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武汉智慧档案库房建设

时间:2024-06-26 作者:中博奥 来源:中博奥 点击量:

  智慧档案库房的建设是现代档案管理发展的重要趋势之一,它不仅能提升档案管理效率,还能保障档案安全和可持续性发展。随着信息技术的迅猛发展,传统的纸质档案管理已经难以满足大数据时代的需求。因此,建设智慧档案库房成为了必然选择。下面将为您介绍智慧档案库房建设的方案:

武汉智慧档案库房建设

  武汉智慧档案库房建设

  基础设施建设:包括建设标准化的库房建筑、电力供应、网络建设、空调系统建设等。

  智能化设备采购:包括自动存储设备、智能取货机器人、数据管理系统等。

  数据整合与归档:对已有数据进行分析整理,确定分类和归档方式,以便进行智能存储和检索。

  智慧化应用:通过构建关键词检索、智能推荐等功能,使用户能够快速高效地获取需要的信息。

  安全管理:建立完善的安全管理机制,包括物理安全、网络安全、数据备份等方面,确保档案资料的安全可靠。

  人员培养和维护:建立专业团队,进行培训和技术支持,保持库房的正常运营。

  总之,智慧档案库房的建设不仅能够实现档案管理的数字化、智能化转型,更能提升政府及企业的信息化管理水平,为国家治理现代化提供坚实支撑。

  智慧档案库房建设需要配备哪些设备

  智慧档案库房建设是现代信息管理的重要组成部分,它不仅仅是存放文件的地方,更是信息资源的重要载体和管理保障。为了有效运作和保障档案的安全性与可持续性,智慧档案库房通常需要配备多种设备和技术支持。

  1、智慧库房一体化管理平台

  中博奥智慧库房管理系统包含密集架操作(基本操作、档案定位、库存状态、借阅管理);安全管理(门禁管理、视频监控、报警处理、轨迹捕捉);漏水监测(漏水监测、漏水采集);消防检测(消防采集)等功能。

  2、安防设备(安防主机或门禁、监控终端设备)

  档案库房安全防护管理系统平台基于业界最先进、最全面的安防功能软件平台的基础上,不断开发完成。主要包括:档案安全保护智能防盗报警系统、档案库房智能动态视频监控系统、档案库房智能门禁管理系统。

  3、智能档案密集架

  智能型电脑多功能密集架自动控制系统集手动、电动、电脑控制于一体的最新光机电一体化产品,它具有结构先进、功能多样、操作简便的特点。由电脑控制系统、电子控制系统和机械传动控制系统三部分组成,技术水平具国内领先。

  4、温湿度采集设备、控制设备

  温湿度一体化测控系统具体主要由数据分配控制器、智能触摸导航屏、环境数据远程采集器、控制器、恒湿消毒净化一体机、吸顶式空调等外围设备组成。空气质量等级实时监测星级显示,PM2.5、甲醛、TVOC综合实时监测显示。内置初、中效及高效过滤器除尘、除异味、除甲醛、降解VOCS及有害气体,有效地净化室内空气。

  5、防水漏水监测设备

  档案室水浸漏水监测系统具有技术含量高、灵敏度高、可靠性强、操作方便等特点,而且适应性广泛。当有水溢出或检测到漏水时,立即发出信号提醒用户有漏水或溢水现象,请及时检修,以免造成不必要的损失。

  6、消防设备(消防主机或消防终端)

  智能防火报警、气体灭火系统由防火报警主机、气体灭火控制器综合管理完成,库房顶处安装烟感探测器和温感探测器采用双通道检测方式,在库房门外安装紧急启动按钮,当有火情发生时可紧急启动灭火装置,声光报警器安装在库房门外,当火情发生时会立刻发出报警警示,电话语音报警器安装在中央控制室,与借阅室电话联动。有火情时,电话自动拨通工作人员电话通知工作人员。同时发出指令控制七氟丙烷灭火系统进行灭火。

  总之,智慧档案库房的设备需求不仅涵盖了存储管理的便捷性和效率,更包括了信息安全和长期保存的可靠性。通过合理配置和技术应用,可以有效提升档案管理的整体水平,满足现代信息化管理的需求,促进信息资源的最大化利用。

  档案库房建设标准

  档案库房作为保存档案的重要场所,其建设标准的制定对于确保档案的安全、完整和有效利用具有至关重要的意义。科学合理的档案库房建设标准能够为档案提供适宜的保存环境,保障档案管理工作的顺利进行。

  一、档案室设施的基本含义档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

  二、档案室设施建设的基本原则从本单位实际出发,最大限度地维护档案的完整与安全,方便档案的利用。维护档案的完整,一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。维护档案的安全,一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。方便档案的利用,一是指运用计算机等现代化管理手段,提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

