实物档案数字化公司

　　4月7日，国家档案局正式发布《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》等12项行业标准，其中，《实物档案数字化规范》（DA/T89-2022，以下简称《规范》）编制工作由国家电网公司牵头组织，国网河南电力具体承担，国网山东、辽宁、黑龙江、陕西电力和国网档案馆参与编写。《规范》的发布填补了国内实物档案数字化公司规范的空白。

　　国家档案局发布《实物档案数字化公司规范》

　　实物档案是以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分，具有档案必备的原始性、直观性、确定性等基本特征，能够真实地记载社会实践活动，生动地反映出社会发展历史。实物档案因其直观鲜明、形式多样，在宣传、教育、纪念等方面具有表现细微、引人瞩目的独特作用，对档案事业发展具有重要意义。

　　实物档案是档案资源体系的重要组成部分，但由于实物档案本身种类多样、形状复杂，数字化的方式和技术选择较少，大部分只限于简单的拍照，不能直观反映档案的真实情况。另外，有的实物档案经过长期保存，相比原貌发生了较大差别，甚至出现大幅度变色、变形或逐步破损等情况。鉴于实物档案的重要价值以及很多实物档案濒危的严峻形势，有必要尽快探索研究实物档案数字化规范标准，指导开展实物档案数字化工作，更好满足档案工作数字化转型的时代要求。

　　2017年5月，全国档案工作标准化技术委员会召开第二十五次年会，确定由国家电网公司承担《规范》的编制任务。在国家档案局的指导和支持下，国家电网公司高度重视，精心组织，选拔专业力量，组建项目团队，开展《规范》编制工作。

　　一是明确依据，统筹布局。依据国家标准制定原则、国家现行建设法规和标准化工作的相关规定，以及纸质档案、录音录像档案数字化规范等行业标准，参照最新档案工作要求，合理确定实物档案数字化原则、技术要求及工作流程等，确保《规范》与现有档案法律法规和制度标准的一致性和时效性。

　　二是广泛调研，深入研讨。广泛查阅国内外相关文献资料，实地调研档案馆、博物馆等实物档案或实体文物集中保管机构，了解数字化现状、分析成本效益等因素，形成框架结构。加强编写组内部沟通与研讨，深入分析研究，明确实物档案数字化相关术语，逐步完善《规范》主体内容，确保《规范》的实用性和普适性。

　　三是反复验证，不断完善。围绕实物档案数字化业务需求和技术要点，借鉴文物、工业测绘等行业先进经验，从工作术语到管理规范，从技术原理到操作规程，逐项细化设计、反复验证，确保《规范》的适用性和可操作性。

　　经过《规范》编制项目团队的科研攻关和反复试验论证，于2018年3月初形成了《规范》征求意见稿，并报国家档案局审批。同年4月15日，国家档案局发布《规范》(征求意见稿)面向全社会公开征求意见建议。之后，国家电网公司充分吸纳社会各方面意见100余条，先后多次修改完善，形成了最终的《规范》(审议稿)。

　　《实物档案数字化规范》编制中期研讨会

　　《规范》共包括十三个章节，围绕实物档案数字化的操作环节，形成了“范围、规范性引用文件、术语和定义、总体要求、组织与管理、档案出库及数字化工作环节”的框架结构。

　　一是明确了实物档案数字化的组织与管理，对实物档案数字化的机构及人员、基础设施、工作方案、管理制度、工作流程、文件管理等事项作出规定，指导数字化工作规范高效开展。

　　二是强调了实物档案数字化的前期准备工作，要求档案保管部门按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象，开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，严格履行相关审批手续后，对档案进行交接出库，制定目录数据库数据规则，建立档案目录数据库，为数字化成果的管理和利用打下基础。

　　三是确定了实物档案数字化的四种采集方式，根据实物档案的本体结构特点展示需求等，提出了平面扫描、三维扫描、数码拍照、环物摄影等四种采集方式。其中，平面扫描适用于二维静态图像形式展示的实物档案，如奖状、证书、印模等；三维扫描适用于可以三维立体影像形式展示的实物档案，如奖杯、产品、标本、工具设备等；数码拍照适用于可以二维静态图像形式展示的实物档案，如奖牌、奖杯、锦旗等；环物摄影适用于以三维全景影像形式展示的实物档案，如生产工具、设施设备等大型实物档案。

　　针对每种采集方式，《规范》分别对采集操作流程、参数设置、数据格式等提出了具体的数字化技术要求，为数字化工作人员提供了明确的操作指南。同时，《规范》还对实物档案数字化采集后的影像处理、成果验收与移交等工作作了相应规定，便于数字化成果的更好应用。

　　《实物档案数字化规范》

　　《规范》的发布，对科学指导实物档案数字化工作具有重要意义。下一步，国家电网公司将按照国家档案局统一部署，积极做好《规范》发布后国标委备案、出版发行以及宣贯解释工作，推动《规范》尽早落实实施，为新时期档案事业发展作出新的更大贡献。