案件档案怎么整理

　　案件档案怎么整理：为确保纪检监察业务规范化，进一步提高案件档案管理水平，贡嘎县纪委监委按照“抓规范、促管理、提质效”的工作思路，从案件档案的收集、整理、归档、使用等环节入手，多举措提升案件档案管理水平，促进案件档案管理规范化、制度化、科学化。

　　一是强化保障，完善设施。县纪委监委在办公室紧张的情况下，将三楼的一间办公室专门设立为案件档案室，配备12组密码保险柜，对涉密的案卷全部编号后存放，方便查看，由审理室对案件档案室进行日常管理，严防无关人员擅自出入案件档案室、严防档案卷宗随意乱借乱放等情况，此外案件档案室还配备了防火、防潮、防盗、防虫等一系列设施。审理室通过与委机关全体工作人员签订《保密承诺书》，构建起责任到人的案件档案管理体系。

　　二是健全制度，规范管理。结合案件档案室管理实际工作需要，审理室制定《案件档案管理》、《案件档案借阅》、《案件档案保密》等6项35条档案管理规章制度，报请县纪委常委会审议通过，并制版上墙。

　　通过健全档案管理制度，对案件档案的收集、整理、归档、保管、统计、借阅、安全、保密等各个环节进行了规定，明确了案件档案管理的工作流程。此外，审理室指定专人负责管理案件档案归档和借阅，为档案管理工作规范有序开展提供了有力的保障。

　　三是建立台账，严把关口。通过建立《案件档案移交清单》《档案调阅申请单》《案件档案借阅登记表》等规范案件档案借阅台账，严格落实档案资料查阅、复印、借阅等审批程序，严把关口。通过不断强化档案管理人员的责任意识、保密意识、安全意识，杜绝案件卷宗违规借阅行为，有效防止案件档案遗失，避免在今后查询使用过程中出现混乱。

　　四是规范整理，不断完善。县纪委监委从案件档案的收集、整理、装订、归档、保管、使用等环节等进行规范整理，按照初核类和立案类进行分类，对其中程序不规范和手续不完备的案卷进行了补充完善，统一更换档案盒，并按照年度顺序排列编号，确保案件档案收集齐全、整理规范、保管有序。截至目前，贡嘎县纪委监委集中整理1976年至2020年的案件材料共185件。

　　案件档案怎么整理

　　第一章总则

　　第一条为统一规范市市场监督管理局文书档案管理工作，适应档案管理现代化的需要，根据国家档案行业标准和《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等政策法规，结合我局实际情况，制定本办法。

　　第二条市局机关各部门及局直属机构在其职能活动中形成的、办理完毕各种具有保存价值的纸质文件材料，均应作为文书档案保存。

　　第三条市局必须加强对文书档案工作的领导，指派专人负责收集、整理、保管和利用工作。文书档案实行统一领导、分级管理的管理办法。任何个人不得据为已有。

　　第四条文书档案管理的基本任务。

　　（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策以及上级市场监管机关和档案行政管理部门的规定、办法，并组织实施。

　　（二）收集、整理、保管档案，维护档案的完整性和档案机密的安全性；积极促进档案工作的开发和利用。

　　第二章归档范围和要求

　　第五条凡是反映市局各部门工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

　　第六条根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案管理期限规定》的要求，依据“三定方案”的各部门职能范围，认真细致划分、编制本单位保管期限表，向档案局进行审改，编制合格通过审批，可以予以实施。

　　市局既要按照审批后的《机关文书档案保管期限表》落实好已有的文件材料归档范围和保管期限，还要根据工作的发展变化，将新的工作领域中形成的文件材料及时纳入归档范围，确保应归档文件材料的齐全完整。

　　第七条机关文件材料不归档的范围是：上级机关的参考性文件、普发性文件，本机关的无查考价值的临时性文件、未生效文件等。

　　第三章文书档案的管理

　　第八条文书档案的分类。根据本机关实际情况，采用保管期限—年度—机构分类法，同一全宗的分类方案应保持相对稳定，不得随意变动。

　　保管期限—年度—机构分类法。先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，年度下再按机构分类。此时分类方案为：永久：2019年办公室、综合规划处、法制处、……。

