婚姻登记档案管理办法

　　婚姻登记档案管理办法，本细则主要用于本市各级婚姻登记主管部门在婚姻登记中形成的婚姻登记档案的整理。

　　婚姻登记档案管理办法

　　一、分类

　　1.婚姻登记档案按照“年度—婚姻登记性质”分类。婚姻登记性质共有4类：结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。

　　2.人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

　　婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

　　二、文件排列

　　婚姻登记档案应在分类方案的最低一级类目内，按照办理婚姻登记的时间顺序排列。一对当事人婚姻登记材料组成一卷。

　　三、装订

　　1．婚姻登记档案的装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

　　2．婚姻登记档案的装订宜采取线装法，根据文件的厚度，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。

　　四、编制页号

　　页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

　　五、编制档号

　　婚姻登记档案应按照分类方案和排列顺序编写档号。

　　档号结构为

　　：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号。档号要按照以下要求编制：

　　1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制。

　　2.年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　3.婚姻登记档案的“类别号”由门类号（H）+婚姻登记档案类别号（J、L、BJ、BL、CX）构成，即：结婚登记类档案为“HJ”；离婚登记类档案为“HL”；补发婚姻登记证类档案（补发结婚登记档案为“HBJ”，补发离婚登记证档案为“HBL”）；撤销婚姻类档案为“HCX”。

　　4.目录号：全宗内案卷所属目录的代码，由3位阿拉伯数字组成，不足时在前面补0。档案移交时按进馆要求编制，一个全宗内的案卷目录号不得重号，如“007”。

　　5.馆编卷号：婚姻登记档案在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，档案移交时按进馆要求编制，如“0001”。

　　6.婚姻登记档案档号范例。

　　档号：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号

　　（1）福州市民政局2016年第14卷结婚档案档号

　　0034-2016-HJ-003-0014

　　（2）福州市民政局2015年第20卷离婚档案档号

　　0034-2015-HL-004-0020

　　（3）福州市民政局2014年第10卷补发结婚登记证档案档号

　　0034-2014-HBJ-006-0010

　　（4）福州市民政局2013年第80卷补发离婚登记证档案档号

　　0034-2013-HBL-006-0080

　　（5）福州市民政局2010年第4卷撤销婚姻档案档号

　　0034-2010-HCX-005-0004

　　六、加盖归档章

　　在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。

　　归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。

　　1.全宗号、年度、馆编卷号参见本细则五（编制档号）中的要求。

　　2.室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。

　　3.页数：卷内材料有文字的页面数。

　　七、编目

　　1.婚姻登记档案应按婚姻登记性质分别编制档案目录。

　　2.每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号。

　　（1）全宗名称：立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　（2）全宗号、目录号、年度参见本细则五（编制档号）中的要求。

　　（3）婚姻登记性质：结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类（补发结婚登记证档案、补发离婚登记证档案）、撤销婚姻类。

　　（4）编制机关：编制婚姻登记档案的机关。

　　（5）编制时间：填写婚姻登记档案目录封面的时间。

　　八、文件装盒

　　（一）档案盒的格式

　　档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。印制的档案盒应为无酸纸制作，档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。案卷目录、卷内目录、备考表规格为297mm×210mm,用白色书写纸。

　　（二）文件装盒方法

　　按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表上的项目。不同年度、婚姻登记性质的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　（三）档案盒表面内容的填写

　　1．档案盒封面应标明全宗名称及婚姻登记处名称。

　　2．档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。

　　（四）填写备考表

　　备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。

　　1．盒内案卷情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　2．整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　3．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。