山东档案数字化外包公司

　　随着档案数字化需求的不断增长，许多企业和机构选择将档案数字化工作外包给专业的公司来完成。然而，市场上的档案数字化外包公司众多，服务质量和专业水平参差不齐，那么，我们该如何选择一家适合的档案数字化外包公司呢？

　　山东档案数字化外包公司

　　首先，在档案数字化外包服务机构的选择上，需要做好安全保密工作，比如外包服务机构是否具有保密资质，不存在外资背景，不涉及外籍工作人员等，除此之外，对于进行档案数字化外包服务的工作团队，需要签订保密协议，并做好人员登记备案。

　　其次，开展数字化工作需要先制定好工作方案，从总体规划到具体的实施行动都需要做好精细化的管理，将档案数字化工作拆分量化，便于企业在进行档案数字化外包服务时做好监督管理工作。

　　最后，档案数字化服务离不开设备的支持，如完成电子目录录入工作的保密使用电脑，进行档案扫描工作的各类型号的扫描设备，进行信息化数据存放使用的管理查询软件及设备等等，都是在选择档案数字化外包服务时需要关注的地方。

　　综上所述，选择档案数字化外包公司需要综合考虑多方面的因素。通过对公司资质、技术实力、经验案例、数据安全保障、服务质量和价格等进行全面的评估和比较，我们才能够选出一家能够满足需求、保证质量、确保安全且价格合理的档案数字化外包公司，为档案数字化工作的顺利开展和成功实施提供有力保障。

　　档案数字化方案

　　随着信息技术的飞速发展和广泛应用，档案数字化已成为当今档案管理的必然趋势。档案数字化是将传统的纸质档案、声像档案等各种形式的档案资源转化为数字形式，通过计算机技术、网络技术等进行存储、管理和利用，以提高档案管理效率、保护档案原件、拓展档案利用范围和提高档案服务质量。

　　首先要确定的是我们的档案数字化数量是多少，具体的截止日期是哪天，也就是给我们自己留出多长时间来完成此项工作。这样在我们把目标确定之后才好倒推整个档案数字化工作方案。

　　以人事档案为例，比如我们目前有200份左右的档案需要进行数字化，时间上有一个月的时间给我们。首先我们确定了这两点信息，接下来我们还需要知道的是我们准备投入多少的人和物以及效率问题，这样能够细化我们每天的工作量，只要我们每天能够完成规定的任务量，那总体的任务就一定能够完成。

　　值得注意的是我们还需要留出足够的时间来进行复核检查，这是因为每个人做事的细节多多少少都会存在差异，即使我们事前进行过统一的培训也会存在，不可避免。同时复核也是我们发现问题解决问题的最好途径，复核可以通过人工和系统来进行，避免出错。

　　当然，如果您的公司因为配备专业的档案人员或者工作繁忙无法抽调足够的人手来进行档案数字化，那也可以将此项工作外包给专业的档案公司来处理，让专业人来处理专业事。

　　总之，通过以上档案数字化方案的实施，将全面提升[您的单位名称]的档案管理水平和服务能力，实现档案资源的高效利用和长期保存。同时，在实施过程中，我们将不断总结经验，优化流程，加强管理，确保档案数字化工作的质量和安全。

　　档案数字化流程

　　档案数字化是将传统的纸质档案、图像、音频、视频等各类档案资料转换为数字格式，以便于存储、管理、检索和利用的过程。科学合理的档案数字化流程是确保数字化工作质量和效率的关键，对于实现档案资源的信息化管理和高效利用具有重要意义。

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，以上档案数字化流程覆盖了从档案整理、扫描、图像处理、数据录入到质量检查、数据存储与备份等各个环节，能够确保档案数字化工作的顺利开展和高质量完成。

　　档案数字化外包的好处

　　在当今数字化时代，档案数字化已成为档案管理发展的重要趋势。对于许多企业和机构而言，选择将档案数字化工作外包给专业的服务提供商具有诸多显著的好处。以下将为您详细说明档案数字化外包的好处。

　　1.专业技术与经验优势

　　专业的档案数字化外包服务提供商拥有丰富的经验和专业的技术团队。他们熟悉各种档案类型的数字化处理流程，掌握先进的扫描设备、图像处理软件和数据管理系统。能够确保数字化工作的高质量、高效率完成，相比内部团队临时组建进行数字化工作，外包能够减少因技术不足和经验缺乏导致的问题。

　　2.节省成本与资源

　　自行开展档案数字化工作需要投入大量的资金用于购买扫描设备、软件、存储设备等硬件设施，以及招聘、培训专业人员。而将档案数字化外包，企业或机构只需支付服务费用，无需承担长期的设备维护、人员管理等成本。此外，外包还可以避免因数字化项目而占用内部的人力、空间等资源，使企业能够将有限的资源集中投入到核心业务中。

　　3.提高工作效率与速度

　　专业的外包团队具备成熟的工作流程和高效的项目管理能力，能够快速组建团队，制定合理的工作计划，并迅速展开数字化工作。他们可以在短时间内完成大量档案的数字化处理，大大缩短项目周期，使数字化后的档案能够更快地投入使用，提高档案的利用价值。

　　4.确保数据安全与保密性

　　正规的档案数字化外包公司通常有严格的数据安全管理体系和保密措施，能够对档案在数字化过程中的安全和保密性提供保障。他们会采取物理隔离、数据加密、访问控制等多种手段，防止档案信息的泄露和滥用。并且会与委托方签订保密协议，明确双方在数据安全和保密方面的责任和义务。

　　5.符合行业标准与规范

　　专业的外包服务提供商了解并遵循相关的行业标准和规范，如档案数字化的分辨率、格式、著录标准等。他们能够确保数字化后的档案符合国家和行业的要求，有利于档案的长期保存和跨系统、跨平台的利用与共享。

　　综上所述，档案数字化外包具有专业技术、成本效益、工作效率、数据安全以及符合标准规范等多方面的好处。对于那些希望快速、高效、安全地实现档案数字化转型的企业和机构来说，选择专业的外包服务是一种明智的决策，能够为档案管理工作带来新的活力和价值，推动档案事业更好地适应数字化时代的发展需求。