　　1.年度。判定文件年度应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表等文件也按文件签发日期判定所属年度，而不是以其年针对的年度进行归类。按照规定，不只是单份文件作为一件，正本与定稿、原件与复印件、来文与复文也作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。即请示和批复以批文时间为准；转发文与被转发文以转发文为准。

　　2.机构。发文：以哪个机构的名义发文就归入哪个机构的类中。由几个机构共同处理的文件，有主办者的归入主办机构；以机关名义发出的文件，归入有关机构类中。收文：针对的是哪一部门的问题就归入哪一机构中。

　　3.保管期限。文书档案的保管期限分为永久、定期。定期分为30年和10年。依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案管理期限规定》的要求，编制本单位保管期限表按要求分类。

　　第九条文书档案的整理。归档文件的整理是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

　　（一）整理单位。文件正本与定稿为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件;报表、名册、图册等一册（本）为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定搞）为一件。

　　（二）修整。修整过程是要对破损文件进行修裱，对不耐久或字迹模糊的文件要进行复制，超大纸张要进行折叠，易腐蚀的金属物如订书钉要拿掉。

　　（三）装订。装订前首先应排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。中文本在前，外文本在后。

　　归档文件装订前应将（件）内各页对齐，装订材料可采用无酸纸封套。使用不锈钢材料装订的文件在进行消毒杀虫时应慎重，不可使用微波设备,以免发生火灾。

　　（四）归档文件的排列。归档文件的排列方法，是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再对不同事由的文件按时间顺序排列。日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后。

　　（五）归档文件的编号。

　　1.件号。件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进馆时，由于再鉴定、整理，归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。如：采用“保管期限—年度—机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一年度的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。

　　2.编号项目。编号项目分为必选项和选择项。必选项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。全宗号填写的是档案馆给立档单位编制的代号。年度项填写的是文件形成的年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限是填写归档文件保管期限的简称或代码。机构是填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。件号一项填写的是室编件号。填写时要根据分类方案的最低一级类目即每个盒里，按文件排列顺序从“1”开始标注。

　　3.盖章。归档章的项目设置与编号项目相同，在文件首页上端空白位置用红色印油加盖归档章并填写相关的内容。加盖归档章时应尽量不要压住字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

　　（六）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

　　1.件号：填写室编件号。

　　2.责任者：填写制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者。如几个单位联合发文，应标注主要的责任者。

　　3.文号：填写文件的发文字号。

　　4.题名：填写文件标题。文件没有标题或题名不规范的各种报表和会议记录可根据文件内容编写题目。

　　5.日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。

　　6.页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页。

　　7.备注：注释文件需要说明的情况。

　　（七）归档文件装盒。归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。文件装盒时应按照最低一级类目放入同一档案盒内。档案盒摆放采取竖式，在盒脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。其中起止件号一项应填写盒内第一件文件和最后一件的归档文件的件号，其间用“－－”号连接。盒号一项是在档案移交进档案馆时按进馆要求编制，未进馆前暂空置。

　　（八）填写备考表。归档文件整理完毕，应填写备考表说明该盒内文件归档情况，有无缺损、修改、补充、移出、销毁等并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

　　第十条文书档案的保管。设置档案专用库房和柜架。有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等设施。定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。

　　第十一条文书档案的利用。

　　（一）档案人员要熟悉所藏档案情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极作好提供利用工作。

　　（二）应开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

　　（三）凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案查借阅登记簿》、《档案查借阅审批表》。

　　第十二条档案的统计。应按规定填写档案收进和移出登记簿，并准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

　　第十三条档案的鉴定和移交。

　　（一）根据国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确的判定档案的存毁。

　　（二）销毁失去保存价值的档案要登记造册，经分管负责人批准后，由二人在指定地点监毁，并在销毁清册上签字。

　　（三）重要的设备档案和基建档案应由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，将原件向档案馆移交。

　　第十四条合同档案的相关规定

　　（一）以大连市市场监督管理局名义对外签订的合同，由经办部门自合同履行完毕之日起一个月内将合同文本交由档案部门进行管理。本办法实施之前履行完毕的合同，由经办部门在本办法实施之日起一个月内将合同文本交由档案部门进行管理。合同档案保管期限为永久、定期。

