打破禁锢 呼唤“档案管理前置”

　　企业档案管理工作是企业经营生产活动中不可或缺、但又往往不被重视的工作。在企业管理工作中广泛存在着这样一个误区，认为档案的生成总是相对滞后于企业发展，归档只是对企业生产经营成果的归集和整理，因此档案管理通常被置于各项工作的最后一个环节。但是，这样的思路会使企业档案管理陷入被动局面，一旦档案资料不齐全或不规范，利用者查找就会有困难，档案管理人员重新整理也面临许多困难。

　　因此，将档案管理前置，变事后归档为前端控制，在文件资料生成之前先下达档案管理要求，将档案的内在质量控制在档案形成之初，与企业的其他管理工作同步，这将有效提高档案管理的效率和企业档案管理的规范程度。

　　档案管理前置可以提高领导的重视度。传统的档案管理总是滞后于企业的其他管理，文件、资料的收集是在办理完毕之后进行的，因此从领导到各相关单位的重视程度都相对较低。而现实中，尤其对投资企业而言，从跟踪调研、项目确定设立到实施，再到最后评估，全过程持续时间长，形成的文件很重要，数量也很多。

　　严格控制每一个环节文件的形成、收集、登记工作，确保文件齐全完整，可以及时发现存在的问题，便于整改，也为下一步工作提供参考。企业档案管理前置，将有利于基层单位文件的收集、整理，也会大大提高档案利用率，对企业财富的积累会有很大推动，档案管理到位，效果显著，必然会受到关注与认可，并得到领导的重视。

　　档案管理前置可以提高档案工作者的地位。档案工作者应充分发挥档案的作用，挖掘档案的价值，为企业更好地发展服务。当档案管理走到了前沿，融入企业的中心工作，而不再等、靠、要时，档案工作者会更积极主动地参与企业管理，尽职尽责地为企业积累财富，为企业发展提供有效的服务。

　　当档案资料的积累有效服务企业并为企业赢得信誉和效益时，档案工作者自然会得到企业领导的肯定，从而实现档案管理的提升与转型，做到有为才有位。

　　建立档案管理前置机制是做好档案管理的保障。首先，建立合约约束机制。企业的档案人员应当参与重要合同的制定，或参与合同标准文本的编制，将文件材料形成、积累、归档和整理的工作要求及相关业务标准，列出专门条款，纳入合同内容，或者将经过双方确认的归档范围表作为附件。这样可以将归档情况与对方的经济利益直接挂钩，切实维护企业权益。其次，建立前期交底机制。

　　在企业基层单位成立时，档案管理人员应当将档案管理的要求清晰、系统地向项目公司交底，要求项目公司设置相应的专职岗位（如工程技术资料管理岗、基层档案管理岗等），负责对基层单位文件资料的形成、收集实行自始至终的管理。

　　当人员变化时，应及时补位并做好工作的交接（应有工作交接记录）。交底形式原则上应当由特定的书面材料配合专人讲解；交底范围应覆盖相关单位全员；条件有限的单位，应至少包括相关单位负责人、各部门负责人及专兼职档案员；交底的重点应是文件资料形成的质量。

　　第三，建立登记积累机制。文件材料从生成到归档往往需要经历一段时间，短则几天，长则一年以上。在此期间，难免存在因相关责任人辞职调动、重视不足或疏忽大意而导致重要文件资料损毁或遗失。

　　因此，应当要求各相关单位建立文件资料登记台账，在文件资料生成时予以登记和集中存放，在岗位交接时，既利于追踪责任，又便于归档整理。最后，建立过程控制机制。企业档案人员应在投资运营、工程实施过程中，分阶段检查或不定期抽查参与单位和施工单位资料质量和收集归档情况，并在工程竣工时参与验收工程档案。

　　检查和验收工作都应保留记录，作为日后查考的依据。基层单位档案管理人员应当对运营过程、工程档案管理有深入了解，不能随意指定人员兼任。企业档案人员应加强对基层档案管理情况的检查和考核，确保管理规范到位，形成一级抓一级，层层抓落实的局面。