广州档案电子化公司

　　在当今信息化和数字化快速发展的背景下，档案电子化成为了组织管理和信息存储的重要方式之一。档案电子化不仅提升了信息检索和利用效率，还能够有效保护档案的安全性和完整性。下面是关于档案电子化的操作过程：

　　广州档案电子化公司

　　1、前期通常会涉及到纸质档案的电子化。如果量不是很大，建议大家购买扫描仪自行扫描，优点是可以节约成本。而且不少扫描仪自带的软件可以在扫描时设置为扫描文字可检索模式，这个功能特别有用。将这样的扫描件上传到电子档案管理系统里后，就能直接实现文件的全文检索了。

　　但如果档案量特别大，是百万级的，就建议大家寻找专业的档案数字化加工服务，先将档案转为电子类文档。

　　2、当纸质档案完成电子化以后，就轮到电子档案管理系统开始工作了。用户可通过系统提供的快速导入、批量上传工具,，将众多电子文件快速导入到档案系统里。

　　3、接下来，用户可以自定义档案的属性，为每个档案创建电子档案。例如纸质档案是人事档案，就可以将档案的属性设置为人员的基本概况，还可以加上纸质档案存放在哪个档案柜、档案保存期限等这些信息，还可以在档案里挂上他的电子档案扫描件、履历、照片等。

　　4、为了方便日后纸质档案的管理，可以将档案系统生成的案卷打印后贴到存放档案的档案盒上，全引目录也可以打印出来贴到档案柜上。每个档案都有自己的二维码，可将二维码打印并贴到纸质档案袋或档案盒上。

　　5、档案一旦建立完毕后，就进入日常使用中了。档案的日常使用主要是档案的借阅。如果只是查阅电子档案，那么可以为借阅人员设置电子档案使用权限，确保只有有权限的人员才能查看该档案的电子版本。如果需要借阅实物，可以用手机、扫描枪来扫描实物上的二维码，快速定位到系统里的电子档案进行借阅登录。

　　6、管理员可以通过录入、修改、借还等日志功能来定期了解档案使用情况，还可以对所有出错、丢失和销毁的档案进行统计，也便完整掌握档案的动向。

　　总之，档案电子化是现代信息管理的重要手段，通过规范的操作过程和科学的技术手段，可以有效提升档案管理的效率和质量，进而推动组织信息化建设的深入发展。

　　档案电子化流程

　　在当今信息化快速发展的时代，档案电子化已成为许多组织和机构管理和存储信息的重要方式。传统的纸质档案管理面临着诸多挑战，如空间占用大、检索效率低下以及档案安全性难以保障等问题。因此，越来越多的单位开始将档案电子化作为提升管理效率和服务质量的关键举措。

　　一、利用计算机及相关软件为已经整理过的档案输入目录。这一阶段是整个干部人事档案数字化的基础，它起到了承上启下的作用，对上可以检查纸质档案是否整理清晰准确，对下可以为下一步扫描做好准备。

　　二、在对档案输入目录之后，我们要做的是利用扫描仪按照已经录好的目录将纸质档案逐页扫描，在此过程中需要注意的是扫描的图像要求完整，即不能漏扫部分档案内容。

　　三、干部人事档案数字化全流程的第三步是修图，将上一阶段扫描过的图像去除黑边、装订空及调整颠倒顺序等等，使档案图像能够被准确识别和利用。

　　四、将已经数字化的纸质档案进行装订和上架，数字化档案进行安全保存，一般是存储在移动硬盘或者档案级的光盘中。

　　总之，档案电子化不仅是信息化时代的必然选择，也是组织管理和服务效能提升的重要途径。通过合理的电子化流程设计和严格的安全控制措施，可以有效提升档案管理的效率和可靠性，更好地满足各方面的信息管理需求。

　　档案电子化原则

　　数字化档案不仅可以提高信息的可访问性和可持续性，还能有效保护历史文化遗产，促进学术研究和公共服务的发展。然而，要确保数字化档案的质量和长期保存，必须遵循一系列科学的原则和方法。

　　一、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。

　　档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　二、实用性原则

　　针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　三、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　四、安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　五、共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。

　　因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。

　　总之，档案数字化不仅仅是将纸质档案转化为电子文档那么简单，它是档案管理现代化进程中不可或缺的一环。只有坚持科学的数字化原则，才能确保数字档案的真实性、完整性和可信度。

　　档案电子化优势

　　在当今数字化和信息化的时代，档案电子化已经成为许多组织和机构管理和保存文件的主流方式。电子化档案不仅提升了信息管理效率，还为信息共享、保护和长期保存提供了新的解决方案。档案电子化的优势主要包括以下几个方面：

　　1.节省空间和成本：

　　传统纸质档案需要大量的物理空间来存放，并且需要定期维护和保护。电子化档案可以通过数字存储，大幅减少物理空间需求，节省租赁成本和管理费用。

　　2.便于检索和共享：

　　电子化档案可以通过关键词搜索和索引功能快速检索所需信息，大大提升了检索效率和准确性。此外，电子档案也更容易进行远程访问和分享，方便多地点和多部门之间的合作和沟通。

　　3.信息安全和保护：

　　通过密码保护、权限控制和加密技术，可以有效保护电子档案的安全性。相比之下，纸质档案容易受到盗窃、损坏或灾害的影响，电子化档案能够提供更为可靠的保护机制。

　　4.持久性和长期保存：

　　电子化档案可以通过备份和归档技术实现持久性和长期保存，避免了纸质档案因时间和环境的影响而腐败、退色或丢失的问题。这对于历史文献和长期研究的保护尤为重要。

　　综上所述，档案电子化不仅能够显著提升信息管理效率和安全性，还能为组织和机构带来经济、环境和管理上的诸多好处。随着技术的进步和应用范围的扩展，电子化档案将在未来继续发挥重要作用，成为现代组织管理和文化遗产保护的重要手段之一。