　　（二）对合同文本的档案管理由档案管理部门按相关规定进行管理。

　　(三)大连市市场监督管理局关于合同文本保管的规定与本办法不一致的，以本办法为准。

　　第三章附则

　　第十五条本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　第十六条本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

　　案件档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为加强案件档案的规范化管理，充分发挥案件档案在市场监督管理和行政执法中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《大连市执法档案管理办法》及有关法律法规的规定，制定本办法。

　　第二条大连市市场监督管理局机关各部门及局直属机构建立和管理案件档案适用本办法。本办法所称案件档案是以大连市市场监督管理局名义办理结案的行政处罚案件、行政调解案件、行政许可、行政强制措施、由具体行政行为引起的行政复议案件、行政诉讼案件、行政赔偿案件以及受理的当事人申请复议的案件中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条案件档案实行统一领导、分级管理的原则。由市市场监督管理局档案管理部门集中管理。任何单位和个人不能据为己有。

　　第四条案件档案管理的主要任务是：收集、整理、鉴定、保管案件档案，维护档案的完整与安全，积极开展档案的统计、检索、编研及开发利用，为市场监督管理工作服务。

　　第二章案件档案的建立

　　第五条案件归档范围：以大连市市场监督管理局名义作出行政处罚案件、行政调解案件、行政许可、行政强制措施；由具体行政行为引起的行政复议案件、行政诉讼案件、行政赔偿案件；受理的当事人申请复议的案件。

　　第六条行政处罚案件、行政调解案件、行政许可、行政强制措施的档案由作出具体行政行为的承办部门建立；由具体行政行为引起的行政复议案件、行政诉讼案件、行政赔偿案件由作出具体行政行政行为（包括不作为）的承办部门按照《大连市市场监督管理局行政应诉工作暂行办法》第二十七条规定建立；受理的当事人申请复议的案件由受理复议的承办部门建立。

　　第三章案件档案的收集和整理

　　第七条案件承办人在办案过程中应当随时收集、整理案件文件，在结案后三个月内将应归档的文件整理排序、编页号、填写卷内目录、粘贴、装订成册并提出保管期限的意见。于次年3月31日前由案件承办部门指定人员填写移交目录，向本局档案管理部门移交。

　　第八条案件档案应当按年度归档。行政处罚案件、行政调解案件、行政许可、行政强制措施的案件档案以结案时间当年年度归档；由具体行政行为引起的行政复议案件，以收到行政复议决定书的时间的当年年度归档；由具体行政行为引起的一审行政诉讼案件、行政赔偿案件以收到一审诉讼裁判文书的时间的当年年度归档；由具体行政行为引起的二审行政诉讼案件、行政赔偿案件以收到二审生效裁判文书的时间的当年年度归档；在本年度发生但没有结案的案件，案件档案在案件结案年度归档；受理的当事人申请复议的案件以作出并送达行政复议决定书的时间的当年年度归档。

