档案整理是实现档案信息数字化的首要环节

只有经过严格的档案整理，遵循档案分类，制定标准，统一操作，将原有的档案整理成准确有效的档案信息，才能实现数字化的档案信息资源。2005年公司实施了"取消益图，取消晴图"的目标计划。档案部门与信息技术部门紧密配合，制定了《产品二底图扫描操作细则》，探作人员严格执行，并按照产品二底图幅面的大小进行分类，同一幅面中图号和修改指数按从小到大的次序进行排列。将公司在制柴油机产品底图全部按照不同图纸幅面存放的整理原则。逐一取图扫描，并做好扫描标识。经过九个月的努力，将几十种机型的十三万张柴油机产品底图全部扫描成tif 格式电子文件，按照指定位置存放，这样就形成了"柴油机产品电子图库"，即目前公司柴油机产品生产的关键图纸数据库。采用计算机与工程一体机网络化连接，实现电子图无纸化输出，建立了计算机网络化的"白图"输出模式，同时取消了晒图、取消底图库房，从此改变了传统的图纸管理和方式，初步实现了档案信息化管理模式。