档案信息是档案建设之必然

档案作为人类社会活动的产物，以其记录信息的原始性、真实性，成为信息大家族的重要成员。我们所处的信息爆炸时代更刺激了社会对档案信息的强烈利用需求。随着网络信息技术的发展，必然要求建立与之相适应的档案信息开发利用方式，为社会各项事业服务。

一、档案信息化建设的必要性

1.提升工作效率。信息化的档案为档案管理和利用提供 了极大方便。面对浩繁的纸质和实物档案，档案管理人员 应对繁重的工作，难免出现疏忽和遗漏。而档案信息化之 后，许多工作在电脑上就可以轻松完成，记录信息详尽且 快捷，大大提高了工作效率。

2. 改善档案管理。信息化使得档案管理由封闭转向开 放，让档案管理方式从档案的保管利用转变成档案的信息 化服务管理和采集，进而使档案资源科学配置，为社会提 供更高效的服务。

3. 方便检索查询。实现档案信息化后，关键词检索、分 类检索、年代检索等查询方法，可以轻易实现并能即时显 示检索结果。

4. 支撑科研活动。进行科学研究需要以科技档案作为参 考依据。科技档案的信息化将极大提高科技档案的利用效 率，进而节省科研时间。

5. 支持管理和决策。档案信息化还可以综合分析档案信息，从而为社会管理和决策提供支撑。

二、档案信息化建设存在的问题

1. 信息化的档案管理意识欠缺。信息化的档案管理指的是通过数字形式来处理档案信息，同时在网络协助下对其进行集中化管理。受传统管理模式与思维惯性影响，相当一部分档案部门，在信息资源建设与档案服务上，还是沿袭着传统的条块分割、重藏轻用的模式。仅仅关注本部门的档案信息管理，忽视全社会的信息资源整合。只强调档案信息网络设施的投入，却拿不出特有信息资源参与共享。如果信息化档案建设的目的，只在于将传统档案保管形式转变为数字化保管形式，而不改变信息利用方式，那么信息化的档案建设就没有实质意义了。

档案信息资源观念落后，网络技术保守。据报道，美国国会图书馆将馆藏“大事材料”转换成便于下载保存的 图像、文本形式，以满足社会的多样化利用需求。反观我国，网络档案服务仍以介绍馆独、查询目录为主。虽然国家对档案信息建设十分重视，但对信息共建共享还缺乏统筹规划、法律制度保障。不同地区、行业间的档案信息建设各自为战，重复建设浪费严重，整合起来也是困难重重。

2. 开发标准体系建设失衡。标准化是信息资源共享机制 的命门所在。必须对档案信息资源的标识、存贮、査询、 交换、使用、管理等各方面做出统一标准。标准化是信息 化建设的前提与基础。缺乏统一标准的系统与软件将严重 影响档案信息资源建设的健康发展。

3. 网络安全存在隐患。硬件设备、病毒软件、黑客入侵 是档案信息化建设的主要安全威胁。硬件设备与操作系统 的安全性是信息化建设的基础，软件服务水平是信息化建 设的表现形式，以防火墙技术、各种加密技术为代表的信 息安全技术是信息化建设的保障。不排除安全隐患，档案 信息安全就无法保障，网络共享信息资源只能是个梦想。

三、档案信息化建设方案

1. 提升信息化管理意识。档案工作者应树立科学的档案 服务理念，打破各自为政的局面，加强档案信息资源建设 过程中的联系与合作。把建设高质量、特色化、多元化作 为工作目标去追求，将分散的档案信息资源整合到一起， 成为造福社会的宝藏。目前，档案信息资源共享建设尚处 于探索阶段，需要科学规划、分步实施、循序渐进的过 程，绝不可能一蹴而就。

2. 统一标准规范，发挥整体优势。标准和规范是实现信 息资源共享的技术前提。通过对各种标准规范的制定和落 实，让分工协作以及技术应用有统一的依据，确保各项工 作可以紧密联系，获得最佳管理效益。档案信息资源共建 共享机制建设将在信息加工标准、信息记录标准、信息传 递标准、信息检索标准、信息处理控制标准的制约下，以 统一规范的形式，实现网络化信息交流与利用。避免出现 各自为政、互不兼容的现象。

3.建设复合型高素质人才队伍。在现实环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了巨大变化，计算机技术、通讯技术、网络技术日新月异，并且被广泛应用于信息采集、组织、加工等环节。这些情况无疑对档案工作人员的知识水平、业务技能提出了更高要求。客观上要求每位档案工作人员要有危机意识、创新意识、竞争意识，不断提高和更新自己的知识结构以适应时代新需求。根据档案自身特点，结合传统档案工作经验，依托网络环境与计算机技术，探索解决档案信息资源建设的新问题。在实践中培养、锻炼、完善队伍，造就出一批复合型人才，为档案信息资源建设打好坚实的人才基础。