　　第九条行政处罚案件档案归档内容及顺序按照《市场监督管理行政处罚程序暂行规定》（国家市场监督管理总局令第2号公布）第七十一条规定执行。

　　其他案件档案的归档按照相关规定执行。

　　第十条案件卷宗材料应按一定的次序，即先按问题属性分类，每一类文件再按时间先后次序排列，具体排列方法见附件。

　　第十一条卷内文件按规范要求排列后，依次编写页号，页号编写在正页的右上角，反面有文字、图表的编写在文页的左上角，空白页不编号。

　　第十二条归档文件材料规格统一为A4标准，不符合规格的应粘贴或折叠。

　　第十三条规范填写卷皮、目录、备考表。字迹清晰、工整。

　　第十四条装订案卷应牢固、美观。装订前应去除文页上的各种金属物，左、下边戳齐按规定装订。

　　第四章案件档案的保管

　　第十五条案件材料一经装订成卷，即成为正式档案，不能随意拆散，不得涂改和抽页。

　　第十六条案件档案的排列方法为年度-组织机构。案卷号由承办单位按执法文号顺序编写，档案号以局为单位由档案部门统一编写。

　　第十七条案件保管期限分为永久保管和定期保管，其中定期保管期限为30年或10年。

　　以局名义作出的行政处罚、行政许可、行政强制措施等应永久保管。

　　其他案件档案按照相关规定定期保管。

　　第十八条档案管理部门应当建立案件档案的统计制度，定期对案件档案的保管情况进行检查，对档案的接收、移交、销毁、利用等情况进行统计。

　　第十九条案件档案保管期满后，应由办案人员或承接案件的时任办案人员、档案管理人员及其档案管理部门领导组成鉴定小组逐案进行鉴定，对仍有保存价值的案卷，可以采取提高档案保管期限的办法延长其保管期限，经鉴定确定销毁的案件档案，填写报告说明销毁的数量与原因，连同案卷目录报本局档案部门主管局长审查批准后，由档案管理人员或指定监销人员两人在指定地点销毁，并在销毁清册上签名，销毁报告和销毁清册要立案归档永久保存。

　　第二十条案件档案应配有适宜的安全保存库房及防火、防盗、防渍、防有害生物的必要设施，并做好保管情况的记录工作。

　　第五章案件档案的利用

　　第二十一条各相关部门应重视案件档案资源的开发利用工作，做好档案统计分类汇总工作，利用先进技术，编制适宜的检索工具，努力实现档案的现代化管理，为市场监督管理工作服务。

　　第二十二条案件档案不宜向社会开放。公、检、法、纪检监察机关及其他行政机关确因工作需要，持本单位介绍信、工作证及有关立案手续并经办案部门领导及档案管理部门领导批准后，可在阅览室内查阅案件档案正卷。

　　律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到案件档案保存地查阅、复制。

　　第二十三条利用案件档案时，阅卷人不得对档案作任何标注、修改、污损，更不得抽取、拆散、调换案卷文件，对损坏档案的人员，按照《档案法》及有关规定追究相应的法律责任。

　　第二十四条档案管理部门要建立档案利用效果登记制度及反馈渠道，办理查阅案件档案的登记。

　　第六章附则

　　第二十五条本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　第二十六条本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

　　会计档案管理办法

　　为加强机关会计档案的管理，确保会计专业材料归档齐全完整，为机关工作提供可靠依据，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合实际，特制定本制度。

　　一、归档范围

　　市局财务部门和财务人员在工作活动中形成的办理完毕的并具有保存价值的各种凭证、账簿和报表等会计核算专业材料均属归档范围，主要包括：

　　（1）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证（包括：现金凭证、银行存款凭证、各科目的转账凭证）；

　　（2）会计账簿：包括现金日记账、银行存款日记账、总账、各种明细账等；

　　（3）会计报表：包括月份报表、年度会计报表（年度决算，文书档案和会计档案各存一份）；

　　（4）其他：包括会计档案的移交清册、银行对账单等。

　　二、整理、排列、编号与编目

　　（1）会计档案按照分类分别整理，装订时要去掉金属物，大小规格不一的，要裁边裱糊折叠，有破损缺页的要进行修补,装订结实。填写案卷封面备考表时，要用符合存档要求的笔墨。具体为：

　　1.会计凭证的整理。记帐凭证按编号顺序排列，原始凭证按封面大小折叠，按月组成一卷或多卷，每卷厚度以2-3公分左右为宜。会计凭证的装订可采取大小两种规格，小的按高11公分、宽50.5公分规格装订;大的按十六开纸规格装订,一律左侧装订。

　　2.会计账簿的整理。活页帐,取出空白页重新装订编号,一本为一卷,每本100—150页左右。填写《账簿封面签》和卷脊，《账簿封面签》贴在卷皮的中间位置。现金日记账、银行存款日记账,精装本的不另行装订。账簿封面签的内容印在卷内的,可不再贴《账簿封面签》。

