湖南档案整理服务公司

　　会计档案是企业经营记录的直观反映，档案室更是任何一家企业或单位都不可避开的一个“实体空间”。然而，湖南档案整理服务公司在越来越多的财务工作开始线上高效处理的趋势下，随之产生的大量数据信息，也亟需一个“虚拟空间”来实现电子档案的归档存储。

　　在企业数字化、特别是财务数字化时代的大背景下，作为“业财资税”一体化管理的最后一个环节，会计档案载体的存储以及信息的共享，已成为企业高速发展的重要需求，电子会计档案作为企业的重要无形资产，需要得到良好的保管和使用。

　　过去，传统线下会计档案管理模式，为企业带来了高成本、高风险、低效率、低共享等一系列的问题。

　　现在，电子发票破冰出现，加速了无纸化归档进程，但由于信息系统跟不上发票电子化的步伐，很多企业无法做到报销“无纸化”，往往采取纸质+电子并存方式归档。

　　未来，归档趋势是电子化，会计凭证从纸质走向电子化的历程，说明电子化的趋势已经不可逆转，电子会计档案是电子会计凭证归档的最后一公里。

　　一、档案管理各项制度

　　湖南档案整理服务公司通过合理的规范制度，实现档案工作科学管理，是提高工作质量与效率的重要手段。

　　（一）档案鉴定销毁制度

　　为了做好档案鉴定销毁工作，更好地保护珍贵档案和重要档案，剔除失去价值的档案材料，制定本制度。

　　1.档案鉴定工作，档案的鉴定工作是对保管期限已满，无继续保存价值的案卷和对保存期限需升级或降级的案卷进行价值鉴定，重新确定保管期限或销毁。档案的鉴定工作和销毁工作同步进行。

　　2.机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁。档案鉴定销毁工作在本单位档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能部门负责人及档案机构或专职档案人员三方面组成。具体工作由档案部门或专职档案人员和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

　　3.档案鉴定销毁工作，在每年10月进行，当年已满保管期限的档案要在本月内鉴定，销毁完毕。

　　4.鉴定时，要采取直接鉴定法，逐卷、逐件地审查文件，准确地进行分析，判定其价值。对保管期限需要调整的案卷或文件应及时调整，对保管期限已满或无继续保存价值的案卷或文件予以剔除，剔除后应在案卷目录或卷内备考表中加以说明。

　　5.编制档案销毁清册一式二份，编制销毁档案内容的分析报告一式二份。报主管领导审查、批准，对已批准销毁的档案，要继续保存一段时间，经验证确无利用价值，方可销毁。

　　6.销毁档案应指定专人负责，销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，由销毁人和监销人共同到指定地点进行销毁。销毁人和监销人在销毁报告上签字，随同销毁清册一起归档永久保存。

　　7.档案销毁后，应及时调整现存各类档案排架顺序，进行数量统计并在相应的检索工具中注明，以保证利用工作的正常进行。

　　（二）档案归档制度

　　凡是本村党务、村务及各项经济活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料均应归档。

　　1.归档时间

　　各类文件材料应于形成的次年三月底前按要求交给档案室，会计档案可在档案人员指导下立卷。立卷后在财务主管部门存放一年后再移交档案室保存，对于科研工程项目材料应在项目完成或告一段落以后及时归档。

　　2.归档要求

　　①归档文件应“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则进行整理。

　　②归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。

　　③归档文件应齐全完整。从整体上，各部门要将本部门应归档文件收集齐全；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

　　④整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。

　　⑤分类。采用保管期限——年度——机构分类方法。

　　⑥排列。

　　一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，原件在后。在一个保管期限一个年度中的若干份文件结合时间、重要程度排列。

　　⑦装订。归档文件按件装订，永久和长期保管的要去掉金属物，用符合要求的装订材料装订，不得压字。

　　⑧编号。

　　归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，如果上端无位置，也可在文件首页前另附白纸，填写文件题名后加盖归档章，归档章尽量不要压住字迹。

　　⑨编目。

　　归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　⑩装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。备考表置于盒内文件之后，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。档案盒封面应标明全宗名称，如“天津市档案局”。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号。用号码章在相应栏内从左至右打号，室编件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。其中“馆编件号”与“馆编盒号”不填。永久用红色章，30年、10年用蓝色章。

