电子档案平台管理系统

　　近年来，财政部、国家档案局和有关主管部门大力推进电子发票应用与电子会计档案管理，积极开展示范试点工作，并出台了一系列相关规划、规范及指南，明确电子会计档案的法律效力，为数字化时代电子档案平台管理系统提供良好的应用环境。

　　为了帮助大家把握政策发展脉络

　　了解新政对企业的实际影响

　　我们整理了电子发票、电子会计档案相关政策和法规

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　　由此，会计电子档案平台管理系统进入发展的快车道，电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证的应用日益普及，不仅推动了传统会计档案流转、管理模式的转变，也为企业财税管理带来全新变革。一方面，企业能够利用信息化、数字化手段更加高效、准确采集凝结在档案中的各类信息，并将其沉淀为企业数据资产；另一方面，企业面临会计凭证电子化管理的迫切需求，一套良好高效的电子档案系统已成为企业完善信息化建设的必选项。

　　中博奥电子档案系统

　　中博奥电子档案系统是中博奥融合多年电子档案信息系统实施经验，自主设计研发的一款成熟、全面、满足会计凭证电子化管理要求的财务档案管理系统。系统基于安全性、实用性和开放性原则，对电子档案的采集、归档、管理、借阅、鉴定、销毁进行全流程规范化管理，帮助企业实现电子档案与实物档案的联动管理，促使企业档案管理过程更便捷清晰、存储更完整安全。

　　电子档案平台管理系统定位

　　中博奥电子档案系统处于财务云信息系统中的共享核心模块，其核心功能采取可配置化设计，具有高度可扩展性；数据以分表分库方式存储，提升档案检索性能以及响应效率。系统与费用报销、会计核算、电子影像、票联等多个前端系统进行数据集成，全面、快捷地采集、归档企业各类电子信息，帮助企业建立以电子档案为主、纸质档案为辅的新型高效会计档案管理模式，实现会计档案全生命周期的线上流转，为企业提升会计档案保管利用效率奠定基础。系统主要包含档案采集、电子附件、档案管理、档案借阅、查询统计、库房管理、系统管理七大功能模块。

　　FOL电子档案系统功能全景

　　1、电子档案平台管理系统采集

　　多系统集成自动化采集

　　灵活定义归档内容

　　系统提供预制档案模板，支持新增会计档案类型并为其配置相应模板，企业可根据自己的实际业务诉求，对会计档案的归档内容与列表展示内容进行自定义调整。

　　档案模板自定义配置

　　多系统集成自动化采集

　　通过多系统集成，中博奥电子档案系统实现了电子档案的自动化采集，极大提高了档案采集效率，确保了档案的完整性。系统兼容会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，支持在线修改、暂存草稿、关联归档附件。

　　2、电子档案平台管理系统集成，档案自动化采集

　　穿透查看影像信息

　　系统支持同步电子影像系统，获取纸质档案的影像任务信息。系统以列表形式展示影像任务对应单据编号、已匹配影像任务对应档案编号等信息，支持穿透查看影像任务详情、单据详情及对应档案详情。

　　电子发票全面支持

　　系统与票联系统对接，获取查重验真后的电子发票信息，全面支持对增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全电发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单等多类型电子发票的归档，并支持手动上传本地电子发票文件。

　　多维查询银行回单

　　系统自动同步银企直联系统，获取电子银行回单信息，支持通过多维组合条件，实现电子回单反查询对应档案。

　　结构化数据同步归档

　　系统全面响应电子凭证会计数据标准试点要求，帮助企业实现电子凭证版式文件及其结构化数据的归档管理，支持将通过验签的电子凭证，包含入账日期、认证状态等字段的电子凭证结构化数据文件，以及入账信息结构化数据文件进行电子归档，助力企业实现电子凭证从接收、入账到归档的全流程数字化、无纸化。

　　3、凭证自动匹配

　　系统支持核算系统中记账单据和生成的电子凭证，根据内部编码一致性规则进行后台自动匹配。对于超出规则定义的单据或无影像附件的凭证等自动匹配失败的单据，也可手动完成匹配。