  三、档案用房建筑

  1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求。

  2.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

  3.档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

  4.档案库房要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。

  5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。

  6.档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm;窗应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗;当采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

  7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为200公斤/平方米以上,采用密集架时承重应不低于在500公斤/平方米为宜。

  8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

  9.档案库内严禁设置明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

  四、档案库房的安全防护

  1.健全制度:档案库房管理制度,包含库房日常安全管理,定期安全检查,每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查,每年对所保存的档案进行一次清点核对,并做好检查、清点记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

  2.防高温、防潮:档案库房温度控制在14-24℃,每昼夜波动幅度不大于±2℃;相对湿度控制在45%-60%之间,每昼夜波动幅度不大于±5%。库房内应配备温湿度仪,应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。

  3.防日光直射和紫外线照射:采用人工照明时,宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘,避免阳光直射档案。

  4.防有害生物:档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围,档案箱柜内应放置防虫、防霉药品,并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器,净化库房空气。为防虫和防鼠,管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

  5.防尘、防污染:档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

  6.防火:档案库房应配备消防器材,采用气体或干粉型,并定期检查更换。库房内严禁存放易燃易爆物品,严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范,8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查,确保万无一失。

  7.防盗:档案库房、箱、柜门应及时上锁,钥匙由档案管理人员保管,非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

  五、档案室设施设备配置及装具质量

  1.对于新建的档案库房应该安装质量符合国家标准、数量充足的档案3柜或密集架,并安装使用空调、去湿机、加湿器或专用的温湿度自控系统。

  2.应配备档案专用、高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备,可配备档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、消毒柜等设备。

  3.档案柜、架应适合放置A4、B5纸型、会计档案、基建图纸等各种类型档案,宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。

  4.档案柜、架排列的各部分尺寸应该达到以下要求:主通道净宽不应小于1.00m,两行间净宽不应小于0.80m,顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

  5.卷皮(盒)的印制使用应符合国家档案局颁布的“无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱”行业标准(DA/T24—2000)。为保证质量,档案卷皮(盒)应采用本区档案部门统一印制的档案卷皮(盒)

  总之,档案库房建设标准是保障档案安全和有效管理的重要依据。严格按照这些标准进行建设,能够为档案提供一个安全、稳定、适宜的保存环境,从而更好地发挥档案的价值,为社会的发展和历史的传承提供有力的支持。

  智慧档案库房建设的特点

  智慧档案库房建设在现代信息化背景下具有重要意义。随着信息技术的迅猛发展,传统的档案管理方式已经不能满足日益增长的管理需求。因此,智慧档案库房作为一种新兴的管理模式,逐渐受到广泛关注和应用。智慧档案库房建设的标准主要包括以下几个方面:

  库房更安全:运用人脸识别、智能门禁、红外检测技术,智能通过与安全防护系统对接,系统可实时记录通过不同途径进入库房的时间和人员,监控人员和库房安全。一旦发现陌生闯入,自动抓拍推送,同时锁定密集架,通过平台、短信、光波多重告警,筑牢档案安全屏障。严格遵守国家十防标准,全方面保障档案信息资源。

  环控更智慧:融合电子借阅信息,让库房提前进行通风。识别借阅人进入,语音自动播报,密集架自动打开,灯光自动定位。智慧环控,温湿度随自然气候进行动态调节,实现节能环保。

  管理更高效:引入RFID射频技术,RFID标签和识别装置(RFID门禁、手持机、盘点车)结合RFID系统,通过智慧库房系统,组成完整的实体档案的进出库管理,实现了档案保管的智能化。使档案进出库更加便捷,让档案盘点工作更为准确高效。

  智能档案库房密集架:智能型电脑多功能密集架自动控制系统集手动、电动、电脑控制于一体,具有结构先进、功能多样、操作简便的特点。

  智能档案库房防火灭火:实时获取消防状态,遇到火情后,不但可以第一时间启动灭火,还可以快速获取档案资料信息、重要程度,为档案抢救提供依据。同时,电话自动拨通工作人员电话通知工作人员。

  智能档案库房漏水检测:档案室水浸漏水监测系统具有技术含量高、灵敏度高、可靠性强、操作方便等特点,而且适应性广泛。当有水溢出或检测到漏水时,立即发出信号提醒用户有漏水或溢水现象。

  智能档案库房安全防护管理:档案库房安全防护管理系统平台基于安防功能软件平台的基础上,包含智能防盗报警系统、智能动态视频监控系统、智能门禁管理系统。

  智能档案库房温湿度调控:温湿度一体化测控系统,数据可视化让工作人员实时了解到库房温湿度变化,并及时根据数据信息调整库房温湿度。

  综上所述,智慧档案库房建设以其智能化、高效化、安全化和精准化的特点,为档案管理带来了质的飞跃。它不仅提升了档案管理的水平和服务质量,还适应了现代社会对信息快速获取和高效利用的需求。

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