郑州电子档案整理公司（电子档案整理用什么软件）

　　郑州电子档案整理公司：电子档案归档鉴定，是指对电子文件划定保管期限，并对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行检测，检测合格方可归档。

　　1.划定保管期限

　　任何电子文件在归档时必须划定保管期限，划定依据应根据机构制定的保管期限表来进行。电子文件归档时，保管期限的划定既可在形成系统电子文件时划定，也可在电子档案管理系统中通过赋予“保管期限”元数据值的方式来划定。

　　2.真实性、可靠性、完整性和可用性检测

　　确保电子文件和电子档案真实性、完整性、可靠性和可用性（简称“四性”）是电子文件归档和电子档案管理过程中的一大难题，目前尚无统一的规范和标准。

　　（1）真实性和可靠性检测

　　主要是检测电子文件和电子档案来源可靠，内容是否被非法更改或非法调换，以及是否完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实。

　　检测方法如下：

　　①收集归档前，采用加密算法对待归档电子文件进行认证，形成认证码。

　　②电子档案管理系统接收到归档电子文件后，调用加密算法，将产生的认证码与原认证码进行比对，如果两次认证码不一致，应确定电子文件已被更改。

　　（2）完整性检测

　　主要是检测电子文件和电子档案信息构成的完整，元数据的完整和特殊软硬件的完整性。

　　检测方法如下：

　　①电子文件信息完整性检测。

　　将归档电子文件与电子文件应有的构成要素进行比较，凡缺少应有构成要素的电子文件均是不完整电子文件。如一份完整的文书类电子文件一般包括正本及其附件、签发单、修改稿等，如有缺失应认定为不完整。

　　②元数据完整性检测。

　　将收集到的电子文件元数据与元数据定义项进行比较，凡缺少应有元数据元素的，应确定为元数据不完整。

　　③特殊格式电子文件所需的软硬件完整性检测。

　　对有些需要特殊软硬件支撑才能显示或处理的电子文件，归档时应检查其所依赖的软硬件是否与电子文件一同收集。

　　（3）可用性检测

　　主要检测电子文件和电子档案的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

　　①电子文件和电子档案可识别性检测方法。

　　第一步：收集不可识别电子文件特征，形成特征库。

　　第二部：将收集归档的电子文件与不可识别电子文件特征库中的特征进行比对，符合不可识别电子文件特征的应确定为不可识别电子文件。

　　②存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性检查。

　　第一步：采用防病毒系统检查电子文件和电子档案有无病毒；防病毒系统的病毒库处于最新状态。

　　第二步：兼容性是指电子文件和电子档案存储格式对特殊软硬件平台的依赖性。兼容性检查包括硬件和软件两个方面。由于当前尚无统一的检查方法，各企业可参照采用信息系统开发中的Beta测试法进行检查。

　　第三步：如果采用离线移交，还应对载体的完好性进行检查，即检查电子文件存储的载体有无损伤，可否正常使用。需检查的离线载体数量较少时，可采用人工检查，需检查离线载体数量较大时，应采用专用检查系统。

　　电子档案整理用什么软件

　　为了有效解决电子文件归档和电子档案管理中存在的数据异构问题所造成的电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难。课题组设计了电子档案收集、管理和利用过程的四大工具。

　　通用数据采集工具一一解决电子文件接收难

　　通用数据采集工具可以根据需要对其他信息软件目录数据和全文数据进行采集，以满足电子文件收集积累的要求数据采集工具提供基于数据层和逻辑层二种数据采集方法，相辅相成，可以完成不同情况下的数据采集任务。

　　整个采集工具由四部分功能组成

　　一是数据导入功能：可实现各种格式电子文件和源软件各种数据包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及导入

　　二是数据管道功：可以连接各种常见数据库(如Oracle、MS SQL Server等)，并可进行源软件和目标软件的字段匹配以及异构数据导入

　　三是程序调用接口功能：针对电子文件形成源软件提供的各种程序调用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可实现封装和调用，并从中获取数据；

　　四是数据交换引擎功能：规定了标准的数据交互方式，使构筑在数据交换引擎之上的信息软件可以遵循统一的数据交互标准，进行数据交互。

　　电子档案文件格式转换工具——解决电子档案管理难

　　电子文件的类型主要可分为文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件等五大类，各类文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多种格式和多种版本。各种文件格式和版本一般都需要特定的阅读软件，可以想象，各类文件多达几百种的格式将对各单位电子档案的管理工作造成诸多困扰，随着格式的日益繁多，给电子文件的长期可读和有效利用带来严重威胁。

　　为了解决这一问题，通过集成电子档案文件格式转换工具，尽可能地将各种档案文件格式转换为适合管理、能够长期有效保存并且方便利用的格式，为电子文件的归档、电子档案的管理和长期有效利用提供方便。

　　离线备份工具——解决电子档案长期保存难

　　目前，影响电子档案长期保存的主要问题有自然灾害、人为原因、系统故障、保存载体寿命等，开展电子档案的离线备份、复制多套副本、进行异地保存将有效减少以上问题所带来的电子档案损失。

　　但是，一般的软件备份工具较为专业，操作上需要一定的信息技能；备份数据对计算机软硬件环境的依赖性较高，难以适应电子档案的备份需求，为维护电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，课题组通过高线备份工具，利用物理组盘、文件加密、标签打印、脱机查询及只读光盘防数据删改等功能，为档案部门实施电子档案离线备份、封装和交换提供简单易行的工具，使电子档案的长期保存问题简单化。

　　该工具的主要功能如下：

　　(1)物理组盘功能。将电子档案按照一定的规律自动汇集，在文件服务器上生成一张指定载体(如光盘)大小容量的文件夹，该文件夹名称与生成的载体编号相对应，同时在文件夹下生成电子档案文件目录、载体标签，以便实现光盘刻录和载体备份。

　　(2)备份制作功能。工具内置FTP下载软件和光盘刻录软件，首先可以快速地从文件服务器中下载物理组盘形成的文件目录，同时可以方便的驱动客户机上的存储设备，如光驱等，完成备份制作功能。

　　(3)标签打印功能。当客户机上安装了标签打印设备时，软件可以自动驱动设备完成存储载体表面的标签制作。

　　(4)脱机浏览功能。工具内置电子文件离线浏览功能，在备份制作的同时，将脱机浏览程序保存到载体中，这样管理人员在浏览电子档案时可以启动脱机浏览程序实现对存储载体中电子案的查询和浏览，不需要文件形成源软件的支持，大大方便了用户操作。