　　凭证自动匹配

　　电子档案平台管理系统批量复审

　　系统完成档案匹配后，档案管理员可以进行复审，进一步确认电子影像和电子凭证的匹配情况，保证单据、影像、凭证的准确对应。系统支持单笔或批量复审通过，支持将匹配错误档案退回。

　　档案灵活分册

　　档案复审通过后，可进行档案分册，系统支持灵活选择连号分册或断号分册方式。同时，支持对录入的未入库的档案分册进行修改和拆分，支持按档案编号起止范围查询、追加或扫描分册条码快速追加分册。

　　档案分册管理

　　扫码批量入库

　　档案管理员选择分册后，按照实物存放地点，选择对应库存地点，扫描分册条码或输入档案编号，进行档案入库。系统支持批量入库、批量移除，支持在线查看、修改已入库凭证所在库房信息。

　　档案入库管理

　　4、电子档案平台管理系统借阅

　　在线高效借阅流转

　　员工在线借阅申请

　　借阅人可通过档案借阅模块新增电子档案或实物档案借阅申请，系统可记录借阅事由、内容及状态。其中，电子借阅为在线查看，实物借阅包括实物档案领用和实物档案归还操作。借阅人进行借阅操作时，系统自动标记档案借阅状态，确保档案流转全程可控。

　　档案借阅申请

　　档案查看

　　领导线上快速审批

　　财务负责人或高级财务主管可对档案借阅申请进行同意或驳回操作，支持批量驳回及审批。领导审批通过后，对于电子单据借阅，系统开放临时查阅权限；对于实物单据借阅，档案管理员将收到出库通知，进行实物领出。借阅到期后，系统将邮件提醒借阅人归还档案，保障档案归还的及时性。管理员仅需扫描档案身份条码，即可实现档案快速归还。

　　3D档案可视化管理

　　系统基于搭建的档案馆库房、密集架、档案盒、库房设备等逐级可视的三维场景，集成电子档案管理的系统数据，打造智能可视的数字虚拟档案馆。不但实现了档案馆资料的有序、完整及快速识别、精确定位，也使得档案管理更加智能化、规范化、可视化，切实提升档案管理水平与管理效率。

　　5、电子档案平台管理系统查询统计

　　多维条件组合查询

　　多维条件组合查询

　　查询人可根据凭证状态、会计期间、单据编号等组合查询条件查询完整档案信息，包括关联影像、电子发票、银行回单等附件以及档案来源、档案状态等，支持穿透查看档案详情及借阅记录，促进档案合规管理。

　　档案查询

　　全方位可视化统计

　　系统通过图表形式全方位、可视化展示档案借阅情况统计分析、档案管理分析、档案分类统计、分公司档案数量排行，为管理者提供直观的档案库存情况及管理分析，便于及时发现自动匹配、实物借阅等环节出现的异常情况。

　　6、电子档案平台管理系统库房管理

　　线上实时跟踪管理

　　档案调拨实时跟踪

　　档案调出方的档案管理员可按需提交档案调拨申请，按分册编号起止范围查询、追加到待调拨列表，或扫描分册条码的方式追加分册，选择目的库位发起调拨。系统支持批量调拨和批量移除操作，支持实时跟踪查看档案调拨记录及进度。

　　档案接收自动关联

　　调入方档案管理员收到调拨申请，根据实际情况，对调入档案进行接收或退回的操作，操作接收，档案自动关联电子库位；操作退回，电子库位不发生变化。系统支持一键批量接收，支持在线查看申请调拨的档案分册及其调拨记录。

　　档案批量鉴定复核

　　管理员提交档案销毁申请后，财务负责人或高级财务主管等角色需填写复核意见，选择确认销毁或驳回，确认销毁档案方可执行销毁。系统支持批量鉴定。

　　档案销毁实时记录

　　系统提供档案销毁功能，可针对档案鉴定无保管价值分册进行档案销毁，执行销毁后在对应案卷信息上做销毁标记，表明对应的实体档案已被销毁，但电子档案数据不做删除处理，仍可在线查看。系统支持批量销毁、在线查看档案销毁记录。

