档案数字化制度

　　随着社会发展和信息科技水平的迅速提升，传统的档案管理模式逐渐跟不上时代发展步伐。各行各业都走上了科技转型的道路，我国档案管理事业也发展出了最适合自己的转型升级方法，即与数字化相结合，进行档案数字化加工。档案数字化制度则是为了规范档案数字化工作、提升档案管理效率和质量而制定的一系列规章制度和操作流程规范。这些制度要涵盖档案数字化加工的全过程，包括档案的预处理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等各个环节，确保档案数字化工作的标准化、规范化和安全性。

　　档案数字化的流程：

　　一、档案数字化前处理

　　1.档案出库。纸质档案数字化加工之前，档案保管机构还要将档案信息资源进行有序整理，就是要按照档案信息化建设的要求，在进行数字转换之前，对档案信息普遍、全面地进行一次鉴定和加工整理。

　　2.档案的交接。档案保管机构将需数字化处理的档案移交给业务承包方，承包方应当对照档案保管机构提供的档案目录认真清点核对档案的卷数，在档案保管机构和承包方确认无误的情况下，签订档案原件交付单。

　　二、纸质档案数字化数据采集

　　1. 设备选择。档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　扫描仪是进行纸质档案数字化工作所必需的设备，常用的纸质档案数字化设备有平板扫描仪、高速扫描仪、宽幅扫描仪、零边距扫描仪、数码翻拍仪等。不同的设备有不同的使用范围。

　　2. 参数设置。在扫描前使用专用硬件设备交验显示器参数，使之与扫描仪的对应参数保持一致，防止扫描结果在显示器上显示时产生亮度和色彩的偏差。

　　3.档案数字化操作。将纸质档案进行扫描，转化为数字化档案，采用专业扫描仪或者数码翻拍仪等设备完成，保证扫描质量和准确度。扫描操作完成后，接下来为图像文件命名就可以按设置好的文件格式进行存储。

　　4. 图像处理。扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　5. 光学字符识别。为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要对经过扫描和图像处理的图像进行光学字符识别。光学字符识别软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑的文本形式。这样一来，用户可以方便快捷地使用关键词一键检索档案信息内容，从而大大节省了寻找、翻阅纸质档案的时间。

　　档案数字化制度内容：

　　1. 档案预处理规范

　　档案预处理是档案数字化的首要环节，主要包括档案的分类、整理、修复和清洁。预处理规范要求档案工作者对档案进行细致的分类和整理，确保档案的完整性和可检索性。对于损坏的档案，应进行适当的修复和加固，以防止在扫描过程中进一步损坏。此外，还需对档案进行编号和索引，便于后续的管理和利用。

　　2. 数字化操作规范

　　数字化操作规范涉及档案的扫描、图像处理和文字识别等环节。首先，需要对扫描的参数进行标准制定，以确保图像的清晰度和完整性。其次，档案数字化制度还应规定图像处理遵循最小干预原则，避免过度处理导致信息丢失，文字识别应采用先进的OCR技术，确保识别的准确性和效率。操作规范还应包括设备的使用和维护等内容，以确保设备的正常运行。

　　3. 数字化档案管理规范

　　数字化档案管理包括存储、备份和安全保护。在制度规范中，应明确数据存储选择可靠的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，并采用合适的文件格式进行存储。与此同时，为了保障信息安全，防止信息丢失等情况发生，应定期对数据进行备份。此外，还要采用防火墙、加密技术、设置访问权限等安全保护措施，防止数字化档案信息的泄露和非法访问，确保档案信息的安全和高效利用。