　　（三）归档手续

　　归档的案卷，必须编制案卷目录，清点核对，做好档案的流水登记和分类登记，各部门移交档案时双方要履行签字移交手续。

　　（四）档案库房管理制度

　　1.本村全部档案必须实行集中统一管理。

　　2.档案库房(柜、架)要专用，做到库房和阅览分开。

　　3.档案箱柜排放整齐，编号规范，指引卡标识清楚。

　　4.档案库房要符合“入防”要求，保证档案的安全。

　　5.档案库房内要保持整洁，不得存放与档案无关的物品。

　　6.库房内严禁烟火，档案人员能熟练操作灭火器。

　　7.库房照明应选用白炽灯，有防光设施，尽量减少紫外线对档案的侵害。

　　8.库房相对湿度应保持在45-60%，温度保持在摄氏14-24度，保持库房通风。

　　9.档案人员应经常对室藏档案进行检查，发现问题及时处理。

　　（五）档案利用借阅制度

　　1.本村档案主要提供本村领导村民及上级机关、领导使用，对外提供利用时，借阅人需持单位介绍信或本人身份证，经村主管领导批准后，方能借阅。

　　2.凡是借用、借阅档案的人员，都要发行登记手续，查阅会议记录及重要档案需经主管领导批准。

　　3.查阅档案均在档案阅览室或办公室内进行，一般不准带出。确因工作借出时，要经主管领导批准，办理借阅手续方能借出，时间不超过两天，借用完毕按时归还，不得转借他人。

　　4.借阅人员要爱护档案，不准在档案上涂抹勾画，更不能拆散更改档案，查阅档案时不得翻阅卷内其他文件，不得擅自摘抄复制，确因工作需要摘抄复制时，需经管理人员批准。

　　5.档案人员要做好接待服务工作，并做好利用效果反馈记录。

　　（六）档案安全保密制度

　　1.档案人员要认真学习、宣传贯彻，落实《档案法》、《保密法》，严格遵守保密守则。

　　2.非档案人员严禁进入档案库房。

　　3.档案管理人员要严格履行借阅、复印档案的审批手续，档案借阅送还后要进行检查，及时注销并做好查阅档案情况记录。

　　4.档案人员未经许可不得擅自摘录保密档案内容，严禁将保密档案借给他人。

　　5.定期清查档案，发现档案失泄密量，应立即向领导报告，并及时采取补救措施。

　　6.坚持鉴定制度，对保密期限届满的档案应及时解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保密期限的部门或上级机关决定延长期限。

　　7.档案人员离开档案室时要关好门窗，切断电源，发现隐患及时采取措施。

　　8.档案室内严禁吸烟

　　（七）档案工作人员岗位责任制度

　　1.积极贯彻执行各级档案行政管理部门和上级机关关于档案工作的方针、政策和法规性文件，努力学习专业知识，不断提高政治与业务素质，结合本村实际做好档案工作。

　　2.集中统一管理本村各项活动中形成的全部档案，负责本村各种门类、各种载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

　　3.积极做好本村档案信息开发利用工作，编制案卷目录，全引目录，编写本村《组织沿革》、《大事记》或村史，建有档案查阅和利用效果记录。

　　4.积极提供档案，为本村各项工作服务，档案人员要熟悉室藏及时准确地提供档案，并做好本村及下属单位档案工作的指导。

　　5.坚持保密制度，杜绝遗失、泄密现象发生，确保档案的完整与安全。

　　6.积极参加档案业务知识培训，不断提高业务水平和工作能力。

　　7.随时完成上级档案行政管理部门和本村领导交办的其他事宜。

　　（八）档案统计制度

　　1.案统计工作，要依照上级档案部门统计制度要求，对档案的立卷、收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁、利用、库房、设备以及档案专兼职人员等情况进行统计，并按规定时间及时、准确的向上级主管部门和档案业务指导部门报送统计情况。

　　2.档案统计工作，是档案工作的重要内容，是档案工作成果的体现。必须认真负责，实事求是，不准虚报、伪造。

　　3.档案统计工作的内容

　　①档案的立卷、收进、移出、销毁、实存数量等的统计；

　　②档案的收集、整理、鉴定、保管、利用的数量及效果的统计；

　　③档案室的机构、人员、库房设备等情况的统计；

　　④档案建设与管理所需经费及使用情况的统计。

　　（九）档案统计工作的要求

　　1.综合档案室要把档案统计工作纳入档案工作的日程，认真做好，做到“家底”清楚，“帐目”与实物相符，准确，真实可靠的反映档案工作情况。

　　2.严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，不得有任何随意性。库房面积为平方米；案卷数为他(册)数；长度为案卷竖放后的延长米；金额按元计算；组合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分别统计；查全率和查准率是利用者所查阅档案数与提供档案数的百分比。

　　3.平时要注意搞好统计资料的积累、整理和归档，统计数据未经允许不得擅自对外提供。