　　7、电子档案平台管理系统管理

　　快速响应企业需求

　　系统管理主要包含企业组织架构的搭建，档案系统基础数据的维护，人员权限的配置，同企业其他系统数据的接口管理等。通过权限的配置提升电子档案数据的安全性，避免企业信息外露；同时，满足档案外包的需求，可以针对不同的企业开放不同的权限进行数据隔离。接口管理可以实现从其他系统获取数据生成档案数据，减少电子数据转换成纸质档案的过程。系统维护人员无需编码或通过少量代码就可以快速响应业务部门的需求，减少运维工作量、降低运维难度。

　　针对企业不同等级的网络安全要求，电子档案系统提供多种产品安全管理方式以及信息加密技术，为财务信息安全提供保障；系统具备严格的数据权限控制、数据备份、离线归档功能，能够有效降低数据遗失风险。

　　“四性”全面保障

　　2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》修订通过，明确电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交，档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　中博奥电子档案系统提供多种产品安全管理方式以及信息加密技术，全面响应国家对电子会计档案的要求。系统接收电子发票过程符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会﹝2020﹞6号），归档存储格式符合要求，归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障。

　　通过档案自动化采集、对接发票池及π平台自动查重验真等手段，实现档案信息全流程不落地，避免人为作假或操作疏漏；

　　通过用户认证、密钥授权、影像加密、集成影像设备芯片级加密等方式，为财务信息安全提供保障；

　　通过严格的数据权限控制、数据备份、离线归档功能，系统日志可实现线上操作留痕，有效防范数据遗失风险；

　　系统内置动态水印，有效防止档案被篡改、截屏、拍照，全方位保证企业数据资产安全。

　　标杆案例

　　2021年12月7日，陕煤集团榆林化学公司与中博奥共建的增值税电子发票电子化报销、入账、归档工作通过由陕西省档案局、陕西省财政厅、陕西省商务厅、国家税务总局陕西省税务局联合组织的试点单位验收，成为陕西省首批通过该试点验收的企业。

　　作为陕煤集团所属全资子公司，陕煤集团榆林化学有限责任公司（以下简称“榆林化学公司”）负责规划、建设和运营目前全球在建的最大煤化工项目，日常需要处理的发票数量巨大。随着增值税电子发票的推行，榆林化学在电子发票的数据归集、报销、入账、归档等方面逐渐显现出诸多管理难点，为响应国家财政部、国家档案局、国家税务局的相关工作要求，进一步打通企业电子信息流转、提升企业信息化水平和现代化管理水平，榆林化学公司携手中博奥，共同推进电子发票电子化报销入账归档试点工作。

　　双方成立联合项目团队，高质量出具项目蓝图设计方案，高效搭建了包括票联系统、电子报账系统、电子影像系统、发票池、共享运营系统、资金管理系统、电子档案系统等于一体的数字化财务共享服务平台，助力榆林化学首批通过增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点单位验收。

　　通过打通电子发票从开具到归档的各环节，中博奥帮助榆林化学公司实现：

　　增值税电子发票报销、入账、归档的全流程线上流转；

　　提高财务工作效率、降低财务风险；

　　保障会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性；

　　提升会计档案利用效率；

　　会计档案电子化扫描、归档、借阅、销毁全流程管理，降低公司财务成本，助力企业数字化发展。

　　中博奥电子档案系统通过将分散在各单位、各业务系统中的资料进行统一集中管理，打通财务信息化建设的“最后一公里”，帮助企业构建起财务档案数据仓库。海量电子会计档案借助智能分析，将为企业创造更大价值。

　　财务云信息系统

　　中博奥电子档案平台管理系统，源于中博奥团队多年沉淀的财务共享服务管理理念及信息化建设经验，是大型集团企业建设财务共享服务、推动数字化转型的重要工具。FOL财务云信息系统涵盖员工报销、采购付款、销售收款、资产报账、财务控制、共享核心、资金管理、会计核算、税务管理、基础支撑等财务核心业务“域”，每个“域”中内含不同的系统，全面支撑财务职能与财务流程。中博奥财务云信息系统采用成熟、主流的IT技术框架，通过各个系统的互联互通，实现业务数据的自动采集与财务处理的智能高效，帮助企业发挥数据价值。