江苏文书档案整理服务

　　江苏省作为我国重要省份，厚重的历史文化底蕴，优越的地理环境，使得这里成为气象宏伟、人文昌盛之地。悠久的历史发展和现如今社会的迅速发展，为该地积累了丰富的文书档案资源。档案是在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

　　江苏文书档案扫描服务的主要内容：

　　一、剔除不归档的文件材料

　　收集来的文件材料并不是每一份都需要归档，要纠正两种错误认识，一是有文必档,二是红头文件(上级来文、复印件、打印件等)都要归档。需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(第8号国家档案局令)，按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。

　　1. 机关文件材料的归档范围

　　(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

　　(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

    (3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

　　(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料(行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料)。

　　2.机关文件材料的不归档范围

　　(1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料;任免,奖惩非本机关工作人员的文件;供工作参考的抄件;征求意见未定稿的文件等。

　　(2)本机关文件材料中的重份文件;无查考利用价值的事务性,临时性文件;未经领导审阅、签发的未生效文件;一般性文件的历次修改稿,各次校对稿;无特殊保存价值的信封;不需办理的一般性人民来信,电话记录;机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料;为参考目的从各方面搜集的文件材料。

　　(3)同级机关和非隶属机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

　　(4)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

　　二、区分“年度”，按年度分类存放

　　文书档案是需要按年度进行分类整理的,如果本单位的档案有若干年没有进行过规范化整理了,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,把同一个年度的文件材料放在一起。

　　整理的过程中注意以下几点：

　　(1)一般以文件形成日期来确定“年度”，文件形成日期一般指文件的落款时间;

　　(2)计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度;

　　(3)跨年度形成的会议材料归闭幕年;

　　(4)几份文件作为一件时(转发文)，“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

　　三、加盖归档章，填写档号项

　　档号是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。档号章，是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)，其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。

　　1. 档号章的填写要求：

　　(1)依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章;

　　(2)一般情况下，盖在每“件”的首页、上端、居中的空白处;

　　(3)要用红色印泥;

　　(4)要用碳素墨水的笔填写，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。

　　2. 档号项的编制及填写要求

　　(1)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-2022编制。如×××县××局是J002，在归档章上如实填写J002，也可以直接刻在归档章上面。

　　(2)年度：用四位阿拉伯数字数填写归档年度，不得省略，如2002不得填为02。

　　(3)保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　(4)件号：是各单位将归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列顺序号，要按归档文件排列好的顺序从“1”开始编起、标注，不得重号、漏号。