工程档案电子化公司

　　在当今信息化快速发展的时代，电子化档案管理已经成为许多组织和机构提高效率、保障数据安全的重要方式之一。电子化操作不仅简化了档案管理流程，还使得信息检索更加快捷、精确。下面将为您介绍档案电子化的操作过程：

　　工程档案电子化公司

　　1、前期通常会涉及到纸质档案的电子化。如果量不是很大，建议大家购买扫描仪自行扫描，优点是可以节约成本。而且不少扫描仪自带的软件可以在扫描时设置为扫描文字可检索模式，这个功能特别有用。将这样的扫描件上传到电子档案管理系统里后，就能直接实现文件的全文检索了。

　　但如果档案量特别大，是百万级的，就建议大家寻找专业的档案数字化加工服务，先将档案转为电子类文档。

　　2、当纸质档案完成电子化以后，就轮到电子档案管理系统开始工作了。用户可通过系统提供的快速导入、批量上传工具,，将众多电子文件快速导入到档案系统里。

　　3、接下来，用户可以自定义档案的属性，为每个档案创建电子档案。例如纸质档案是人事档案，就可以将档案的属性设置为人员的基本概况，还可以加上纸质档案存放在哪个档案柜、档案保存期限等这些信息，还可以在档案里挂上他的电子档案扫描件、履历、照片等。

　　4、为了方便日后纸质档案的管理，可以将档案系统生成的案卷打印后贴到存放档案的档案盒上，全引目录也可以打印出来贴到档案柜上。每个档案都有自己的二维码，可将二维码打印并贴到纸质档案袋或档案盒上。

　　5、档案一旦建立完毕后，就进入日常使用中了。档案的日常使用主要是档案的借阅。如果只是查阅电子档案，那么可以为借阅人员设置电子档案使用权限，确保只有有权限的人员才能查看该档案的电子版本。如果需要借阅实物，可以用手机、扫描枪来扫描实物上的二维码，快速定位到系统里的电子档案进行借阅登录。

　　6、管理员可以通过录入、修改、借还等日志功能来定期了解档案使用情况，还可以对所有出错、丢失和销毁的档案进行统计，也便完整掌握档案的动向。

　　总之，电子化档案操作不仅为机构管理者提供了更高效的工作方式，同时也为长期数据保存和信息共享提供了可靠的解决方案。随着技术的不断进步和信息管理需求的增加，电子化档案管理将继续发挥重要作用，成为现代组织不可或缺的一部分。因此，各机构应当积极推进档案电子化进程，以适应信息化发展的趋势，提升管理效率，确保信息安全，促进工作效能的持续提升。

　　档案电子化方案

　　随着信息技术的飞速发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。为了提高档案管理的效率、准确性和安全性，实现档案资源的有效利用和共享，我们需要注意以下方案：

　　一、档案电子化的目标和意义

　　1.提高档案管理效率，减少人工操作和纸质档案的存储空间。

　　2.增强档案的安全性，通过加密和备份技术保障档案信息不被泄露和丢失。

　　3.方便档案的检索和利用，实现快速精准的查询。

　　二、档案电子化的实施步骤

　　1.档案整理与分类

　　对现有纸质档案进行全面整理和分类，制定统一的分类标准和编码规则。

　　2.数字化设备采购

　　配备高质量的扫描仪、数码相机等数字化设备。

　　3.人员培训

　　对相关工作人员进行数字化操作和管理的培训。

　　三、技术支持与保障

　　1.选择适合的档案管理软件

　　具备数据录入、检索、备份、权限管理等功能。

　　2.数据安全防护

　　采用防火墙、加密技术、定期病毒查杀等措施。

　　四、质量控制与审核

　　1.设立质量标准

　　明确数字化档案的图像清晰度、数据准确性等标准。

　　2.定期审核

　　对已完成电子化的档案进行抽检和审核。

　　五、成本预算

　　1.设备采购费用

　　包括扫描仪、服务器等硬件设备。

　　2.软件购买和维护费用

　　3.人员培训费用

　　4.其他可能的费用，如场地改造等

　　六、项目实施时间计划

　　制定详细的项目时间表，明确各阶段的开始和结束时间。

　　档案电子化是一项长期而系统的工程，需要各部门的密切配合和持续投入。通过以上方案的实施，将为单位的档案管理带来全新的变革，提升管理水平和服务质量，为单位的发展提供有力的支持和保障。

