企业档案资料优化归纳管理的相关措施

（一）加强档案管理工作人员的队伍建设，提高素质。若是想要企业的档案资料能够高效使用，那么首先就要加强对于档案资料管理人员队伍的建设，提高他们的整体素质。企业在制定档案资料管理人员的时候，应当选拔具有相关专业知识的人员来担当，不能随便指定，以防止企业档案资料管理遗失或者其他问题的产生。同时，档案资料管理人员在具有相关专业知识的同时，还应当具备一定的计算机操作能力和人事管理能力，保证档案资料管理人员能顺利开展工作。在档案资料管理人员正式上岗前，企业还应当展开入职培训，让入职人员了解企业的基本信息与相关政策，明确档案资料管理的责任划分，在入职人员入职之后，企业还应当定期对档案资料管理人员开展培训，保证档案资料管理人员的能力和水平与时俱进。同时，档案资料管理人员也应当以严格的标准要求自己，做到面面俱到，养成细致的意识，还应当定时对自己所保管的档案资料进行审查，保证档案资料不遗失。档案资料管理人员在日常的工作中不应当只是简单地保管资料和整理资料，还应该树立积极向上的心态，在工作中思考如何工作才能提升工作效率，并且要不断加强自己的专业能力水平，多多学习与企业相关的知识，提高自身的素质。

（二）明确划分职责，突出管理职责。档案资料管理人员应当以做好自己的工作为前提，不断学习新的技能，包括档案资料的管理技术等。档案资料管理人员的工作由于较为单一，在日常工作中只是搜集和整理企业的相关资料，但是由于企业中的图表和资料过于繁杂，难免会产生较大的工作量，这时企业就应该明确划分各个档案资料管理人员的职责，保证互不干涉又紧密联系，让企业的资料都能被完整归类。档案资料管理人员在学习新的管理技术后，也会有效提高自身的工作效率。档案资料管理人员在工作中应当认真严谨，保证企业资料的保密性，严禁出现资料外泄等情况。同时，档案资料管理人员应当明确自己的职责义务，保证工作不出差误，将责任落实明确，每个工作内容都有依据可查询。

（三）健全档案资料管理制度，保障企业高效运转。想要真正实现企业档案资料管理符合企业的发展需求，那么企业就应当建立健全档案资料管理制度，以保证企业能够高效运转。由于企业的档案资料管理与企业的日常运行密切相关，那么档案资料管理人员就应当根据自己的职责范围认真落实好每项工作。在对人事管理文件的处理上，档案资料管理人员应当严格保守关于资料的秘密。一名优秀的档案资料管理人员不仅应具有专业的知识，还应当具有职业信仰，守口如瓶，保证任何有关企业的机密资料都不会外泄。档案资料管理人员应当看好每一个档案资料文件，未经上级批准允许，任何人都不得翻阅自己保管的档案资料，在经过上级批准后，档案资料管理人员应当对来访人员进行登记，以保证日后有需要时可以查询到当天的具体访客。同时，档案资料管理人员在外来人员想要翻阅重要文件时，除了需要上级给予批准文件外，还应当注意文件的提供，档案资料管理人员不得随意提供给对方原件，只能提供复印件的翻阅，这是为了防止原件遗失或者其他不可估计的后果，对企业正常的生产运行造成影响。