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档案数字化加工是将传统纸质档案利用现代信息技术手段进行数字化处理的过程,包括扫描、识别、存储和管理等环节。这一过程旨在提高档案利用效率、保护档案安全、促进信息共享,对于实现信息化管理、文化遗产保护和社会发展具有重要意义。
国外数字化档案加工企业
一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理,比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复,编制材料的类号和页号,整理编码完成后仔细核查准确,防止漏编错编。
三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录,对完成的目录进行校对,确保转确率、避免出现错别字等,还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描,形成档案材料电子档原始图像。
五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整,比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对,并作图像高清刻作。
六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致,打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容,检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装,核查无误后将纸质档案封盒。
七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核,确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后,将电子档数据刻作入库,将档案纸质材料与电子档数据库移交。
总之,档案数字化加工是推动档案工作现代化、提升档案管理水平的重要途径,它可以帮助机构更好地保护和利用档案资源,促进信息共享和文化传承。随着信息技术的不断发展,档案数字化加工将在未来发挥越来越重要的作用,为社会发展和文化遗产保护做出更大的贡献。