档案馆信息化建设方案

　　为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《档案法》、《档案管理条例》，结合档案馆信息化建设方案公司实际，特制定本办法。

　　档案馆信息化建设方案建设常见问题解答(1)

　　1、档案管理信息系统建设的主要目的是什么？

　　答：1、实现对档案资源的科学、规范和有效管理，为社会、为公众提供高效率的档案利用服务。

　　2、梳理档案工作流程，规范档案管理过程，实现档案工作的精细化管理，辅助领导决策，提升档案馆的现代化管理水平。

　　2、档案管理信息系统建设前的主要准备工作有哪些？

　　答：1、项目立项：由项目发起与项目参与的多方机构进行需求调研，开展可行性论证，提出项目目标、制定项目计划、预算项目投入（包括人、资金、其他资源）、分析项目风险、预测实施效果，报批决策者审批。

　　2、项目准备：依据项目目标，组织项目团队及成员，筹集项目资金、分解项目计划、准备项目环境（软硬件设备）、开展咨询培训、落实实施方案，在人、财、物方面做好实施前的准备。

　　3、档案管理信息系统实施的技术原则是什么？

　　答：1、同构性原则：系统建设所选用的硬件平台（如网络连接设备、服务器、存储器）、软件支撑平台、应用软件系统、应尽量选用共同的或系统建设思路一致的供应商，避免本单位内部异构操作系统、异构数据库系统、异构存储方式等现象的产生。

　　2、集成性原则：各分/子系统建设的阶段性是必然的，但每建设前一个系统需要考虑业务的扩展性和软硬件系统的兼容性，留出必要的接口，以便扩展；每建设一个新的系统也要考虑与现有系统之间的信息集成、过程集成和系统集成等问题，保持业务流程的连续性和系统信息的一致性。

　　3、继承性原则：继承性的主要目的是支持档案信息化应用系统的可持续发展，是档案信息化“滚动式”建设方案的基本要求，一方面保护已有投资，一方面对现有硬件、软件支撑平台和档案管理信息系统进行有保留的扩展，这是由于需求的不断变化与更新而引起的。

　　4、淘汰性原则：由于硬件、软件的迅速发展，往往每过一年就会有一套全新软件系统运行结构的出现，每三年就会有硬件和软件平台的完全淘汰，甚至时间更短。因此，当采取继承性原则对现有系统进行修补所消耗的资源大于投资一个新的系统时，应果断采取淘汰性原则，进行更新换代。

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　　建设档案管理信息系统为什么要首先制定总体规划？

　　答：如果不从全局的角度开展总体规划，各各门从局部需求和利益出发，必然将管理信息系统拆分成一个个独立的部门“孤岛”系统，致使信息不集成、资源不共享、系统重复建设、数据重复录入，投入资金势必增多，而实施的过程却很难控制，其应用效果则大打折扣。如果能够预先制定一个科学、合理、可行的总体规划，则能从根本上克服急功近利和“走一步，算一步”的盲目性，避免走弯路，不仅能够使IT投入得到增值，更能够增强系统的应用效果。

　　5、制定总体规划应考虑哪些因素？

　　答：总体规划的制定应从国家信息化战略、档案信息化战略、档案局（馆）的信息化战略出发，立足档案馆的业务需求，考虑技术的先进性和可行性，兼顾当前和未来的发展需要，结合档案馆的人、财、物等基础条件和自身的运行特点进行规划，并考虑分步实施的方案和措施。

　　6、选择档案管理信息系统主要考虑那些因素？

　　答：1、档案馆信息化的应用需求和发展要求，目的是要用起来，不仅当前能够用起来，而且要考虑业务扩展后能够得到持续的扩展与跟踪。

　　2、信息技术和软件产品的现状与发展，务实的同时，也需要必须经常关注和跟踪最新技术的发展，了解软件产品的运行特点和使用场合，才能做出客观的、切合实际的判断。

　　3、将产品与需求、技术与发展相结合，做出决策，在确定了档案馆的业务需求、认识了软件产品的使用要求之后，就需要将二者结合起来，综合平衡档案馆的人力、物力和财力，做出正确、合理的选择。

　　7、实施档案管理信息系统的主要方式有哪些？

　　答：1、外包研发模式；2、自主开发模式；3、混合实施模式；4、整体外包模式。

　　8、档案管理信息系统实施的主要工作有哪些？

　　答：系统实施的核心任务是软件系统的客户化定制过程，目标是建立一套真正能用得起来的软件系统。主要包括需求分析、客户化定制、数据处理、系统试运行、系统切换、用户培训等过程。

　　9、如何理解需求分析工作及其重要性？

　　答：需求分析是系统规划、系统开发和系统实施的重要依据，其主要任务是完成用户对目标软件系统在功能、行为、性能、设计约束等方面的理解、认识、定义和期望。需求分析需要软件开发与软件应用的双方人员共同参与来完成。

　　需求分析阶段档案馆业务工作人员的主要工作包括：描述基本业务需求，挖掘潜在需求，与技术支持人员共同探讨真正的应用需求，审定需求分析报告，锁定实施前的总体需求。

　　需求分析阶段软件研制技术人员的主要工作包括：倾听业务需求描述，获取用户的本能需求；通过启发、诱导，深层次的沟通与交流，获取用户的潜在需求；理解、分析、整合，应用现代管理理念与档案馆业务工作者进一步探讨真正的应用需求；编写需求分析报告并获得用户认可。

　　10、需求调研工作从几个方面开展？

　　答：主要从档案馆的组织机构与岗位职责设置、档案资源（实物与数据）的组织与管理方式、档案工作业务流程与数据处理流程、档案馆运行管理模式、档案信息安全管理需求、档案馆的个性化应用需求、档案信息的集成与共享模式以及档案服务社会化等方面开展需求调研，分析档案馆开展档案工作对档案管理信息系统的功能架构方案的需求。