郑州数字化档案服务中心

　　档案数字化是许多组织和机构不可或缺的一部分，随着信息技术的迅猛发展，传统的纸质档案管理面临着很多挑战和限制。因此，采用现代化的档案数字化方案，不仅可以提高信息管理效率，还能够确保数据的安全性和长期可访问性。下面将为您介绍档案数字化的方案：

　　郑州数字化档案服务中心

　　1.应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

　　2.纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

　　3.宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。

　　4.纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

　　综上所述，档案数字化方案不仅是信息管理现代化的必然选择，也是机构发展和运营效率提升的关键举措。通过数字化，可以极大地提升档案管理的效率和准确性，降低管理成本，同时确保数据的安全性和长期可访问性。

　　档案数字化如何防止泄密

　　在当前数字化时代，档案数字化为信息管理带来了巨大便利，然而，随之而来的安全威胁也日益严重。档案数字化的泄密风险不容忽视，因此必须采取有效措施来确保档案的安全性和保密性。

　　1.开展档案数字化专项保密教育。档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题，只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和技能，才能为档案数字化工作中扎紧保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面，结合生动的案例开展教育培训，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。

　　2.强化档案数字化全过程保密监管。一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，并严格看管，禁止接入互联网。三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作，参与涉密档案数字化工作的人员还须具备涉密背景。对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案，确保监管的可追踪性。

　　3.规范档案数字化成果管理。一是档案数字化工作中要做好交接手续，严格清点相关文件资料，确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、登记后及时存入专用存储设备中。二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用，禁止移动存储介质随意插入，定期检查，数据的调取使用要严格履行审批流程，确保数据安全。三是要加强对数字档案的安全防护，严格区分数字档案涉密与非密，并定期进行检查。同时，按照《电子文件归档与管理规范》等有关制度，做好相关数字档案的备份工作。

　　总之，档案数字化的泄密问题是一个需要高度重视和全面解决的复杂挑战。通过制定严格的安全政策和技术措施，加强员工的安全意识培训，并持续关注和更新安全措施，我们可以在数字化档案的管理中取得平衡，既提高效率，又保障安全，确保敏感信息不被泄露。

　　档案数字化原则

　　在当今信息化快速发展的时代，档案数字化已经成为许多机构和组织不可或缺的一部分。随着科技的进步，传统的纸质档案管理逐渐被数字化管理取代，这不仅提高了信息存储和检索的效率，还能够有效保护和传承重要历史文化遗产。然而，要确保档案数字化的有效性和长期可持续性，需要遵循一些关键的原则和标准，以确保数据的完整性、可访问性和安全性。

　　一、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。

　　档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　二、实用性原则

　　针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　三、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　四、安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　五、共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。

　　因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。

　　总之，档案数字化是信息管理领域的重要进展，它不仅推动了档案工作的现代化，还为文化遗产的保护和传承提供了强大支持。然而，要实现档案数字化的长期价值，需要在技术、法律、伦理等多方面进行全面考量，并制定相应的策略和措施来确保其可持续性和安全性。

　　档案数字化优势

　　档案数字化是将传统的纸质档案或其它形式的档案转化为电子格式的过程，具有很多优势和好处。随着科技进步和信息化的需求增加，许多企业和机构开始重视档案的数字化管理。这不仅能够提升档案管理的效率和安全性，还能为信息的共享和利用提供便利。

　　一、数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。

　　综上所述，档案的数字化不仅是一种必然的趋势，也是提升管理效率、提高服务水平、保障信息安全的重要举措。随着技术的不断进步和应用的扩展，数字化档案管理将在各个领域持续发挥其重要作用，为社会发展和信息化进程贡献更多的力量。