人事档案管理系统开发

　　人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的，其中的内容尤其以工作表现、业绩考核、继续进修、奖惩记录等方面居多。

　　1、明确人事档案归档范围完整的人事档案应覆盖学生资料、健康信息、员工聘用、工资核定、岗位变动、奖惩情况等内容。哪些资料应该归档，哪些资料不能归档，要保持全面、客观、中立、公平的角度收集资料，在实际操作中由人事部门掌握。员工个人应该对此给予关注，及时协助人事部门完成变更工作，以保证档案收集的齐全和完整。

　　2、及时更新相关人事档案资料在员工办理工作调动、职称申报、社会保险以及退休手续时，都要用到个人档案。档案长期“休眠”，会造成个人资料不齐，在办理以上手续时均会遇到阻碍，因此，企业需及时对人事档案进行维护、更新，重要培训、技能认定、奖惩情况、工作变动等关键信息都需要在档案中增补存档。

　　3、制作重要人事档案副本，系统整理人事档案特别需要提醒的事项，对珍贵、重要的人事档案，应采取复印、扫描等形式进行复制、备份，制作好人事档案副本，并分库存放。同时，利用人事档案的原有资料，进行系统整理，达到分门别类、组卷合理、编码清楚、排列系统的要求，做到人事档案排架整齐规范，有据可查，尽可能地维护人事档案资料的安全与完整。

　　三、合理利用，保证人事档案的保密性对于人事档案的信息资源，既要重视其载体的保密保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享和合理利用。

　　1、建立人事档案管理系统开发，方便利用企业要适应在人事档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求，对人事档案管理要有新思路、新方法。如安装电子人事管理系统，对全体员工建人事档案管理系统开发，其主要项目包括员工姓名、性别、身份证号码、出生年月、入厂时间、工作部门、岗位、职务、职称、工资、学历、毕业学校等，便于保存、检索和统计利用，也有利企业定员编制、人员增减、员工调配、制定薪酬福利等。在建立、发送人事档案管理系统开发文件时，设置安全密码。

　　2、正确处理档案保密与信息公开的关系在“保、放”结合的指导思想下，企业要正确处理档案保密与信息公开的关系，既要把好保密关，又要有疏通公开、交流的沟通渠道。人事档案管理应当以人为本，只要不属于保密范围的信息，员工应享有对个人人事档案的知情权。对这些信息，员工只有查阅权而没有修改权。人事档案部分向个人开放，不仅方便了员工对人事档案的有效利用，而且有利于加强对人事档案管理的监督，使人事档案更好地为企业和员工服务。在人事档案利用服务时，企业既要合理利用，又要坚持保密原则。凡对涉及个人具有保密性质和个人隐私的档案（如薪酬待遇、家庭婚姻信息、身体健康状况等），档案管理人员必须遵守职业道德，对不该开放利用的或不属于知密范围的人员都坚决不予提供，避免造成失密和损失。

　　3、加强人事档案的日常保密管理俗语说，无以规矩，不成方圆。档案管理制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，企业对不同层次的人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作有章可循。人事档案管理制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中加以总结，不断充实和完善。人事档案的调阅、移出、销毁等，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。人事档案使用完毕后，管理人员应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保档案信息不失密、不泄密及资料的完好无损。人事档案利用监督是做好档案保密管理工作的一项重要措施，能有效地发现制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能充分利用档案，又能保证档案的完整与安全。从长远的发展趋势来看，随着公民走向开明、包容、成熟，中国向开放、民主、法治的社会过渡，企业人事档案将对员工个人逐步解密，直至完全开放。

　　四、有理有据，保证人事档案的有效性人事档案是每一个员工的身份证明，记载着个人鉴定、单位考核、职务、学历学位、奖惩、工资等情况。在应聘、调动、升职等情况下，都必须调用这些档案资料，确保存档资料的有效性是必不可少的。

　　1、人事档案的管理须合法员工的人事档案，企业可以自己管理；没有档案管理职能的单位也可委托专门档案管理机构代管，如由职业介绍服务中心或人才交流中心管理。根据国家对人事档案的管理规定，“档案不能由本人经手，更不能自行保存，如果私自拆封，就成为废档!”；“档案的转接调动，必须通过机要部门的专门渠道负责传送。”如果人事档案袋被个人私自打开，里面的资料就要经过相关部门核实，才能生效。人事档案的转移，应秉承“组织对组织”的原则进行。

　　2、档案资料必须准确、有效员工在办理职称申报、社会保险、领取失业金时，个人档案记录的身份信息、工龄、工作岗位、职务、社保参保年限等都是主要依据。

　　2.1身份信息必须准确无误由于同音字的差异、公安部身份证系统升级等原因，少部分员工的姓名、身份证号码、出生日期与档案记录不一致。上世纪80年代，我国实行身份证制度初期，公安机关为办证群众编制了15位的居民身份证号码。由于当时计算机尚未普及，编号工作完全采用手工操作的方式，因此难免产生一些重号、错号。如果公民发现公民身份号码重错号，可向户籍地公安机关提出申请，由公安机关协调解决。如身份证号码从15位升级为18位时，发现个人与他人号码重复而更改号码。此时，员工应提供户口所在地户籍管理部门出具的合法证明，在人事档案里面及时更正和存档。

　　2.2工作岗位信息应及时存档工作岗位信息与员工的利益密切联系。如国家规定，法定退休年龄：男员工60岁，女员工干部55岁、工人50岁，从事特殊工种的可提前5年退休。女工干部或工人身份的确定，以目前从事的工作岗位为划分标准，而不是传统人事管理意义上的“干部”或“工人”身份；特殊工种包括本人从事高空、特别繁重体力劳动、井下、高温和其他有害身体健康的工种等，以当地劳动保障部门批准的特殊工种范围确认文件为准。为保证企业和员工的合法权益，员工岗位信息的原始凭证（如聘用记录、工资调整表、人事调动审批表、健康监护卡等）应及时存档。

　　2.3办理“视同缴费年限”，档案要有凭有据在实施社会保险之后的，企业员工的工龄核算以社会保险缴费的年限为依据。在实施社会保险之前，部分员工的特殊经历可以作为“视同缴费年限”作为工龄计算，如统一参加社会保险之前在国有、集体企业等单位参加工作的工龄；在人民解放军、武警部队服役的年限；知识青年上山下乡，在农村参加劳动的时间等，均可核算为“视同缴费年限”。如果员工没有相关档案资料证明，办理“社保视同缴费年限”核算就无凭无据。职工在1992年9月30日以前参加工作的，如果档案中没有“工龄确定表”，就需要带着本人档案和解除劳动关系手续到户口所在地人力资源或劳动社会保障局做工龄。