　　3.会计报表的整理。会计报表按月份、季度、年度分别装订。会计报表的卷皮、卷内目录、格式与文书档案填写方法一致。

　　4.其他类的整理。其他类按照名称、重要程度结合立卷。

　　（2）会计档案由财务人员整理归档，接收会计档案,原则上应保持原卷(盒)的封装,个别需要拆卷重新整理的,应征求财会人员意见,并与财会人员共同拆卷整理。

　　（3）会计档案的排列分别为：

　　1.会计凭证：年度结合名称（现金、银行、转账）排列，收、付、转凭证订在一起的按时间顺序排列。

　　2.会计账簿：按年度组合重要程度，先现金日记账、银行存款日记账、总账，后明细账进行排列。

　　3.会计报表：按年、月分别排列。

　　4.其他类：按重要程度排列。

　　（4）会计档案的编号

　　1.每一类各自编流水号，账簿、报表、工资表和其他类案卷较少均采用分阶段编流水号，阶段年限的划分，可根据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过三位数。

　　2.会计凭证数量较多的采用一个整体编一个流水号的方法。

　　（5）会计档案按类以卷为单位填写案卷目录。

　　三、归档要求

　　1.会计档案的收集必须齐全完整，不得缺年、漏月、短件。

　　2.各种凭证需按形成时间先后顺序编号，按月装订成一卷或多卷，封面和卷脊要反映凭证名称、年度、月份、日期、记账顺序号。

　　3.财务工作中形成的收文和发文、会计制度、会计工作计划、总结、年度财务预决算等文书材料归文书档案。

　　4.向档案室移交会计档案，要指定专人负责，并编写会计档案移交书、会计档案移交目录，各一式两份，移交人和接收人双方签字盖章，财务部门和档案部门各保留一份。

　　本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

　　声像档案管理办法

　　第一条为加强声像档案的管理，有效地保护和利用声像档案，依据《中华人民共和国档案法》《辽宁省声像档案管理办法》和《大连机关数码照片档案管理规范》制定本办法。

　　第二条本办法适用本机关的声像档案管理。

　　第三条本办法所称声像档案，是指记录（载）有办法第六条规定内容的照片、音频、视频、影音光盘等。

　　第四条档案管理部门负责声像档案管理工作的监督和指导。负责分管范围内的声像档案的征集、接收和日常管理工作。

　　第五条声像档案作为全宗档案的组成部分要实行集中管理，任何部门和个人不得将其据为已有。

　　第六条归档范围：

　　（一）上级领导视察本单位工作或从事其他工作形成的声像材料；

　　（二）本单位领导在重大活动中形成的声像材料；

　　（三）模范人物在本单位重要活动中形成的声像材料；

　　（四）本单位重要活动、重要事件形成的声像材料；

　　（五）本单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料；

　　（六）本单位荣获各种奖状、奖旗、证书等的照片；

　　（七）本单位基建工程项目形成的主要声像材料；

　　（八）本单位主要工作成果声像材料；

　　（九）反映本单位概貌、主要职能的声像材料；

　　（十）其他有保存价值的声像材料。

　　第七条归档要求：

　　（一）属于归档范围的声像档案应于声像材料形成后15日内移交档案部门；

　　（二）归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，不得磨损，并由摄录人员附有时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等简短的文字说明；

　　（三）移交部门填写归档清单，一式两份，交接双方签字后各留一份备查。

　　第八条归档整理：

　　档案整理由档案部门完成。将声像档案的不同载体分开；将机密性和一般性声像档案分开；将不同保管期限的声像档案分开。

　　（一）照片档案的整理：

　　1.照片档案应在全宗内按年度-问题或问题-年度进行分类，并要保持前后一致；

　　2.将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具，每卷一般不超过60张；

　　3.卷内照片的编号可采用编流水号的方式，一张照片为一个流水号；反映同一内容的照片编组号，然后在每组内编流水号，一组照片应有一个总说明;

