干部人事档案数字化加工

　　干部人事档案是反映干部成长历程的重要资料，也是全面考察了解干部的重要依据，近年来，随着《干部人事档案工作条例》的出台以及全国、自治区干部人事档案工作会议的召开，为新时期如何进一步管好干部人事档案数字化加工、用好档案提出了要求，指明了方向。

　　今天就干部人事档案数字化加工应该需要注意的问题向大家释疑。

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　　Q：干部档案材料编码原则是什么？

　　A：干部人事档案材料编码，包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：

　　1-1、1-2……

　　2-1、2-2……

　　3-1、3-2……

　　5-1、5-2……

　　6-1、6-2……

　　7-1、7-2……

　　8-1、8-2……

　　10-1、10-2……

　　备注：前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料，依次类推。

　　第四类材料顺序号的编写如下：

　　4-1-1、4-1-2……

　　4-2-1、4-2-2……

　　4-3-1、4-3-2……

　　4-4-1、4-4-2……

　　第九类材料顺序号的编写如下：

　　9-1-1、9-1-2……

　　9-2-1、9-2-2……

　　9-3-1、9-3-2……

　　9-4-1、9-4-2……

　　备注：第一个数字代表材料所属大类别，中间数字代表材料所属小类别，最后数字代表材料在每小类中的排序号。如“9-1-1”表示第九类第一小类工资材料中的第一份材料，依次类推。

　　在每份材料右上角编上顺序号的同时，用铅笔在材料每面的右下角编上页码（正面右下角，反面左下角）。

　　有封面的材料要从封面开始编写（如干部履历表的封面要编页）；凡有图文的页面，每面作为一页（如入党志愿书中的说明页和誓词页都要编页）；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数；注意：所有已有印刷编码的材料，如干部履历表一律也要手工编页，编页方法按照如上四点执行。

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　　Q：干部档案目录中“材料形成时间”如何把握？

　　A：“材料形成时间”填写材料落款时间，是以文件办理完毕、正式生效时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。个别材料年月日均没有的，不用填写。复制的档案材料，采用原材料形成的时间。

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　　Q：干部档案目录“备注”应该如何填写？

　　A：“备注”是填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的《干部任免审批表》，要在备注中注明“含有考察材料”；复印件等情况也应注明。

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　　Q：干部档案材料归档排序原则是什么？

　　A：排序是指将每一类别的材料，按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系，排列顺序，并通过编写“顺序号+页码”将材料固定下来。

　　排序方法有2种：一是按材料形成的时间排序；二是按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。

　　按材料形成的时间排序，这种方法适用于干部档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

　　注意：第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类之后，各小类中分别按时间先后进行排序。同期《干部任免审批表》与考察（考核）材料，合并为一份材料，排序为《干部任免审批表》在前、考察（考核）材料在后，不按时间排序。

　　按材料的内容以及材料之间的内在联系排序，这种方法适用于第五、六、八类材料。第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料排序：入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前；党员登记表等可按时间先后依次排序。

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　　Q：档案技术加工时，应该注意哪些问题？

　　A：对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的，应进行复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

　　1.横版材料要竖放，并保持同一方向。

　　2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料过度裁剪。

　　3.幅面过小或破损严重的材料应进行托裱，托裱应统一用普通印刷白纸。档案材料一般应留够2厘米的装订边，装订边过窄或装订线内有文字的材料应用白纸加边。

　　4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属物必须拆除。

　　5.档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。如果左侧的空白边不够，要托裱出装订边，注意不能压字。对于个别不规则的材料，要进行折叠。

　　6.装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不脱页、不倒页、不压字、不损坏文件。

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　　Q：零散材料接收后，多长时间应该归入本人档案？

　　A：根据《干部人事档案材料收集归档规定》，符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内，放入本人档案，一年内整理归档。