青海数字化档案公司

　　所谓数字化档案，就是利用计算机技术、扫描技术、数字化档案和管理技术，对传统的实体档案进行处理，转变其存在形态、存储方式和利用方式，将其转换为依托数字化技术手段，以二进制形式存储在计算机系统内的非实体档案的过程。

　　青海面积广阔，历史文化源远流长，独特的地理位置使其成为了连接我国多个地区的重要纽带。与此同时，该地的民族文化丰富多彩。这里聚居着藏族、回族、蒙古族等多个民族，每个民族都有其独特的风俗习惯和传统文化，各类档案资源十分丰富。为了更好地保存各类档案，青海积极开展数字化档案工作，并出现专业的外包公司。利用外包加工形式开展纸质档案数字化加工，是指需要方选择可靠的数字化加工公司，由加工公司负责提供设备、人员技术等，按照档案保管机构的要求开展数字化工作，档案保管机构只负责数据的验收工作。

　　选择把本组织档案外包给青海数字化档案公司的好处包括：

　　第一，通过选择数字化档案外包公司，可以节省档案部门的人力，使档案人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。

　　第二，将本单位的档案数字化工作外包出去，可以确保数字化工作速度、质量。外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率和高效益的服务。专业的数字化档案公司经手的数字项目众多，相关经验十分丰富，工作效率和完成质量都相对更有保障。

　　第三，与企业自行开展数字化档案转型相比，选择外包给数字化档案公司更能节约人力物力成本。外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。随着技术进步，如果由档案保管机构购置设备和软件会有被淘汰的风险，而将相应业务交由专业公司承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服务。

　　青海数字化档案公司在开展工作前，需要首先对档案进行鉴定，对其价值、保管期限等进行鉴定。数字化前的鉴定需要遵循以下原则：

　　鉴定应遵循方便利用和实现高价值的总原则。建立方便快捷的数字档案资源，最大限度满足用户需求是档案数字化的根本目标。但由于数字档案具有失读、失真、失密等缺点，不利于永久、安全保存，因此，在对档案数字化转换后仍需要保存原件。在近两年的数字化实践中，本单位对馆藏历史档案进行分类，结合利用频率和价值评估实施鉴定。具体鉴定工作应遵循以下原则。

　　1、公开性原则。数字档案馆(室)利用计算机技术、网络平台等实现了档案信息的共享，但也给档案信息的安全与保密带来了隐患。对档案馆(室)而言，档案数字化首先是考虑保证档案信息的安全，应对涉密档案进行降解密，降解密后分批次按先后顺序对不同程度的涉密档案进行数字化加工，来满足利用需求。必要时采用内外网物理隔离、设置不同级别的访问权限等安全措施来控制访问。

　　2、实用性原则。从利用需求出发，对利用率较高的档案资料进行数字化，如关于成立组建的批复、机构设立，干部任免、定级、调级、退休的决定、命令、通知，个人立功、奖惩、科研获奖成果项目等方面的档案。

　　3、价值性原则。对馆(室)珍藏档案进行数字化，既可尽量减少直接利用对档案的损毁，又可将档案信息以更加方便、灵活的方式提供给利用者。如本单位的一些珍贵档案，有省部级领导视察的照片档案、院庆周年的照片档案，荣誉档案、实物档案(奖杯奖状锦旗)等，在举办“不忘初心牢记使命”“红色教育”等主题展览及单位展厅建设等各类宣传报道中经常利用。因此，在经费、人力、物力等资源有限的情况下，优先选择将这些珍贵档案进行数字化处理，具有档案高效利用与保护、抢救的双重意义，是实现档案价值的客观需要。