　　4.将每张照片的分类号、档号、卷内顺序号在每张照片的背后予以注明；

　　5.注明每张照片的参见号；

　　6.根据照片的自然张填写卷内目录，在备考表中注明该卷在整理、利用过程中出现的问题；

　　7.组成卷后，要拟写案卷题名，编制案卷号，填写案卷总目录。

　　（二）音频、视频、影音光盘档案的整理：

　　1.音频、视频、影音光盘一般按其反映的内容分类。原版、复制版、播出版分开；

　　2.同一内容的按归档时间编一个流水号，数量少的可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号；

　　3.音频、视频、影音光盘的盒套外要贴上标签，写明内容、讲话人、录音日期、盘数以及编号、参见号、带长、时间等，录像带还要注明声道、机器型号、种类等。

　　第九条声像档案的保管期限原则上与他反映的文书、科技、专业档案的保管期限一致。

　　第十条对归档的声像档案要按不同的种类、载体编目和排放：（一）照片档案要根据不同类别编目，其格式为：类别号、编号、内容、数量、起止日期、移交机关（个人）、时间等；

　　（二）音频、视频、影音光盘档案要根据内容、数量的不同进行编目，数量少且内容单一的只编制总目录；数量多且按内容进行分类整理的，应编制分类目录。

　　第十一条保管声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防高温、防有害气体等，温度应控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60%之间。保存母片的胶片库温度应控制在13-15℃之间，相对湿度应控制在35-45%之间。磁带库应避开30奥特斯以上的磁场。

　　第十二条对保管的声像档案要定期进行检查。对长期保存的录音带、录像带，至少隔半年重新缠绕一次，缠绕时应用正常播放速度。发现变形、断裂、磁粉脱落等现象要及时进行技术处理。

　　第十三条销毁声像档案必须经过鉴定，并编制销毁清册，由单位负责人签署意见，责成专人进行技术处理。

　　第十四条撤消或合并的单位，应向主管部门或所在地档案馆移交声像档案，不得私存、转移或移做他用。

　　第十五条建立健全声像档案的统计、借阅、利用等制度，做好声像档案的收进、移出、现存数量、保管基本情况、利用及其效果统计工作，并根据声像档案的涉密程度，确定利用范围。借用或复制声像档案，应办理相应手续。

　　第十六条本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　第十七条本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

　　实物档案管理办法

　　为确保要本机关在公务活动中产生的具有保存和参考利用价值的实物档案的齐全完整，根据省、市档案局的有关要求，依据《大连市机关实物档案管理规范》结合实际情况，特制定本制度。

　　一、归档范围

　　凡是在工作活动中获得的各种奖旗、锦旗、授带、奖状、牌匾、印章、荣誉证书及赠予的纪念品、字画等实物，均属归档范围，具体内容如下：

　　（1）在参加各项比赛、检查、考核等重大活动及工作中获得的各种荣誉证书、锦旗、奖牌、票证、证徽、宣传画、奖杯、牌匾等。

　　（2）举办或承办的重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、画册、赠送的礼品等。

　　（3）在工作或外事活动中获赠的纪念品、礼品、锦旗等。

　　（4）上级领导、知名人士的题词或赠送的字画等。

　　（5）其他有保存利用价值的实物。

　　二、归档要求

　　（1）实物档案的归档时间应在实物档案形成后及时向档案室移交；

　　（2）移交实物档案时，应对实物档案的内容和时间作明确的文字说明；

　　（3）归档的实物，要保持整洁，不破损；

　　（4）各种实物档案应在包装物上附贴标签，标签内容包括档案名称、顺序号等；

　　（5）实物档案需拍照归档；

　　（6）移交实物档案时应办理移交手续，填写实物档案移交清单，一式两份，移交归档。

　　三、整理与利用

　　（1）实物档案按实物类别—保管期限分类。分为证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其他（含纪念品）。

　　（2）实物档案以件为单位，一件一号。并在实物上粘贴相应的标签，内容包括全宗号、目录号、件号、保管期限、类别、年度。

　　（3）利用实物档案必须严格履行登记手续，原则上使用实物照片，如确需利用实物档案原件，须写明利用目的，经分管领导批准方能利用。

　　本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

　　电子档案管理办法

　　为加强电子文件和电子档案的管理，根据《大连市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。

　　一、归档范围

　　凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括数据类文件和程序类文件。数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。

　　二、归档管理要求

　　（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。

　　（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。

　　（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。

　　（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。

　　（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。

　　（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。第三套异地备份保存（C）。

　　（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。

　　三、利用与鉴定

　　（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

　　（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。

　　（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

　　本办法由大连市市场监督管理局办公室负责解释。

　　本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。