　　档案电子化中常见的扫描仪设备

　　在档案电子化的过程中，扫描仪设备起着至关重要的作用。这些设备不仅能够将纸质文档快速转换为数字格式，还能保留文档的原始质量和完整性。以下是几种常见的档案电子化扫描仪设备：

　　1.档案纸张不太好，比较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。

　　平板扫描仪（flatbed scanner），又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，达到扫描成像目的。

　　普通企业日常办公用的较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够对A4、A3纸张进行扫描，是常用的办公小助手。

　　平板扫描仪知名品牌有爱普生、佳能，国产的中晶也是扫描仪的老品牌，扫描质量不输日本品牌，另外，精益的平板扫描仪性价比也是极高的。

　　2.如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。

　　馈纸式扫描仪（sheetfed scanner）俗称高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页的将纸张进行扫描。市面上应用较广的有爱普生、佳能、惠普等进口品牌，国产有方正、紫光、中晶等。

　　相对来说，高速扫描仪，效率高，速度快，扫描的图片质量好，但成本相对较高。

　　3.在扫描的档案中，有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况，这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。

　　零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描，在扫描装订成册的对象时，纸张不必紧贴玻璃面板，并且扫描后的图像能够做到不变形，不失真。主要品牌有富士通、汉王、紫光、中晶等。

　　4.如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。

　　大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型图纸进行扫描，保持图像的完整性。

　　市面上大幅面扫描仪主要有卡莱泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡莱奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日图（Graphtec）五种品牌。

　　5.如果档案纸张粘贴有票据，或者项目有一些特殊要求，可以选择高拍仪。

　　高拍仪（high-speed photographic apparatus）可以通过拍照的方式，对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能，可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。市场口碑较高的品牌有紫光、枫林、良田、方正等。

　　6.对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。

　　非接触式扫描仪也称为书刊扫描仪，它通常指扫描元件与被扫描物品不进行直接接触，被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上，线性CCD的扫描方式对图像进行采集。主要品牌有亚博通、赛数、i2s、bookeye。

　　非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种已经装订成册，不方便拆订的纸张而设计的一种特殊结构的扫描仪。

　　总之，选择合适的扫描仪设备对于档案电子化至关重要。不同的设备在速度、分辨率、文件处理能力等方面有所差异，需要根据具体档案的特点和需求来进行选择。

　　档案电子化优势

　　在当今信息化快速发展的时代，档案电子化已成为许多组织和机构不可或缺的管理方式。它不仅提高了档案管理的效率，还在信息安全、空间利用、检索速度等方面带来了显著的优势。

　　1.提高管理效率

　　档案电子化使得文件管理更加便捷和高效。传统的纸质档案需要大量的物理空间存储，并且文件检索需要耗费大量时间。而电子化后，文件可以通过电脑系统快速检索，大大节省了管理人员的时间和精力。

　　2.信息安全性

　　电子化档案可以通过加密和权限控制等措施，保证信息的安全性和机密性。相比之下，纸质档案存在丢失、损坏和泄露的风险，电子化则能有效防止这些问题的发生。

　　3.节约空间与成本

　　电子化档案不再需要大量的物理存储空间，节省了组织的空间成本。此外，减少了纸张、墨盒等耗材的使用，降低了长期的管理成本。

　　4.便于备份和恢复

　　电子化档案可以进行自动化的定期备份，避免因突发事件而丢失重要信息。一旦需要恢复档案，也能够快速进行数据恢复，保证业务的持续性和安全性。

　　5.环境友好与可持续发展

　　减少了纸张的使用和废弃，有利于节约资源和保护环境，符合可持续发展的战略方向。

　　综上所述，档案电子化不仅提高了管理效率和信息安全性，还节约了成本和空间，促进了环境可持续发展。随着科技的进步和信息化的普及，电子化档案管理将会成为未来各行业普遍采用的标准。