建设工程档案管理规范

　　建设工程档案管理规范，随着社会经济的快速发展，社会各个领域越来越重视档案管理，尤其是对于建设工程行业来讲，其档案管理极为重要。在建设行业蓬勃发展的今天，数据信息呈爆炸式增长，将各类数据信息进行归档并进行有效管理，有利于企业乃至建设工程行业的后续发展。

　　建设工程档案管理规范

　　一、建设工程档案管理的重要性

　　在工程建设过程中会形成相关的建设工程资料，通常以文字、、声音、表格等形式进行记录，有着较高的应用价值与存储价值。随着社会经济的快速发展，我国建设行业蓬勃发展，各个城市的建设项目数量不断增加，有价值的工程资料不断增多。

　　建设工程项目在施工之前的资料主要包括上级批准文件、施工图纸、设计文本以及施工合同、招投标文件、实地勘察资料、计划任务书等；建设工程项目在施工过程中的资料主要有施工资料、质量监督资料、竣工验收资料等；建设工程项目竣工之后的资料则有工程结算材料、竣工图纸、项目验收材料等。建设工程项目从施工到竣工会形成很多资料，并涉及到施工方方面面，对保障工程质量、后期维护、纠纷处理等方面都有着极为重要的作用，因此做好建设工程档案管理工作对促进企业以及整个建筑行业发展都有着巨大的现实意义。

　　二、加强建设工程档案规范化管理的措施

　　（一）建设工程档案管理的基本依据

　　基于建设工程档案的特点，我国相关机构对档案收集、形成、累积、整理、归档等方面提出了基本要求以及法律法规。例如《建设项目档案管理规范》《建设项目档案监督指导工作指南》《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《重大建设项目档案验收办法与要求》等最新法律法规、规范性文件、标准版本，通过对其进行解读，并结合实际情况开展档案管理工作，让工作有章可循、有据可依，从而实现规范化管理，为档案使用者提供有价值的服务。

　　（二）关于档案管理工作的指导、协调、监督以及检查

　　相关单位应当具备独立的档案管理部门，实现对建设工程项目资料归档工作进行专业化指导、协调，并将后期维护检查及监督工作做好。由于各方面客观因素的存在，当前建设工程档案管理部门中存在着较多兼职档案管理人员，为了提升这些档案员的工作能力，应当要求其积极参与工程项目例会，这样能够协调解决有关档案归档的问题，同时监督各类档案的实际状态，还可以组织一部分人员分阶段地对施工单位做好相关指导与检查。此外，还可以通过实体培训班、网上教学等方式进行授课，或者是要求建设工程档案管理人员到各个单位做现场讲解，主要针对规范制度、知识技术、法律法规等与档案业务有关的内容进行推广，从而为建设单位相关部门以及其他单位在档案装订、整理、归档等方面提供更加清晰的思路，以提升档案管理的效率与质量。

　　（三）关于档案管理体制及工作程序的规范

　　在具体的施工过程中，建设工程项目档案需要实施的管理体制是统一集中领导、分级管理与负责，具体体现在如下方面：一是档案管理体系的规范与完善。建设工程项目档案管理应充分利用当前的档案管理网络，然后开展统一集中领导，并结合网络化分级管理、扁平化管理进行综合管理。随着对档案管理组织机构的调整，目前档案管理已经完成网络分层划分，下设档案管理网络人员、检查小组、督导小组、管理小组等，同时明确各小组的职责与责任，并与其绩效考核挂钩。二是监理单位档案管理体系的规范与完善。整体监控责任由总监理工程师主要负责，同时还配有电气仪表、设备以及工艺安装、土建等不同领域的专业工程监理。通过综合巡视、检验等方式将监督工作有序完成，并形成全面系统的监理资料。三是施工单位档案管理体系的规范与完善。为了进一步提升所收集档案资料的准确性、完整性。施工单位应设置“五部一室”，即“财务部、物资部、计划部、工程部、技术质量部、档案室”，对施工过程中所产生的资料进行全面收集与整理，然后通过“五部一室”保障建设工程项目资料的质量，即要让资料足够完整、客观、准确。

　　（四）关于建设工程项目合同及最终结算方面的有效控制

　　相关单位在对施工协议以及其他有效合同进行签订的过程中，需做好文档资料收集、整理工作，还要对移交与变更方面提出明确要求。在对最终结算进行办理的过程中，则要由档案管理部门确认签字，随后再继续进行后期的付款工作。

　　（五）最大限度保障规范措施的落实

　　首先，要建立由内部档案管理部门、参建单位以及其他相关职能部门所组成的资料考核小组，其作用是定期对文件资料进行收集、累积、形成、整理等环节中所存在的归档责任制进行有效落实，以提升建设工程项目质量管理的力度。其次，需要进一步做好相关考核以及检查。最后，以考查结果为基本依据，并根据“责任制”的明确要求对相关人员进行奖励与惩罚。

　　三、关于建设工程档案的应用

　　（一）在建设工程施工管理中的应用

　　在建设工程建设过程中，档案能够将施工全过程真实地反映出来，是评定工程质量以及查验工程质量等级的主要依据之一，并在工程扩建过程中也发挥着非常重要的作用。在实际施工过程中，难以避免会出现一些问题，如果未知隐患不断累积，则可能会引发严重的工程事故，而负责事故调查的人员则必须要根据相关档案对事故发生的原因进行分析，从而及时找到解决办法。因此，档案的真实性、客观性、完整性对于监督判断有着非常重要的影响。

　　（二）在竣工中的应用

　　建设工程项目竣工完成之后，建设单位需要严格履行后期对工程的维修管理以及改建、扩建等服务项目。其中后期维护的有效依据主要有设计图纸、设计变更图纸、竣工图纸等，同时项目档案资料也是工程评优、审计稽查、后期评价、责任追究等的基本依据。

　　因此，规范的档案管理是建设工程项目能够实现后期管理服务的主要依据。总而言之，建设工程档案资料是项目施工、运行、投产、管理、维护、监测、扩建或者改建等方面的基本依据，是整个建设工程项目施工过程中的重要记录，其中有非常丰富的数据资源、核心资料。

　　因此，做好建设工程档案管理对建设企业以及市场经济发展有着非常重要的作用。身为建设工程档案管理人员应当树立全面质量管理思想，不断提升档案管理的效率与质量，确保各类资料的真实性、完整性、客观性，促进档案工作能够稳步开展。