河北档案数字化外包

　　在当前数字化转型迅速发展的背景下，越来越多的组织选择将档案数字化外包给专业服务提供商。然而，有效的管理对外包服务的过程至关重要，以确保数据安全、质量控制和服务效率。那么，该如何加强对档案数字化外包服务的管理呢？

　　河北档案数字化外包

　　1、构建完善体系

　　档案管理部门构建的制度体系主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。

　　2、加强档案资料安全保密

　　档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

　　3、建立完善的过程管理

　　档案管理部门应强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备；配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所；配备专业的档案柜，用于档案的临时存放；采用技术手段，对USB等外接接口实施禁用；操作人员的手机、相机、U盘等设备不准带入加工场所；涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续；对档案数字化成果交接过程进行严格监督。

　　4、档案管理部门要订立完善严谨的业务合同

　　档案管理部门在档案外包过程中应与外包公司签订完善的业务合同，主要包括外包模式、工作内容、质量要求、人员培训、服务报酬、责任划定、知识产权归属、违约后果、验收标准、保密协定、后续服务等。

　　通过以上措施，组织可以有效管理和优化档案数字化外包服务，确保数据安全、服务质量和成本效益的最佳平衡。良好的外包服务管理不仅可以提升组织的运营效率，还能为数字化转型奠定坚实基础。

　　选择档案数字化外包服务需要注意哪些

　　选择档案数字化的外包服务时，需要综合考虑多个关键因素，以确保选择合适的合作伙伴。档案数字化不仅涉及到信息安全和数据保护，还关乎文档质量、项目管理效率以及服务成本的控制。因此，选择合适的外包服务提供商至关重要，以下是一些需要注意的关键点。

　　首先，在档案数字化外包服务机构的选择上，需要做好安全保密工作，比如外包服务机构是否具有保密资质，不存在外资背景，不涉及外籍工作人员等，除此之外，对于进行档案数字化外包服务的工作团队，需要签订保密协议，并做好人员登记备案。

　　其次，开展数字化工作需要先制定好工作方案，从总体规划到具体的实施行动都需要做好精细化的管理，将档案数字化工作拆分量化，便于企业在进行档案数字化外包服务时做好监督管理工作。

　　最后，档案数字化服务离不开设备的支持，如完成电子目录录入工作的保密使用电脑，进行档案扫描工作的各类型号的扫描设备，进行信息化数据存放使用的管理查询软件及设备等等，都是在选择档案数字化外包服务时需要关注的地方。

　　总之，在选择档案数字化的外包服务时，综合考虑以上关键因素是确保成功的关键。通过谨慎评估和比较不同服务商的能力和信誉，您可以选择一个与您组织需求和期望相匹配的合作伙伴，从而确保项目的顺利实施和文档数字化的高质量成果。

　　档案数字化外包流程

　　在当今数字化时代，许多组织面临将传统档案和文件转换为数字格式的挑战。这种转变不仅提高了信息管理的效率，还为组织带来了更多的安全性和可访问性。因此，越来越多的机构和企业选择外包档案数字化服务，以确保这一关键过程的顺利实施。

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，档案数字化的外包流程不仅仅是技术上的转变，更是组织信息管理策略的升级。通过选择信誉良好的服务提供商，确保数据安全性和准确性，可以帮助组织在数字化转型中取得成功。这种转型不仅提高了操作效率和数据访问性，还为组织带来了未来发展的坚实基础。

　　档案数字化外包的好处

　　随着科技的进步和数字化的普及，许多组织和机构开始将其档案资料数字化外包给专业的服务提供商。这一趋势不仅简化了档案管理的流程，还带来了诸多实质性的好处。

　　1.提升信息管理效率：

　　快速访问与检索：数字化档案可以通过电子搜索工具快速定位信息，节省大量寻找文件的时间。

　　远程访问与共享：数字化档案可以轻松远程访问和分享，提高了工作效率和协作能力。

　　2.提高安全性与保护：

　　防灾备份与恢复：数字化档案可以进行多重备份和恢复策略，提升了信息的安全性和保护级别。

　　权限控制：可以通过权限设置控制谁可以访问和修改档案，防止信息泄露和不当使用。

　　3.节约空间与成本：

　　减少物理空间需求：数字化档案不再需要大量的物理存储空间，节省了办公场地和仓储成本。

　　降低管理和维护成本：减少了纸质档案的管理、维护和保管成本，如文件整理、保险等费用。

　　4.促进长期保存和可持续发展：

　　长期保存：数字化档案具备更好的长期保存能力，避免了纸质档案因时间和环境变化而衰退。

　　可持续发展：有助于组织向更环保、数字化的运作模式转型，符合现代社会的可持续发展需求。

　　综上所述，将档案数字化外包给专业服务提供商不仅提高了信息管理效率，增强了安全保护，还带来了显著的空间和成本节约。这种做法不仅适应了数字化时代的需求，也为组织提供了更加灵活、高效和可持续的管理解决方案。