纸质档案整理扫描公司有哪些

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，为档案工作提供更好的服务，那么纸质档案整理扫描公司有哪些?

　　纸质档案整理扫描公司有哪些

　　传统档案管理模式存在的劳动强度大、重复工作多、占用空间多、利用效率低和档案信息共享、利用不便捷等问题，不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，会出现发黄、变脆、破损甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中又极易造成新的、不可逆的损坏。在数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质档案数字化势在必行。

　　为加快推进档案信息化建设，做好“存量数字化”，在湛江市档案局、四航局档案室的指导下，公司档案室于2021年12月全面启动了档案数字化扫描工作。截至今年5月底，对室存1974-2000年10万余页文书档案进行了系统化、规范化的数字化加工，取得了阶段性成果。

　　正值“喜迎二十大档案颂辉煌”第十五个国际档案日，让我们来看看公司纸质档案数字化工作的行动吧~

　　做足准备夯实治量化建设“基础关”

　　公司档案室高度重视档案数字化工作，在前期反复调研基础上，顺利完成数字化扫描方案制定、数字化团队招标、需扫描档案库存清点、工作场地达标等前期准备工作。

　　细清点、深调研定方案

　　档案数字化是档案信息应用的一个重要组成部分，是档案工作迈向现代化的必由之路。其不仅能直观、具体的反映档案信息本身，而且对档案原件也起到了很好地保护作用。

　　一、清点摸底档案库存

　　在数字化筹备阶段，公司档案室对档案库存进行了清点、摸底，结合国家标准和公司实际，系统整理公司档案基本情况，包括档案数量、载体形式、档案类型、保存状况、保管期限、密级等，科学规划，认真确定数字化的数量、范围和重点。

　　二、拟定档案数字化扫描方案

　　基于档案数字化的重要性、投入资金的有限性，公司档案室积极做好规划调研，开展档案信息化建设调研工作，组织召开数字化需求调研会，广泛征询意见，拟定档案数字化扫描方案，确定对档案室中具有较高价值、利用频率最高的文书档案等类别首先进行数字化，切实为公司提供更加方便、快捷、高效的利用服务，让档案发挥更大的价值。

　　三、制定档案数字化实施方案

　　积极向分管领导汇报反映数字化加工工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式，制定具体的实施方案，成立档案数字化工作领导小组和工作小组，明确职责，要求档案管理人员细心细致，严格把好质量关。

　　高要求、严标准选团队

　　档案数字化工作具有复杂性和专业性的特点，在确定档案数字化外包后，公司档案室积极部署，做到高要求、严标准选择外包团队。

　　一、分类甄选

　　根据公司档案实际情况，综合考虑公司定位、成本、风险、利益等因素，对需要进行数字化的档案类别进行甄选，根据甄选情况来确定外包的业务范围。

　　二、明确标准

　　多次与湛江市档案局、四航局档案室交流沟通，进一步细化档案数字化扫描方案，从转化流程、保密管理、风险防控等方面细化，为档案数字化业务外包工作提供方向指引、操作指南。

　　三、确定队伍

　　严格审核，从资质、业务范围、法人资格、专业技术人员、软硬件设备、公司信誉等级、成功案例、专业能力及素质等方面制定严格的评价标准，通过多家比选后最终选定了优秀的外包团队。

　　定规则、重安全保规范

　　一、掌握旧标准

　　查找历史资料，反复研究学习档案工作相关标准、规范、整理规则等，熟练掌握公司各年代档案整理规则，按档案整理规则完成规范的归档整理后再进行数字化扫描工作。

　　二、制定新规则

　　根据实际情况，拟定公司档案整理规则，明确扫描前的整理工作内容，包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范。同时，有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　三、合理布局加工场所

　　为数字化加工准备空间充足，布局合理的加工场所，并配备消防系统和防盗、视频监控等安全系统及存储介质、操作系统等软件设备，签订保密协议，严格做好档案交接登记手续，建立健全保密制度和人员管理制度，确保档案信息的绝对安全，做到数字化加工安全有保障。

　　精细化、全流程控管理

　　一、实施全过程管理

　　加强纸质档案数字化处理过程管理，是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障，公司档案室对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理。

　　二、细化工作要求

　　制定科学、规范的工作流程，对数字化项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制，不断细化《纸质档案数字化工作流程》《档案信息保密管理要求及措施》《档案数字化验收工作细则》《数字化加工场所安全管理规定》等工作要求。

　　三、明确加工标准

　　明确纸质档案数字化项目加工标准及工作表单，做好和数字化加工公司的沟通交流，优化加工流程、提高档案数字化技术标准，对数字化工作人员进行岗位培训，确保档案数字化加工质量。