装订，贴好侧脊和姓名，这样一份完整的档案才算是整理完毕。

　　档案外包整理需要注意哪些事项

　　随着社会的发展和进步，档案管理对于各个行业都显得尤为重要。然而，由于各种原因，很多企业和机构的档案管理工作存在不完善和混乱的情况，因此很多人开始考虑将档案整理外包给专业公司。那么档案整理外包服务中有注意哪些事项？

　　1、选择合适的档案整理外包服务公司至关重要。档案整理外包服务公司很多，选择一家信誉良好、经验丰富的公司非常重要。可以通过查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、与其进行面对面的沟通等方式来准确评估其专业水平和能力。

　　2、要明确自己的需求和目标。在将档案整理外包给公司之前，需要明确自己的需求和目标，以及对整理后档案的要求。例如，需要整理什么类型的档案，是否需要数字化处理，是否需要建立档案管理系统，通过明确需求和目标，可以更好地和外包服务公司进行沟通和合作，确保能够满足自己的需求。

　　3、确保与外包服务公司有良好的沟通和合作。在整个档案整理外包的过程中，与服务公司的沟通和合作至关重要。要保持双方的信息畅通，及时沟通和解决问题，确保整个项目能够顺利进行。

　　4、保护档案的安全和隐私。档案整理外包服务涉及大量的机密和敏感信息，因此要确保档案的安全和隐私。在选择合适的服务公司时，还要了解其相关的安全措施和隐私保护政策。可以和公司签署保密协议，明确保护档案安全和隐私的责任和义务。

　　5、进行监管和评估。在整个项目完成后，需要对外包服务进行监管和评估。可以评估其整理的效果和质量，了解整体的满意度，以及与预期目标的差距。这样可以为今后的档案管理工作提供参考和借鉴，进一步提高档案管理的效率和质量。

　　综上所述，只有做到这些，才能确保档案整理外包服务工作能够顺利进行，并达到预期的效果和目标。

　　档案整理外包服务原则

　　随着企业的高速发展，来自金融机构、大型企事业单位的大量业务资料、凭证、单据等呈几何级数增加，档案整理外包服务以降本增效为特点，受到了很多企事业单位的青睐。档案服务外包需求日益增长，各类服务机构发展迅速但良莠不齐，选择档案整理外包服务要注意以下三个原则。

　　第一，合法原则。外包服务机构熟悉各项法规政策，不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包服务不得实施，能严格按照档案外包服务行业标准和规范开展服务工作。

　　第二，安全原则。外包服务机构拥有健全的安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损，或造成商业秘密和个人隐私被泄露。

　　第三，可控原则。外包服务机构能接受企业对档案服务外包工作全过程的监督监控，对外包机构的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，让档案整理外包服务的各项风险点都在可控范围之内。

　　第四，档案的整理必须保持文件之间的历史联系，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用；

　　第五，专业档案整理应该充分利用原有基础，不要轻易打乱重整，体现对档案来源的尊重；

　　第六，采用简洁有效的方法，使整理后的档案便于保管和利用。

　　如果您的企业有档案整理的需求，把握好以上六个原则，就可以挑选到称心如意的档案整理外包服务机构啦！

　　档案外包整理扫描的优势

　　作为一名资深的档案工作者，我在档案整理业务板块也是有很深的感受，每次和其他企业在档案工作对接时，也发现了很多问题。这期我们就来看一下，档案整理外包的优势有哪些？

　　首先就是档案整理外包机构在对档案政策的敏感度、专业性更强。就人事档案整理工作来说，我们常说的“档案十大类”分类看似简单，但是如果没有多年的工作经验实践，仅凭几天的短暂的理论培训，是无法按要求完成工作。每一份档案的情况都会有所不同，特别是有提拔或年代久远的干部档案，不仅材料内容复杂，很多纸质材料在分类上会存在一定的争议，一不小心就会放错类别。

　　其次，人事档案整理工作是一个漫长的过程，不仅耗费时间长，同时需要工作人员有足够的耐心。从档案的清点、核查，到十大类的分类，最后编目装订上架，每一步都是相互承接，特别是最后的二次审查抽查环节，错一步就可能重新开始前面的工序。

　　所以在选择档案整理外包公司时，不仅要看对方的资质是否齐全，同时需要从业人员有极强的专业度，对人事档案整理工作政策有熟练的解读，为企业提供有力的理论支撑。

　　首先，档案外包服务公司中心拥有丰富的经验和专业知识，能够为企业量身定制档案管理方案，确保数据的安全和完整性。

　　其次，档案外包服务公司配备了先进的技术和设备，能够高效地扫描、归档和存储档案，大大提高工作效率和准确性。

　　档案外包服务公司不仅解决了企业的档案管理问题，还带来了许多显著的好处。首先外包服务公司可以降低企业的运营成本。通过外包，企业不再需要投资大量资金购买设备和招聘专业人员，而是按需付费，灵活控制成本。其次，外包服务提供了快速响应和灵活的服务，能够根据企业需求随时调整工作量和服务范围。选择优质的档案外包服务公司至关重要。